Neste artigo trataremos das configurações necessárias para inclusão da empresa no Pessoal+.
Cadastro Empresas
Primeiramente, é necessário que a empresa esteja cadastrada na tela de Empresas com todos os seus dados fundamentais:
Aba Geral
Na aba Geral informe os dados básicos da empresa, como "Razão Social", "Razão Abreviada" e "CNPJ/CPF". No campo "Empresa Matriz" utilize a empresa responsável para centralização de informações da matriz. Nos casos da empresa possuir filiais, é necessário a indicação da Matriz correspondente no referido campo durante o cadastro da filial. Isso influencia no sistema de validação do governo para SEFIP e DIRF por exemplo.
Os outros campos apresentados nessa aba, como "Inscrição Estadual", "Número de Proprietários", "Inscrição Municipal" e "CPF do responsável" também são necessários e devem ser preenchidos com as informações cadastrais da empresa.
Aba Endereço
Na aba Endereço informe os dados referentes à localização da empresa e sua página na web, assim como, o CEP do endereço da empresa no campo "CEP" para que o sistema faça uma busca automática e o preenchimento dos demais campos.
Em seguida, preencha o "Número" e "Complemento" do endereço do estabelecimento, além dos contatos de "Telefone" e "E-mail".
Aba Naturezas
Nesta aba, os campos "Cód. Município", "Natureza Estabelecimento" e "Natureza Jurídica" são utilizados para as guias GRRF e SEFIP. Indique no campo "Atividade Econômica" o código conforme a tabela distribuída para fins de IRRF.
Preencha os demais campos de acordo com o regime tributário e atividade econômica da empresa. Caso tenha alguma dúvida sobre as informações aqui requisitadas, solicite o apoio de um profissional contábil.
Clique no botão "Salvar" para confirmar as alterações realizadas neste cadastro.
Painel de Configurações
Acesse agora o Painel de Configurações. Esta tela é utilizada na preparação do Pessoal+ para utilização, através da criação de acessos a Grupos de Decisores que representam cada uma das Personas previstas para o processo.
Para o cadastro de empresas, estamos visitando o Painel de Configurações a fim de acionar o botão "Atualizar relatórios da base", que disponibiliza na tela Relatórios Formatados uma série de documentos padrões necessários aos diferentes processos. Alguns destes modelos serão adicionados, mais adiante, ao cadastro da empresa para a folha.
Cadastro Empresa Pessoal
Realizado o cadastro das informações fiscais da empresa, já é possível inserir as configurações para a folha de pagamento.
Acesse a tela Empresas, clique no botão "Cadastrar Empresa Pessoal" e, no campo "Empresa" informe o código da empresa que foi cadastrada anteriormente ou utilize o auxílio do botão de pesquisa. Em seguida, acione a marcação "Ativa", do contrário, a empresa não estará disponível para as rotinas do sistema.
Aba Informações Gerais
Na aba Informações Gerais utilize o "Registro fiscal" e a "Regra de Cálculo" que foram cadastrados anteriormente para validação. Caso não saiba o código, utilize o recurso de pesquisa, disposto em cada campo, para localizar o registro.
Importante saber que a Regra de cálculo vinculada à empresa será a mesma que vinculada no cadastro do Sindicato com maior quantidade de funcionários da empresa alocados.
Em "Data Referência" informe o mês em que a empresa começará a trabalhar com o Pessoal+ para registros da folha. Esse campo será alterado automaticamente à medida que a folha for fechada.
No campo "Centralizadora" indique se a empresa concentra a emissão de arquivos (SEFIP, DIRF) de várias empresas de um grupo econômico sob seu CNPJ de acordo com as seguintes opções:
⦁ Centraliza: é utilizada por filiais que centralizam a geração na Matriz;
⦁ Centralizadora: usada pelo estabelecimento matriz;
⦁ Não centraliza: selecionada quando a empresa não centraliza nem é responsável pela emissão das obrigações de outras empresas.
A marcação "Sindicalizada" deve ser efetuada se a empresa for filiada a um sindicato patronal.
De forma semelhante, a marcação "Alterou endereço" deve ser assinalada se a empresa realizou alteração de endereço no ano base.
Quando a marcação "Gera Matrícula do Funcionário automaticamente" for habilitada, faz com que não seja necessário digitar o número de matrícula no momento de fazer o cadastro de um funcionário. E as marcações "Permite requisitar abono pecuniário?" e "Permite fracionar férias" se efetuadas, disponibilizam no Portal RH as opções correspondentes para que o funcionário possa fazer as devidas solicitações.
Na seção "e-Social" informe o grupo que a empresa se enquadra no eSocial e as datas de implantações de acordo com o cronograma de cada fase de entrada em vigor pelo governo.
Aba Portal RH
Nesta aba são realizadas as configurações exigidas para o correto funcionamento do Portal RH, que é um recurso opcional usado para disponibilização de informações entre empresa e funcionários.
Os "Modelo hollerit" e "Modelo Ponto" foram adicionados ao banco de dados através do botão "Atualizar relatórios da base" do Painel de Configurações.
Porém, é possível cadastrar um novo relatório através da tela Relatórios Formatados e em seguida indicá-lo nesta tela, se for preciso a personalização de um modelo específico.
As opções "Inibe impressão/visualização/envio e-mail hollerit" e "Inibe impressão/visualização/envio e-mail ponto", quando habilitadas, fazem com que os botões "Imprimir" e "Enviar por e-mail" deixem de ser apresentados no Portal RH.
No campo "Impressora" informe o nome da impressora compartilhada a ser utilizada nas impressões do Portal RH.
A função da marcação "Integra o Portal RH" é disponibilizar as informações dos funcionários desta empresa no Portal RH. Se esta estiver desabilitada, portanto, os dados não serão enviados.
As marcações "Exibe Evolução Salarial no Portal RH", "Exibe Extrato de Ponto no Portal RH" e "Exibe Programação de Férias no Portal RH" determinam se estas funções estarão disponíveis no Portal RH, bem como também se a empresa "Permite Férias Antecipadas" e se "Permite batida de ponto online" pelo app Pessoas+ ou Portal RH.
Aba Informações para RAIS
A RAIS - Relação Anual de Informações Sociais, trata-se de um relatório anual que reúne todas as informações sócio-econômicas, dos empregados que trabalham ou trabalharam na empresa no ano base. De acordo com a Simplificação do eSocial, a substituição da RAIS se dará a partir do ano base 2019, para o qual as declarações são feitas em 2020, sendo previsto neste prazo o envio do eSocial apenas para as empresas dos grupos 3 e 4. Assim, como a RAIS ainda é realizada para muitas empresas, observe como configurar essa aba.
Informe apenas o campo "Em atividade no Ano-Base", os demais campos são preenchidos em cada contribuição com o valor total recolhido no ano de toda a empresa, somado com o de cada funcionário.
Aba Informações para DIRF
A cada ano, para a geração da DIRF, as informações específicas a serem indicadas na aba Informações para a DIRF devem ser analisadas pelo jurídico da empresa. Indicam-se aqui os dados necessários para geração do arquivo da DIRF em conformidade com o layout disponibilizado pela Receita Federal. Caso a empresa tenha pago rendimentos a residentes ou domiciliados no exterior, deve assinalar a marcação "Pagou rendimentos a residentes ou domiciliados no exterior".
Os campos da seção "Situação Especial" devem ser preenchidos quando ocorrer Cisão, Fusão, Incorporação ou Liquidação da empresa.
Na seção "Responsável perante o CNPJ" informe o número do "CPF" do responsável pelo CNPJ.
A marcação dos campos "Sócio Ostensivo", "É depositário de crédito decorrente de depósito judicial" e "É instituição administradora/intermediadora de fundo/clube de investimento’ deve acontecer apenas se o Responsável pelo CNPJ se enquadrar em alguma destas situações.
Na seção "Responsável pelo preenchimento" serão informados os dados pessoais e formas de contato do usuário responsável pelo preenchimento da DIRF, que normalmente é o contador ou profissional encarregado pelo Departamento Pessoal.
Aba Pagamentos
Na aba Pagamentos informe os dias de pagamentos e as contas bancárias do intercâmbio (conta de pagamento dos salários) e do FGTS.
A marcação "Sugerir data de Pagamento" é utilizada para minimizar a ocorrência de erros com as datas de pagamentos de salários dos funcionários. Ao efetuá-la são habilitados os demais campos desta seção.
O campo "Tipo Dia Pagamento" é usado para o cálculo da sugestão da data de pagamento. É possível definir pelo cálculo em dias Fixos ou Dias Úteis. Para o cálculo do dia fixo pode-se ainda definir se o sistema deve antecipar ou postergar a data de pagamento se o resultado do cálculo cair em um dia não-útil.
A partir da definição da forma que a data de pagamento será calculada, o sistema vai observar o "Tipo de salário" definido para o funcionário, se "Mensal", "Quinzenal" ou "Semanal", e aplicará a quantidade de dias apontada nos campos correspondentes.
Informe a conta bancária para integração financeira na seção "Intercâmbio". Essa conta deve ser previamente cadastrada na tela Contas.
Aba Contabilização
Na aba Contabilização, no campo "Empresa Contabilidade", informe o código da empresa que foi cadastrado na contabilidade e que receberá os valores gerados para as Provisões de férias, 13º e Folha de pagamento.
Informe também o código "Centro Resultado" para definir onde serão considerados os custos dos funcionários da empresa, sendo um campo de preenchimento opcional. Tem-se também as contas de "Reversão para provisões de férias e 13º" que são usadas quando ocorrer a redução inesperada da remuneração de um determinado funcionário, que resulte num saldo de provisão maior do que o necessário.
Aba Programa de Alimentação do Trabalhador
A aba Programa de Alimentação do Trabalhador deve ser configurada pelas empresas participantes do programa, que devem marcar o campo "PAT" e preencher os demais campos com a distribuição de como é oferecida a alimentação. A soma desses percentuais sempre deverá totalizar 100%.
Aba Etapas Processo de Seleção
A aba Etapas de Processos de Seleção apresenta os processos seletivos vinculados à empresa.
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