Neste artigo, utilizaremos um case exemplo para uma contextualização das telas a serem apresentadas seja mais efetiva. Observe:
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Considere que, uma empresa precisa realizar o cadastro de uma funcinária no sistema, para completar seu quadro pessoal do setor de Recursos Humanos. Iremos chamar a colaboradora de Funcionária X, que nasceu em maio de 1988 e será admitida no décimo dia útil do mês atual. Dentre as condições contratuais, foi definida uma remuneração mensal de três mil reais (R$ 3.000,00), e que ela estará sujeita ao cálculo de impostos incidentes sobre a folha conforme o Tipo de Tabela válido para Empresas Privadas. Essa nova colaboradora irá trabalha na cidade de Uberlândia em uma escala de trabalho 6x2 e receberá seus vencimentos através de sua conta pessoal no Banco do Brasil. |
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A tela "Configuração Funcionários" será utilizada para o cadastro de funcinários da empresa, caso eles não tenham sido importados, ou o cadastro não seja proveniente de uma Requisição de Admissão.
O campo "Código", por padrão do sistema, é preenchido automaticamente.
Entretanto, você pode alterar essa definição por meio do botão
"Configuração da tela", ao clicar na opção "Numeração", e desabilitar a
marcação "Numeração automática".
Esta tela dispõe de diversos campos de filtros que visam facilitar a localização de um funcionário ou grupo de funcionários.
Dentre os diversos filtros dispostos na tela, você pode utilizá-los para facilitar a localização de um funcionário. Assim, ao aplicar os filtros, o pop-up "Selecionar Empresa" para que esta seja fixada e utilizada para novos cadastros. Se necessário, pode-se alterar a empresa por meio do botão "Trocar empresa" da barra de ferramentas.
De maneira geral, essa tela apresenta todas as informações cadastrais do funcionário, sejam estas necessárias para o cálculo de folhas, ou para emissão de relatórios, além de centralizar dados do funcionário exigidos no eSocial.
Antes de iniciar o cadastro de um funcionário, considere a marcação "Incluir Parceiro", disponível no botão 
"Outras Opções...", que, quando habilitada, o sistema irá cadastrar e vincular um Parceiro ao funcionário ao salvar a inclusão de um novo registro. A vínculo do Parceiro é importante, para que o sistema possa efetuar a geração dos líquidos das remunerações do funcionário para o financeiro.
Para o nosso case exemplo, esta marcação será habilitada.
Iremos cadastrar a nova funcionária por meio do botão 
"Cadastrar Funcionário [F8]", assim, informaremos a "Matrícula", o "Nome" e o "CPF".
Logo depois, iremos apresentá-lo sobre cada uma das abas disponíveis nessa tela. Observe:
Aba Geral
Nessa aba, iremos cadastrar as informações gerais da nova funcionário da empresa.
Aba Admissão
Na aba "Admissão", iremos informar a categoria do funcionário junto ao eSocial, além de preencher também o campo "Situação eSocial", para que as informações do funcionário sejam transmitidas.
O campo "Vínculo" também deve ser preenchido, pois inicará a situação jurídica do contrato de trabalho perante o empregador. Assim, será utilizado para a geração do SEFIP e o termo de rescisão.
Nota: as tabelas de categorias e ocorrências do FGTS devem corresponder ao vínculo que o funcionário possui.
Os outros campos dispostos nessa aba devem ser preenchidas de acordo com o perfil do colaborador.
Aba Pessoais
Referente à aba Pessoais, devem ser acrescidas as informações sobre estado civil, naturalidade, escolaridade, data de nascimento, além de informações sobre estrangeiros e pessoas com deficiência. Ainda é possível incluir a foto do funcionário, para isso, clique no campo "Imagem" e selecione a foto salva previamente no computador.
Aba Documentos
Nessa aba, são incluídos os documentos pessoais do funcionário, como PIS, RG, CPF e CNH.
Aba Endereço
O endereço a ser inserido nessa aba, deve ser completo, pois, assim, a empresa terá à disposição as informações de contato e domicílio do colaborador.
Aba Contrato
A aba Contrato , agrupa informações acerca do Contrato do empregado junto à empresa, ou seja, é onde são detalhadas as condições acordadas entre as partes para realização do trabalho e seus correspondentes proventos, além de amarração de tabelas para os referidos cálculos da folha.
Aqui, informaremos ainda o Tipos de tabela para que o sistema faça a ligação das tabelas de faixas para o cálculo dos impostos e outros eventos na folha do funcionário.
Considere também que, alguns campos poderão comprometer diretamente rotinas do sistema, como acontece com a "Remuneração Mínima assegurada", "Convênio médico", "Cód. Cidade Trabalho", "Cód. Parceiro", "Grupo de contabilização ", além de "% Insalubridade" e "% Periculosidade".
Aba Bancos
Os dados bancários do colaborador devem ser informados na aba Bancos, portanto, serão descritos os dados necessários para o pagamento das remunerações do funcionário.
Aba Lotação
Na aba Lotação, serão preenchidas as informações relacionadas ao Sindicato da categoria, Departamento, as Horas semanais de suas atividades, cargo e/ou função. Aqui também está disponível o campo "Pertence DP/RH" que, quando marcado, libera para o funcionário o acesso a alguns recursos exclusivos dos setores no Pessoal+.
Nota: Essa informação também pode ser alterada na aba "Contrato", da tela de Funcionários do Pessoal+.
Aba Afastamento
A aba Afastamento será preenchida automaticamente mediante lançamento de algum tipo de afastamento de trabalho para o funcionário, em caso de Rescisão, Auxílio doença ou Transferência, com as informações gerais do distanciamento do colaborador de suas atividades.
Aba Trabalho Temporário
Essa aba deve ser preenchida caso o tipo de contratação do funcionário seja temporário, ou seja, se o campo Vínculo da aba Admissão estiver com a opção "50 - Contrato temporário". Nesse caso, será necessário prestar algumas informações sobre o contrato, conforme a lei Lei 13.429/2017.
Em nosso case exemplo, o preenchimento dessa aba não será necessário.
Aba Informações
A aba Informações armazena, de forma automática, os dados referentes à última alteração no cadastro do funcionário.
Aba Carga Horária Histórica
O horário de trabalho do funcionário é informado através da aba Carga horária histórica . Clique no botão 
"Novo [F8]" para inserir um novo registro.
Em seguida, informe a data a partir da qual o funcionário começará a trabalhar na carga horária e seu respectivo código. Como o nome da aba sugere, o armazenamento das alterações na carga horária do colaborador é histórico.
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Para mais detalhes referente ao cadastro de cargas horários, assista ao curso "N1 - Como criar uma carga horária" na Universidade Sankhya. |
Aba Procesos Administrativos/Judiciais
Um dos registros solicitados pelo eSocial é a "Tabela de Processos Administrativos e Judiciais". Para envio desse evento, indica-se na aba Processos Administrativos/Judiciais o número dos processos que tenham influência no cálculo das contribuições, dos impostos ou do FGTS.
Essa aba não precisará ser preenchida para nosso case exemplo.
Aba Reintegração
A aba Reintegração será utilizada em casos em que o empregador dispense um colaborador por justa causa e não justifique claramente o motivo, ou se a dispensa por justa causa for desproporcional ao ato falho cometido pelo empregado, o empregador estará sujeito a reintegrar o mesmo ao seu quadro de pessoal . Lembre-se que, a s informações dessa aba também são exigidas para o envio ao eSocial.
Aba Remuneração Outras Empresas
Na referida aba, devem ser adicionadas informações básicas de proventos do colaborador originados de outras empresas, sejam estas no mesmo empregador, ou não. Esses dados impactam no cálculo da contribuição previdenciária, que deve ser feito considerando a soma da remuneração recebida pelo funcionário em todas as fontes. Sem essas informações o INSS será calculado erroneamente, visto que, a sua tabela possui um teto máximo, além de diferentes alíquotas, dependendo da remuneração total.
Aba Histórico
A aba Histórico será alimentada automaticamente à medida que houverem cálculos de folhas para o funcionário, e quando houver o fechamento da referência no sistema.
Aba Anexos/Documentos
Caso queira anexar documentos relacionados ao funcionário e que terão importância para a empresa, poderá fazê-lo por meio da aba Anexos/Documentos. Também é possível adicionar anexos ao cadastro do funcionário através da opção "Anexar Documentos", do botão Outras Opções....
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| O Pessoal+ também possui a tela "Requisição", para que o líder, ou responsável solicite a admissão de um novo funcionário para o Departamento Pessoal. Para conhecer, e iniciar a iniciar a utilização essa rotina, acesse o curso "N1 - Como fazer uma requisição de admissão" na Universidade Sankhya. |
Botão Outras Opções
O botão Outras Opções, localizado na barra de ferramentas, possui outras funcionalidades além das que já foram apresentadas . Observe :
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A opção "Gerar parceiro(s) para funcionário(s) selecionados" é utilizada para cadastrar e vincular um parceiro ao funcionário, caso este ainda não exista.
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Se acionada a opção "Consulta Reajuste de Salário", será aberto um pop-up com o histórico dos reajustes salariais do funcionário escolhido .
As empresas que também utilizam o processo de recrutamento e seleção da Sankhya, possuem uma função que pode tornar o cadastro de funcionários mais rápido. Para isso, você poderá utilizar a opção "Importar dados pré-cadastrados do CPF", onde, uma janela em que você poderá pesquisar pelo CPF e localizar os dados provenientes do currículo do então candidato, será aberta.
Dessa forma, se o candidato for localizado através da busca pelo CPF, basta clicar em 
"OK", os dados serão carregados para o cadastro do funcionário, agilizando o processo. Ressaltamos ainda, que antes de efetivar o cadastro, ao habilitar a marcação "Dados em maiúsculo", as informações serão padronizadas e m letras maiúsculas.
Como exibido no gif acima, além de abrir o pop-up por meio da referida opção, você também poderá fazê-lo através do botão 
Importar dados pré-cadastrados do CPF. Além disso, quando o funcionário em questão não possui dados do CPF para serem importados, o sistema exibirá a mensagem:
"Buscando por currículo. Não foram encontrados dados pré-cadastrado para este cpf."
Após realizar os devidos cadastros na tela Configurações Funcionários, iremos agora para a tela "Funcionários", onde iremos finalizar o cadastro da Funcionária X. Para saber mais sobre os menus dessa tela e os campos a serem preenchidos, clique em cada um dos botões abaixo:
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Assim, primeiramente, pesquisaremos, pela tela Funcionários , ou iremos localizá-la no menu "Pessoal+ > Cadastros".
Após localizar o cadastro da Funcionária X, poderemos conferir os dados básicos disponibilizados no menu " Geral":
Aqui, também podemos configurar os campos a serem exibidos por meio do botão 
"Configurar campos a serem exibidos":
A configuração dos campos visíveis é realizada por usuário, ou seja, cada usuário
cada usuário poderá possuir a sua própria configuração conforme sua preferência.
Também podemos conferir, editar as informações ao clicar no menu "Pessoal", além disso, aqui também tem disponível o botão 
, que irá liberar o acesso da Fucionária X ao PortalRH:
Se cadastrado outro funcionário e este não for brasileiro, ao identificar sua
nacionalidade na aba Pessoal, o menu adicional "Estrangeiro" será habilitado
para adição das informações de sua situação no país.
No menu "Contrato", todas as informações contratuais e trabalhistas entre empresa e funcionário, poderão ser conferidas.
No menu "Documentos", são geradas imagens ilustrativas dos documentos do colaborador, a partir dos dados reais informados durante o cadastro. Você também poderá visualizar as informações em formato de "Lista":
Os dados de endereço , podem ser consultados e alterados através do menu " Endereço" .
No menu " Dependentes" visualizamos, em cards, todos os dependentes do funcionário selecionado. É possível solicitar a inclusão de um novo dependente a partir do botão 
"Incluir novo Dependente".
Em " Plano de Saúde", é possível incluir ou visualizar os convênios fornecidos ao funcionário. Caso o funcionário não tenha vinculado nenhum plano, ou se deseja incluir outro, pode-se acionar o botão 
"Adicionar Convênio" , disponível no canto inferior direito da tela.
Por meio da aba "Valores Plano de saúde" , os valores e referência para desconto do plano poderão ser informados.
Para emitir a ficha de registro ou outros relatórios dos funcionários, acesse o menu "Relatórios" e clique sobre o card do relatório disponível na tela.
Logo depois, será possível visualizar o relatório gerado no seu computador:
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