Pessoal+: Como cadastrar uma Empresa para a Folha.

⦁ Configurações necessárias para inclusão da empresa no Pessoal+.

Antes de incluir a empresa para uso no módulo Pessoal+, é necessário que ela esteja previamente cadastrada na tela de ‘Empresas’ no menu ‘Configurações’, com todos os seus dados fundamentais.

⦁ Configurações » Cadastros » Empresas

Na base padrão, a empresa modelo com código “1” já está cadastrada. Diante disso, em se tratando do cadastro do primeiro estabelecimento, é possível apenas alterar as informações deste registro com os dados da empresa que deseja configurar.

⦁ Aba Geral

Na aba “Geral” vamos informar os dados básicos da empresa, como ‘Razão Social’, ‘Razão Abreviada’ e ‘CNPJ/CPF’. No campo “Empresa Matriz”, para o nosso case exemplo, utilizaremos a própria empresa, para centralização de informações da matriz.

Os outros campos apresentados nessa aba, como ‘Inscrição Estadual’, ‘Número de Proprietários’, ‘Inscrição Municipal’ e ‘CPF do responsável’ também são necessários e devem ser preenchidos com as informações cadastrais da empresa.

⦁ Aba Endereço

Na aba “Endereço” vamos informar os dados referentes à localização da empresa e sua página na web. Informe o CEP do endereço da empresa no campo “CEP” para que o sistema faça uma busca automática e faça o preenchimento dos demais campos.

Em seguida, informe o número e complemento do endereço do estabelecimento, além dos contatos de telefone e e-mail da empresa.

⦁ Aba Naturezas

Na aba “Naturezas”, os campos “Cód. Município”, “Natureza Estabelecimento” e “Natureza Jurídica” são utilizados para a ‘Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS’ Guias (GRRF) e para o ‘Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social’ (SEFIP). Indica-se no campo "Atividade Econômica" o código conforme a tabela distribuída para fins de IRRF.

Preencha os demais campos de acordo com o regime tributário e atividade econômica da empresa. Caso tenha alguma dúvida sobre as informações aqui requisitadas, solicite o apoio de um profissional contábil.

Clique no botão ‘Salvar’ ou utilize o F7 do teclado para confirmar as alterações realizadas neste cadastro.

⦁ Pessoal+ » Configurações » Painel de Configurações

Acesse agora o ‘Painel de Configurações’. Esta tela é utilizada na preparação do Pessoal+ para utilização, através da criação de acessos a Grupos de Decisores que representam cada uma das Personas previstas para o processo.
Para o cadastro de empresas, estamos visitando o ‘Painel de Configurações’ a fim de acionar o botão ‘Atualizar relatórios da base’, que disponibiliza na tela de ‘Relatórios Formatados’ uma série de documentos padrões necessários aos diferentes processos. Alguns destes modelos serão adicionados, mais adiante, ao cadastro da empresa para a folha.

⦁ Configurações » Cadastros » Pessoal » Empresas

Realizado o cadastro das informações fiscais da empresa, já é possível inserir as configurações para a folha de pagamento.
Acesse o menu Configurações » Cadastros » Pessoal » Empresas, clique no botão “Cadastrar
Empresa Pessoal” se estiver no modo grade, ou através do botão da tela principal.
No campo “Empresa” informe o código da empresa que foi cadastrada anteriormente ou utilize o auxílio do botão de pesquisa. Em seguida marque o campo 'Ativa', do contrário, a empresa não estará disponível para as rotinas do sistema.

⦁ Aba Informações Gerais

Na aba ‘Informações Gerais’ utilize o ‘Registro fiscal’ e a ‘Regra de Cálculo’, que foram cadastrados anteriormente, para validação. Caso não saiba o código, utilize o recurso de pesquisa, disposto em cada campo, para localizar o registro.

Importante saber que a Regra de cálculo, vinculada à empresa, será a mesma que vinculamos no cadastro do sindicato com maior quantidade de funcionários da empresa alocados.

Em ‘Data Referência’ informe o mês em que a empresa começará a trabalhar com o Pessoal+ para registros da folha. Esse campo será alterado automaticamente à medida que a folha for fechada.

No campo ‘Centralizadora’ é assinalado se a empresa concentra a emissão de arquivos (SEFIP, DIRF, etc) de várias empresas de um grupo econômico sob seu CNPJ. Temos disponíveis as opções:

⦁ Centraliza, é utilizada por filiais que centralizam a geração na Matriz;
⦁ Centralizadora, usada pelo estabelecimento matriz;
⦁ Não centraliza, selecionada quando a empresa não centraliza nem é responsável pela emissão das obrigações de outras empresas.

No nosso exemplo, utilizaremos a opção ‘Centralizadora’.

Em seguida temos o campo ‘Sindicalizada’, que deve ser marcado se a empresa for filiada a um sindicato patronal, como no nosso caso.
O campo ‘Alterou endereço’ deve ser marcado se a empresa realizou alteração de endereço no ano base.

O campo ‘Gera Matrícula do Funcionário automaticamente’, quando habilitado, faz com que não seja necessário digitar o número de matrícula no momento de fazer o cadastro de um funcionário. E os campos ‘Permite abono pecuniário’ e ‘Permite fracionar férias’ se marcados, disponibilizam para no Portal RH as opções correspondentes para que o funcionário possa fazer as devidas solicitações.

⦁ Aba Portal RH

Na aba ‘Portal RH’ são realizadas as configurações exigidas para o correto funcionamento do ‘Portal RH’, que é um recurso opcional usado para disponibilização de informações entre empresa e funcionários. Em nosso escopo, definimos que a empresa modelo adquiriu esse produto. Diante disso, vamos vincular os modelos de holerites e de ponto para o funcionário visualizar e imprimir no Portal RH.

Os ‘Modelos de holerite’ e ‘Modelo Ponto’ foram adicionados ao banco de dados através do botão ‘Atualizar relatórios da base’ do ‘Painel de Configurações’.

Porém, é possível cadastrar um novo relatório através da tela de ‘Relatórios Formatados’ e em seguida indicá-lo nesta tela, se for preciso a personalização de um modelo específico.

As opções ‘Inibe impressão, visualização e envio de e-mail do hollerit’ e ‘Inibe impressão, visualização e envio e-mail do ponto’, quando ligadas, fazem com que os botões ‘Imprimir’ e ‘Enviar por e-mail’ deixem de ser apresentados no Portal RH.
No campo ‘Impressora’ informa-se o nome da impressora compartilhada a ser utilizada nas impressões do Portal RH.

A função do campo “Integra o Portal RH” é disponibilizar as informações dos funcionários desta empresa no Portal RH. Se o campo estiver desmarcado, portanto, os dados não serão enviados. Para o nosso exemplo, esta opção precisa ser marcada.

Os campos ‘Exibe Evolução Salarial no Portal RH’, ‘Exibe Extrato de Ponto no Portal RH’ e ‘Exibe Programação de Férias no Portal RH’ determinam se estas funções estarão disponíveis no Portal RH.

⦁ Aba Informações para RAIS

A RAIS - Relação Anual de Informações Sociais, trata-se de um relatório anual que reúne todas as informações sócio-econômicas, de todos os empregados, que trabalham ou trabalharam na empresa no ano base. De acordo com a Simplificação do eSocial, a substituição da RAIS se dará a partir do ano base 2019, para o qual as declarações são feitas em 2020, sendo previsto neste prazo o envio do eSocial apenas para as empresas dos grupos 3 e 4. Assim, como a RAIS ainda é realizada para muitas empresas, vejamos como configurar essa aba.

⦁ Aba Informações para DIRF

A cada ano, para a geração da DIRF, as informações específicas a serem indicadas na aba ‘Informações para a DIRF’ devem ser analisadas pelo jurídico da empresa. Indicam-se aqui os dados necessários para geração do arquivo da DIRF em conformidade com o layout disponibilizado pela Receita Federal. Caso a empresa tenha pago rendimentos a residentes ou domiciliados no exterior, deve assinalar o campo correlato.

Os campos do grupo ‘Situação Especial’ serão marcados quando ocorrer Cisão, Fusão, Incorporação ou Liquidação da empresa. Nestes casos, devem ser preenchidas a ’Data’ e o tipo de ‘Evento’. Para o nosso case exemplo, não utilizaremos esse grupo.

No grupo de informações do ‘Responsável perante o CNPJ’ vamos informar o número do ‘CPF’ do ‘Responsável pelo CNPJ’.

A marcação dos campos ‘Sócio Ostensivo’, ‘É depositário de crédito decorrente de depósito judicial’ e ‘É instituição administradora/intermediadora de fundo/clube de investimento’ deve acontecer apenas se o ‘Responsável pelo CNPJ’ se enquadrar em alguma destas situações.

No grupo de informações do ‘Responsável pelo preenchimento’ serão informados os dados pessoais e formas de contato do usuário responsável pelo preenchimento da DIRF, que normalmente é o contador ou profissional encarregado pelo Departamento de Pessoal.

⦁ Aba Pagamentos

Na aba ‘Pagamentos’ vamos informar os dias de pagamentos e as contas bancárias do intercâmbio (conta de pagamento dos salários) e do FGTS.
O campo ‘Sugerir data de Pagamento’ é usado para minimizar a ocorrência de erros com as datas de pagamentos de salários dos colaboradores. Ao marcá-lo, são habilitados os demais campos desta seção.

O campo ‘Tipo Dia Pagamento’ é usado para o cálculo da sugestão da data de pagamento. É possível definir pelo cálculo em dias Fixos ou Dias Úteis. Para o cálculo do dia fixo podemos ainda definir se o sistema deve antecipar ou postergar a data de pagamento se o resultado do cálculo cair em um dia não-útil.

A partir da definição da forma que a data de pagamento será calculada, o sistema vai observar o ‘Tipo de salário’ definido para o funcionário, se Mensal, Quinzenal ou Semanal, e aplicará a quantidade de dias apontada nos campos correspondentes.

Informe a conta bancária para integração financeira na seção ‘Intercâmbio’. Essa conta deve ser previamente cadastrada na tela de ‘Contas’ do módulo Configurações.

⦁ Aba Contabilização

Na aba ‘Contabilização’, no campo ‘Empresa Contabilidade’, informe o código da empresa que foi cadastrado na contabilidade e que receberá os valores gerados para as Provisões de férias, 13º e Folha de pagamento. Informe também o Código Centro Resultado

O código ‘Centro Resultado’ é utilizado para definir onde serão considerados os custos dos funcionários da empresa, sendo um campo de preenchimento opcional. Temos também as contas de ‘Reversão para provisões de férias e 13º’, que são usadas quando ocorrer a redução inesperada da remuneração de um determinado funcionário, que resulte num saldo de provisão maior do que o necessário. Essas configurações serão apresentadas com mais detalhes em um curso específico sobre as configurações para contabilização da Folha.

⦁ Aba Programa de Alimentação do Trabalhador

A aba ‘Programa de Alimentação do Trabalhador’ deve ser configurada pelas empresas participantes do programa, que devem marcar o campo ‘PAT’ e preencher os demais campos com a distribuição de como é oferecida a alimentação. A soma desses percentuais sempre deverá totalizar 100%. Para o nosso case exemplo, não utilizaremos essa aba.

⦁ Aba Etapas Processo de Seleção

A aba Etapas de Processos de Seleção apresenta os processos seletivos vinculados à empresa.