Pessoal+: Conceitos e boas práticas relacionados à Folha de pagamento

1. Introdução 

Para iniciarmos, reflita sobre o conceito de Folha de Pagamento. A Folha de Pagamento é o nome dado a lista da remuneração paga aos trabalhadores de uma instituição, e também é como conhecemos o conjunto de procedimentos trabalhistas efetuado pela empresa para fazer o pagamento aos empregados.

Diante disso, precisamos ter ciência de outros conceitos básicos antes de executarmos as rotinas da folha de pagamento no Pessoal+.

2. Conceitos relacionados à folha de pagamento 

2.1. Carga horária 

A legislação trabalhista estabelece uma jornada de trabalho máxima de 44 horas normais, semanais a todos os trabalhadores sob o regime CLT. Chamamos de Carga Horária a definição detalhada da jornada de trabalho do colaborador, com dias e horários previstos para entrada e saída na empresa. A apuração dessa jornada para fins de pagamentos ou descontos deve observar as definições do acordo coletivo do trabalho ou da convenção coletiva do trabalho.

Ao falarmos em Carga Horária outro termo comum é o de ‘Banco de Horas’, que é o sistema adotado em que se permite a compensação de horas extras ou faltas. É bastante comum as empresas adotarem o banco de horas para os empregados, visando uma maior facilidade na gestão e flexibilidade no controle de horas.

No Pessoal+, é através do cadastro da carga horária que o sistema poderá auxiliar no controle e acompanhamento dos horários de trabalho do funcionário, além de gerar corretamente o registro do eSocial correspondente.

2.2. Cargos, funções e CBO 

Outros conceitos importantes são os de Cargos, Funções e CBO.

O que você entende quando falamos em ‘cargo’ e ‘função’? Você consegue diferenciar esses conceitos? Bem, vamos lá…. Podemos dizer que cargo é o nome dado à posição ocupada por determinado colaborador na empresa. Ao ocupante de um cargo, por sua vez, são atribuídas as funções, ou seja, função é um conjunto de tarefas e responsabilidades atribuídas a um cargo.

E sobre CBO, você já ouviu falar?

CBO é a sigla para a ‘Classificação Brasileira de Ocupações’, que foi instituída pelo governo federal com a finalidade de permitir a identificação das ocupações no mercado de trabalho a partir dos registros dos empregadores. No evento “Tabela de Cargos” do eSocial é enviada ao governo a relação existente entre a estrutura de cargos adotada pela empresa e a Classificação Brasileira de Ocupações.

2.3. Carreiras 

Depois de entendermos sobre cargos e funções, vamos falar agora sobre o conceito de ‘Carreira’. No meio corporativo, “Carreira” refere-se ao percurso profissional em direção a uma especialização almejada, que deverá atender a objetivos pessoais e profissionais, trazendo satisfação e realização. Na solução, uma Carreira é o conjunto ou sequência de cargos de determinada trilha profissional.

2.4. Sindicato

Vamos falar um pouco agora sobre o conceito de ‘Sindicato’ e suas responsabilidades. Os sindicatos tem como objetivo principal a defesa dos interesses econômicos, profissionais e sociais dos seus associados. Os tipos mais comuns de sindicatos são os representantes de categorias profissionais e os sindicatos patronais.

As principais responsabilidades dos sindicatos são a intervenção legal em ações judiciais, orientação sobre questões trabalhistas, participação na elaboração da legislação do trabalho,

recebimento e encaminhamento de denúncias trabalhistas, preocupação com a condição social do trabalhador e a negociação de acordos coletivos.

Importante ressaltar que, com a reforma trabalhista, uma Convenção Coletiva do Trabalho - CCT, e um Acordo Coletivo de Trabalho - ACT, prevalecem sobre a previsão legal da CLT quando os acordos forem sobre a Jornada de trabalho, Banco de Horas, Intervalos, dentre outros assuntos apresentados no art. 611-A,CLT.

E já que tocamos nesse assunto, vamos deixar claro do que se trata cada uma dessas siglas:

A CLT - Consolidação das Leis do Trabalho - é a lei geral brasileira referente ao direito do trabalho.

A CCT - Convenção Coletiva do Trabalho - por sua vez, é um acordo celebrado entre dois sindicatos, ou seja, é feito entre sindicato dos trabalhadores e o sindicato patronal.

E o ACT - Acordo Coletivo do Trabalho - é um acordo firmado entre a entidade sindical dos trabalhadores e determinada empresa.

2.5. Lotação 

Recapitulando, já apresentamos conceitos gerais relacionados ao cargo e atividades do colaborador, além da legislação trabalhista e da relação sindical. Vamos falar um pouco agora sobre o conceito de Lotação para podermos entender na sequência os conceitos de ‘Departamento’ e de ‘Tomador de Serviço’.

Lotação corresponde aos detalhes do local e condições de trabalho. Ou seja, ao conjunto de características que apontam onde o funcionário trabalhará, em qual cargo e quais serão suas responsabilidades. Quando falamos em local de lotação, o colaborador pode ser lotado interna ou externamente à empresa, ou seja, o local de lotação pode ser um ‘Departamento’ ou um ‘Tomador de Serviço’. Vejamos detalhes desses conceitos a seguir.

2.6. Departamento 

Os departamentos são divisões de uma empresa, em áreas distintas, de acordo com as atividades desenvolvidas em cada uma delas. É necessário ter uma divisão de departamentos bem estruturada para que a empresa consiga atuar de forma organizada e eficiente.

2.7. Tomador de serviços 

Enquanto departamento é uma parte da estrutura da empresa, um Tomador de Serviços é um local de lotação externo, ou seja, tomadores de serviços são pessoas jurídicas ou entidades equiparadas que celebram contrato de prestação de trabalho temporário com a empresa nos moldes previsto na Lei do trabalho temporário (Lei 13429/2017).

Uma característica importante deste tipo de contrato é que implica na responsabilidade subsidiária do tomador de serviços, caso o empregador não cumpra com as obrigações trabalhistas.

E, por falar em obrigações trabalhistas, vamos conceituar a seguir duas das principais obrigações trabalhistas acessórias de uma empresa: a RAIS - Relação Anual de Informações Sociais, e o eSocial, que vem gradativamente substituindo a obrigatoriedade de entrega da RAIS e de outras declarações.

2.8. RAIS 

A RAIS, Relação Anual de Informações Sociais, trata-se de um relatório anual que reúne as informações sócio-econômicas de todos os empregados que trabalham ou trabalharam na empresa em determinado ano base.

O órgão que solicita essas informações é o Ministério da Economia, e o ato de não transmiti-lo acarreta punições. Na RAIS são apresentadas também informações sindicais, além de dados do porte e da atividade da empresa no ano base. O correto preenchimento dos campos relacionados à RAIS é muito importante. Inconsistências nos dados geram erros e, consequentemente, transtornos.

De acordo com a ‘Simplificação do eSocial’, publicada em 2019, a substituição da RAIS pelo e Social se dará a partir das declarações feitas em 2020, com base no ano anterior, iniciando-se pelas empresas que ainda não tem a obrigação de enviar os dados de remuneração de seus trabalhadores relativos ao ano base completo de 2019.

2.9. eSocial

O eSocial é um projeto do governo federal, instituído por Decreto em 2014, que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual, a fim de possibilitar aos órgãos participantes do projeto, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS.

A prestação das informações pelo eSocial substituirá o procedimento do envio das mesmas informações por meio de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às relações de trabalho.

Acompanhe as mudanças de cronograma, datas de transmissão e o layout disponibilizado pelo eSocial para que sua empresa esteja em dia com as obrigações.

2.10. Tipo de CAEPF 

CAEPF é uma sigla para Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física. Essa nova obrigação chega para substituir o CEI (Cadastro Específico do INSS). Ela reúne informações

das atividades econômicas exercidas pela pessoa física, proporcionando um meio eficiente de coletar, identificar, gerir e acessar os dados cadastrais relativos às atividades econômicas exercidas pelas pessoas físicas, servindo de apoio aos demais sistemas da Receita Federal, bem como a outros órgãos da administração pública. A norma que regulamenta o CAEPF é a Instrução Normativa RFB nº 1.828, de 2018.

Os tipos de CAEPF são:

• Contribuinte Individual, que são pessoas físicas segurados pela Previdência Social de acordo com a LEI Nº 8.212, DE 24 DE JULHO DE 1991.

• Segurado Especial, que é o trabalhador rural que individualmente ou em regime de economia familiar, atua na atividade agropecuária em pequena propriedade rural ou como pescador artesanal, ou em outras atividades rurais definidas pela lei.

• Produtor Rural que tem tem funcionários ativos, para assim prestarem informações no eSocial.

3. Conceitos relacionados ao cálculo da Folha Complementar

A folha complementar servirá para relacionar as verbas originadas no período entre a ‘Data base’ e a ‘Data da assinatura’, e que foram feitas sem reajuste de salário.

Segundo o MOS (Manual de Orientação do eSocial) a remuneração de períodos anteriores poderá ser lançada na competência atual somente quando ocorrerem as seguintes situações:

A – Acordo Coletivo de Trabalho.

B – Legislação Federal, Estadual, Municipal ou Distrital. C – Convenção Coletiva de Trabalho.

D – Sentença Normativa (Dissídio).

E – Conversão de Licença Saúde em Acidente de Trabalho.

F – Verbas de natureza salarial ou não salarial devidas após o desligamento.

4. Sefip 650 

A SEFIP 650 é utilizada para recolher o FGTS e demonstração dos valores de INSS gerados pela diferença da folha complementar (dissídio/act). Essa folha é somente calculada quando há dissídio coletivo.

5. Melhores práticas - riscos e benefícios

Vamos falar um pouco agora sobre os benefícios gerados por controlar os processos relacionados à folha de pagamento com uma solução integrada.

Empresas que utilizam o Pessoal+ para operação das rotinas trabalhistas têm vantagens como a manutenção de um controle apurado de todas as ocorrências de atestados médicos e afastamentos, que podem impactar diretamente no fechamento da folha e o resguardo da empresa diante de reclamações trabalhistas, além da garantia do cumprimento da legislação vigente e do correto cálculo da folha.

Outro benefício importante para a operação da empresa é a agilidade nas ações corretivas e na tomada de decisão.

Além desses benefícios, o Pessoal+ permite um controle mais apurado das requisições de reajuste de remuneração, facilita a comunicação entre os gestores e o departamento pessoal, e realiza a integração dos saldos de salários com os departamentos financeiro e contábil.

Por outro lado, empresas que não possuem uma ferramenta integrada para a gestão das rotinas de departamento pessoal passam uma imagem negativa do negócio aos colaboradores e correm diversos riscos, como o de sofrer ações trabalhistas, de não possuir o controle da jornada de trabalho dos funcionários, de ter baixa produtividade da equipe, e até mesmo de comprometer a saúde financeira da organização, em função do pagamento de multas pelo não cumprimento da legislação.