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Inicialmente, você deverá cadastrar a empresa na tela "Configurações > Cadastros > Empresas", e configurá-la em "Pessoal > Arquivos > Empresas" ou na Empresa da Folha de Pagamento, ambos os caminhos levam a mesma tela.
Aba Informações Gerais Aba Informações Fiscais
Aba Portal RH Aba Informações para RAIS
Aba Informações para DIRF Aba Pagamentos
Aba Modelos de Hollerit Aba Contabilização
Aba Programa de Alimentação do Trabalhador Aba Etapas Processo de Seleção
Empresa: Informe neste campo o código da empresa para folha de pagamento.
Ativa: Esta marcação será utilizada para definir se a empresa está ativa ou não. Quando uma empresa está ativa na Folha, significa que ela possui ou está na iminência de possuir Funcionários ativos.
Esta tela permite configurar as empresas, e está dividida nas seguintes abas:
Aba Informações Gerais
Certos campos desta rotina deverão ser previamente cadastrados como, por exemplo:
Reg.Fiscal Apro/Guia: Será cadastrado na tela "Pessoal + > Cadastros > Registro Fiscal". Este campo é utilizado para atribuir um Registro Fiscal previamente cadastrado à sua respectiva empresa. Lembrando que o Registro Fiscal é o local na qual se prepara o sistema para atender às demandas Fiscais de cada empresa, pois, lá se encontram informações como o código CNAE, o código FPAS, os percentuais de INSS parte da Empresa, Terceiros, RAT; assim, a informação correta deste campo é imprescindível.
Regra de Cálculo: Será cadastrada na tela "Pessoal + > Cadastros > Regras de Cálculo". Este campo é utilizado para atribuir uma Regra de Cálculo previamente cadastrada às empresas. Sua função é atender as demandas de regras de cálculo de cada empresa, são originadas nos sindicatos, CLT e cultura interna de cada empresa.
Estes dois campos citados acima possuem registros de suma importância para cálculos e geração de resultados como SEFIP/CAGED/RAIS.
Quando o parâmetro "Onde utiliza o registro fiscal - FPREGFISCAL" estiver como valor "Departamento", o campo "Reg. Fiscal Apro/Guia" ficará desabilitado. Como ele é obrigatório o comportamento do sistema é por padrão, e irá colocar o valor igual a zero neste campo, independente do parâmetro. É importante ressaltar que para que isto funcione, deve ter o registro "0 <SEM REGISTRO>" na tela de Registro Fiscal, caso contrário o sistema irá lançar uma mensagem dizendo que o registro 0 não existe.
CNPJ Anterior: Nas ocasiões em que a empresa altera seu número de CNPJ, este campo deverá ser utilizado para informar o número antigo do CNPJ.
Data Referência: Através deste campo, você poderá checar a referência – Competência Mensal – em que cada empresa se encontra.
Centralizadora: Esta opção deve ser informada nas ocasiões em que a empresa corrente for uma Matriz ou Empresa Principal de um grupo econômico, que deverá ser utilizada para centralizar a emissão de arquivos SEFIP, DIRF, RAIS, CAGED e qualquer outro que deva conter um número maior de empresas sob seu CNPJ.
Sindicalizada: Assinale essa marcação nas ocasiões em que a empresa for filiada ao Sindicato Patronal.
Alterou Endereço: Você deverá assinalar esta marcação nas ocasiões em que a empresa possuir alteração de endereço no ano base.
Modelo de e-mail p/ Seleção: Neste campo realize a configuração do modelo que será utilizado no corpo do e-mail através de um arquivo de modelo de impressão.
Permite abono pecuniário?: Através desta marcação é possível efetuar a liberação para que o funcionário realize a solicitação de abono pecuniário através da rotina "Pessoal > Rotinas > Programação de Férias".
Permite fracionar férias?: Esta marcação definirá se haverá o fracionamento de férias ou não.
Seção E-Social
Data de Virada: este campo será apresentado apenas para empresas definidas como matriz, além disso, não será possível editá-lo quando um evento for concluído com sucesso nas tabelas do eSocial.
Você poderá utilizar este campo em casos de migração do eSocial, sendo que, ao preenchê-lo, os eventos periódicos e os não periódicos serão gerados a partir da data informada, com exceção do evento "S-2230 Afastamento periódico".
A seguir verifique as regras para cada evento:
- Caso a Data de Admissão informada no cadastro do Funcionário seja menor que a Data da Virada, os eventos "S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão" e "S-2300-Trabalhador Sem Vínculo de Emprego" do respectivo funcionário não serão gerados.
- Se a Data de Alteração preenchida no cadastro do Funcionário for menor que a Data da Virada ou esteja sem preencher, não serão gerados os eventos "S-2205 - Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador" e "S-2206 - Alteração de Contrato de Trabalho" referentes ao funcionário.
- Caso a Data do Acidente indicada no cadastro da Comunicação do Acidente do Trabalho seja menor que a Data da Virada, o evento "S-2210- Comunicação de Acidente de Trabalho" do respectivo funcionário não será gerado.
- Se a Data de Realização do ASO e a Data de Realização do Exame no cadastro do Atestado de Saúde Ocupacional forem menores que a Data da Virada, não será gerado o evento "S-2220-Monitoramento da Saúde do Trabalhador" do respectivo funcionário.
- Caso a data de Demissão informada no cadastro do Funcionário seja menor que a Data da Virada, então o evento "S-2299 - Desligamento" do respectivo funcionário não será gerado.
Aba Informações Fiscais
Se o campo "Alíquota FAP" estiver preenchido com algum valor e a marcação "Estabelecimento com FAP não publicada no eSocial" não estiver feita, ao gerar o evento "S-1005" na Central do eSocial, será apresentada a mensagem abaixo:
"Erro 1801 - O FAP do estabelecimento não foi localizado na base. Ação sugerida: reenviar o evento informando o FAP no campo [fap].".
Após isso, o sistema irá habilitar a marcação automaticamente e assim você poderá enviar novamente o evento S-1005 sem erro.
Aba Portal RH
Modelo de Hollerit: Neste campo, você deverá selecionar um dos modelos pré definidos na tela Relatórios Formatados.
Modelo de Ponto: Insira neste campo, um dos modelos cadastrados na tela acima informada.
Inibe impressão/visualização/envio e-mail hollerit e Inibe impressão/visualização/envio e-mail ponto: Estas marcações têm a função de permitir ou não a impressão dos registros selecionados. Se elas estiverem selecionadas e for realizada a tentativa de utilização de uma destas duas marcações, será apresentada a seguinte mensagem:
"Não é possível realizar esta operação. Para mais informações procure o RH".
Impressora: Em relação a este campo, informe o nome da impressora que será utilizada, neste caso, esta deverá estar relacionada com o Portal RH, Hollerit e Extrato de Ponto.
Integra o Portal RH: Quando esta marcação estiver selecionada, significa que o usuário poderá configurar, se a empresa do registro será apresentada ou não no Portal RH.
Aba Informações para RAIS
Nesta aba, encontramos campos que são utilizados para informar no arquivo anual da Relação Anual de Informações Sociais, aspectos cadastrais e sindicais de cada empresa.
Em Atividade no Ano-Base: Esta marcação deve ser assinalada nas ocasiões em que a empresa possuiu movimentação de algum funcionário no Ano-Base do arquivo RAIS a ser gerado. Se isso não tiver ocorrido, você deverá deixar desmarcado.
Nos campos "Contribuição Confederativa", "Contribuição Assistencial", "Contribuição Sindical" e "Contribuição Associativa" deverá ser informado o valor de cada uma destas contribuições que a empresa efetuou para seu Sindicato Patronal no decorrer do Ano-Base. Informe os valores, somente nos campos relativos às Contribuições efetuadas, se alguma delas não ocorreu no Ano-Base, deixe o campo relativo vazio.
CNPJ Sindicato Patronal: Neste campo, deve ser informado o número de inscrição do CNPJ do Sindicato Patronal.
Porte da Empresa: Você deverá selecionar para cada empresa, uma das quatro (4) alternativas abaixo, para caracterizar o Porte de cada empresa a ser informada no Arquivo RAIS:
- Microempresa;
- Empresa de Pequeno Porte;
- Empresa Não Classificada nos Itens Anteriores;
- Micro Empreendedor Individual.
Aba Informações para DIRF
Pagou rendimentos a residentes ou domiciliados no exterior: Você deverá assinalar esta marcação, se a empresa pagou rendimentos nestas circunstâncias.
Seção Situação Especial
- Situação Especial: Deverá ser marcado exclusivamente para geração de arquivos contendo dados do Ano-Base 2011, ocasiões que se referirem obrigatoriamente a Encerramento, Espólio ou Saída Definitiva do País;
- Data do Evento: Informe a data que ocorreu a Situação Especial;
- Evento: Escolha qual o tipo de Situação Especial ocorreu, as opções são: "Saída Definitiva do País" ou "Encerramento ou Espólio".
Seção Responsável perante o CNPJ
CPF: Informe o número do CPF do Responsável pelo CNPJ;
Sócio Ostensivo: Deverá ser marcado exclusivamente se o responsável pelo CNPJ se enquadrar nesta situação;
É depositário de crédito decorrente de depósito judicial: deverá ser marcado exclusivamente se o responsável pelo CNPJ se enquadrar nesta situação;
É instituição administradora/intermediadora de fundo/clube de investimento: deverá ser marcado exclusivamente se o responsável pelo CNPJ se enquadrar nesta situação;
Seção Responsável pelo preenchimento
Nos campos desse agrupamento, deverá ser informado os dados do responsável que preencheu as informações para DIRF.
Aba Pagamentos
Será informado o dia de pagamento e contas bancárias do intercâmbio bancário (pagamento de salários) e do FGTS.
Sugerir data de pagamento: É utilizado para que você não seja obrigado a informar alguma data no campo "Data de Pagamento" existente em todas as telas de cálculo individual ou automático. Com este campo marcado, o sistema alimentará automaticamente o campo Data de Pagamento, sempre que forem processados cálculos de Folha Normal ou de Férias.
Com a marcação Sugerir Data de Pagamento assinalada, será possível realizar as seguintes operações:
Na opção "Tipo Dia Pagamento" indique uma das seguintes alternativas:
- Dias Úteis: Mostrará a data conforme a contagem de dias úteis utilizando o número informado nos campos Mensal, Semanal, Quinzenal conforme o tipo do salário do funcionário.
- Dia fixo (quando não útil antecipar): Buscará o dia informado nos campos Mensal, Semanal, Quinzenal conforme indicado no tipo do salário do funcionário, e se cair em dia não útil antecipará para o primeiro dia útil anterior a ele.
- Dia Fixo (quando não útil postergar): Buscará o dia informado nos campos Mensal, Semanal, Quinzenal conforme o tipo do salário do funcionário, e se cair em dia não útil lançará para o primeiro dia útil posterior a ele.
No campo "Mensal" informe o número correspondente ao dia a empresa tem o hábito de realizar o crédito relativo à Folha Normal dos seus funcionários. Se neste campo for informado o número 5 e a opção Tipo de Pagamento estiver informada com a opção Dias Úteis, sempre que ocorrer cálculo de Folha Normal automático ou individual, o sistema alimentará automaticamente o campo Data de Pagamento com o 5º dia útil do mês subsequente à referência ora calculada.
No campo "Férias" com um número correspondente ao dia em que deve ser pago a remuneração de férias de seus funcionários. Se neste campo for informado o número 2 e o campo Tipo de Pagamento estiver marcado com a opção Dias Úteis, sem que ocorra cálculo de Férias automático ou individual, o sistema alimentará automaticamente o campo Data de Pagamento com uma data correspondente a dois dias úteis antes da data de início das férias.
Observação: No caso de férias, a sugestão só acontecerá se a opção Dias úteis estiver marcada. A data utilizada para cálculo da data de pagamento para as férias será a data de saída.
Nota: A Data de Pagamento nos cálculos Individual e Automático só será sugerida, se não for informada manualmente e se no cadastro da empresa, a opção "Sugerir data de pagamento" estiver marcada e devidamente configurada.
Conta Bancária Intercâmbio: Neste campo será informado a Conta Bancária utilizada pela empresa nos arquivos gerados por Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI). Por exemplo, para geração de arquivos bancários de pagamentos de Salários.
Número convênio para Intercâmbio: Este campo pode ser utilizado para a informação do número de convênio da empresa em algum arquivo gerado por Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI). Será aceito neste campo a digitação de até 13 dígitos.
Conta do FGTS e Categoria FGTS: Informe nestes campos os dados da empresa utilizados para informação de arquivos gerados por Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) para o pagamento de valores relativos ao FGTS. Por exemplo, o arquivo SEFIP ou o GRRF.
Aba Modelos de Hollerit
Nesta aba você terá a possibilidade de informar caminho(s) de impressora(s) para impressão de hollerits, férias ou rescisão.
Arquivo: Esse campo permite informar o arquivo.
Código do Modelo: Os modelos devem ser cadastrados previamente em "Pessoal > Avançados > Modelos Hollerit/Recibos de Férias, Rescisões", após isso, informe o código do modelo neste campo.
Tipo Impressora: Identifique nessa opção o tipo de impressora.
Caminho/Impressora: Informe neste campo, o caminho da impressora na rede, ou no próprio computador. Através da lupa de pesquisa você poderá pesquisar os caminhos de impressoras já utilizados em outros registros.
Aba Contabilização
Centro de Resultado: É utilizado para atribuir um Centro de Resultado à empresa. Assim, todos os funcionários desta empresa são considerados custo para o centro de resultados informado neste campo.
Empresa Contabilidade: Este campo é utilizado para centralizar a contabilização de várias empresas da Folha em uma única empresa da Contabilidade. Assim, toda a movimentação de Folha de diversas empresas poderá ser centralizada em uma única empresa na Contabilidade.
Seção Reversão de Provisões de Férias
Conta: Informe nesta opção, o código da Conta contábil, que será utilizada para reversão de valores provisionados a maior.
Histórico: Insira o código do Histórico da reversão.
Seção Reversão de Provisões Décimo Terceiro
Conta: Indique nesta opção, o código da Conta contábil, que será utilizada para reversão de valores provisionados a maior.
Histórico: Insira o código do Histórico da reversão.
Estando devidamente preenchidos estes campos, quando ocorrer a redução abrupta da remuneração de um funcionário, resultando num saldo de provisão maior do que o necessário, o sistema efetuará a reversão deste valor e o demonstrará no relatório de provisões.
Ocorrerão apenas reversões de valores provisionados a maior, pois o sistema sempre verifica o saldo anterior antes de efetuar a provisão e o faz no valor necessário para que o valor da provisão corresponda exatamente ao valor do passivo que a empresa tem com cada funcionário.
Parâmetros que influenciam este cadastro
Descrição para empresa plural - FPDESEMPPL: Este parâmetro altera o título correspondente à sua descrição, em todas as telas do sistema, na qual os mesmos são utilizados.
Aba Programa de Alimentação do Trabalhador
Possui PAT?: Deverá ser marcado nas ocasiões em que a empresa for optante pelo programa de alimentação do trabalhador. Assim, se você o marcar, serão habilitados os campos destinados à atribuição dos percentuais de custo que a empresa teve com o fomento do PAT em seu estabelecimento, sendo possível atribuir percentuais de custo com:
- Serviço Próprio;
- Administração da Cozinha;
- Refeição Convênio;
- Refeição Transportada;
- Cesta de Alimento;
- Alimentação Convênio.
A soma dos percentuais informados em cada um dos itens acima deve compor 100% do custo com o Programa de Alimentação do Trabalhador.
Aba Etapas Processo de Seleção
Através desta aba, será possível cadastrar e indicar as Etapas do Processo de Seleção dos colaboradores para um futuro preenchimento de alguma vaga de trabalho na empresa.
Primeiramente, preencha a coluna "Etapa", que poderá ser feito manualmente ou de forma automática, de acordo com a opção escolhida no botão "Configuração da tela".
Após isto, informe a "Descr. Etapa", ou seja, o nome que identificará a Etapa do Processo de Seleção.
Pontuação Mínima (%): Nesta coluna, informe a pontuação mínima em percentual para a etapa.
Peso: Insira nesta coluna o peso da etapa em relação às demais.
Valor da Etapa: Nesta, registre o valor da etapa, comparando-a com as demais.
As informações inseridas nesta aba poderão ser visualizadas na tela Etapas Processo Seleção.
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