11.00.600 Controle/Plano de Manutenção
Subprocesso
- Código: 11.00.600
- Subprocesso: Controle/Plano de Manutenção
- Processo: Gestão de Frotas
Fluxograma do Subprocesso no Sistema
Descrição do subprocesso (complementar ao fluxo)
Os planos de manutenção deverão ser cadastrados para as manutenções classificadas como preventivas. As corretivas deverão ser lançadas diretamente pela Ordem de Serviço. O plano deverá ser cadastrado em Gestão de Frotas » Cadastros » Plano de Manutenção.
Para o correto funcionamento da tela de "Plano de Manutenção" deverão ser cadastrado os serviços e produtos utilizados respectivamente em Configurações » Cadastros » Produtos » Serviço e Configurações » Cadastros » Produtos » Produtos.
No campo "Tipo de Controle" deverá ser informado de qual forma será realizado o controle da abertura da OS e aviso de notificação, se será Tempo em dias, Km/Horímetro ou ambos.
Deverá ser marcado o campo "Gerar OS Automaticamente?" para que seja gerado OS automaticamente quando for necessário, este campo deverá ser preenchido apenas para os planos de manutenção relacionados as máquinas.
No campo "% p/ Tolerância" deverá ser informado o percentual de tolerância para que o sistema abra a OS e envie o e-mail ao responsável (definido no campo ‘Email p/ Notificação’ da aba Geral).
Na aba "Geral", deverá ser preenchido principalmente o campo "Km ou Horímetro" e/ou "Tempo em Dias" (conforme o tipo de controle).
Caso o Tipo seja Km/Horímetro ou Km/Horímetro e Tempo , deverá ser preenchido também o campo "Tipo Repetição Km", no qual encontram-se 2 opções:
Múltiplo do Km Veículo: se informada esta opção, o sistema irá verificar o valor do campo Km ou Horímetro e irá abrir OS e enviar a notificação, identificando como intervalo, o valor informado neste campo.
Exemplo: Campo Km ou Horímetro = 10.000, no campo Tipo Repetição = Múltiplo do Km Veículo, o sistema irá abrir nova OS e enviar e-mail ao responsável para todos os veículos e máquinas cadastrados neste plano que possuírem o Km múltiplo de 10.000.
Relação Km OS Anterior: se informada esta opção, o sistema irá abrir OS e enviar e-mail ao responsável considerando como ponto de partida o Km da última OS aberta para cada veículo ou máquina, utilizando como intervalo para a próxima manutenção o valor informado no campo Km ou Horímetro.
Caso o plano seja somente de controle em Tempo (Dias), este não haverá a necessidade de informar o tipo de Repetição Km.
Os serviços e produtos cadastrados que serão utilizados poderão ser vinculados ao plano de manutenção selecionado, na aba "Itens".
Na aba "Veículos e/ou Máquinas", deverão ser vinculados os veículos e máquinas que participarão deste plano de manutenção.
A rotina, quando controle de Km/hora, irá analisar o Km/Hora Atual informado na aba Geral do cadastro de veículos ou no cadastro de máquinas, caso encontre algum cujo Km/hora se enquadra no tipo de controle (‘Km ou Horímetro’) e Percentual de Tolerância, a rotina abrirá uma OS de manutenção preventiva com os serviços e produtos listados no plano e enviará email para os endereços de e-mails configurados.
Caso seja controle por Tempo, a rotina irá analisar o tempo entre a última OS gerada e o momento de sua execução (campo ‘Tempo em Dias’), caso encontre algum veículo cujo tempo se enquadra neste tipo de controle e Percentual de Tolerância, a rotina abrirá uma OS de manutenção preventiva com os serviços e produtos listados no plano e enviará email para os e-mails configurados no campo "E-mail p/ Notificação".
Observação: Esta rotina tem por padrão, o agendamento de sua execução todos os dias às 08:00 da manhã. A geração de OS deverá ser configurada apenas para os planos de manutenção de Máquinas, os de Veículos serão utilizados para alertar por e-mail a proximidade do vencimento devido as manutenções serem feitas externamente.
11.00.605 Ordens de Serviço
Subprocesso
- Código: 11.00.605
- Subprocesso: Ordens de Serviço
- Processo: Gestão de Frotas
Fluxograma do Subprocesso no Sistema
Descrição do subprocesso (complementar ao fluxo)
Gestão de Frotas » Rotinas » Ordem de Serviço
Esta tela será utilizada para lançar todas as Ordens de Serviço que serão realizadas nas máquinas, estas ordens poderão ser inseridas manualmente ou de forma automática (processo de manutenção preventiva) através da rotina de Plano de Manutenção descrita anteriormente.
Na aba "Geral" deverá ser informada a máquina, a Empresa, o plano de manutenção, a quilometragem/hora atual e demais informações que forem necessárias no controle.
Na aba "Produtos", os mesmos, suas quantidades e valores para controle do custo total de produtos utilizados por OS.
Na aba de "Serviços" deverão ser registrados os serviços executados, assim como os valores gastos por serviço, podendo ser apontado o executante para cada serviço caso necessário, permitindo controle de tempo gasto por cada OS/serviço.
Na aba "Procedimentos de Inspeção" deverá ser marcado todos os campos onde os procedimentos foram atendidos na abertura desta OS.
Para o lançamento de uma requisição ao almoxarifado vinculadas a uma OS, deve-se utilizar o botão "Outras Opções’ / ‘Gerar Requisição". Será inserido um registro no "Portal de Movimentações Internas", com o cabeçalho preenchido e a grade de itens com os produtos e serviços importados da OS. Caso seja necessário o usuário poderá inserir mais itens no pedido.
Ao utilizar o menu outras "Opções" e selecionar a opção "Fechar OS", o status da OS será alterado para fechado e uma vez fechada não pode ser modificada. Caso seja necessário ela poderá ser reaberta através do botão ‘Outras Opções » ‘Reabrir OS’ para aqueles usuários que possuírem alçada.
Antes do fechamento da OS, deverá ser feita à conclusão do(s) serviço(s), na aba Serviços, botão “Outras Opções” » “Finalizar Serviço”. Este processo será necessário devido as ordens de serviço que possuírem mais de um serviço a ser executado, controlando assim, o tempo exato que cada serviço terá sido concluído.
O apontamento do Km/hora do veículo/máquina por essa rotina irá atualizar o Km/hora do veículo/máquina caso a opção "Atualiza KM Veículo pela OS" esteja marcado em Gestão de Frotas » Cadastros » Configurações Gestão Frotas.
Observação: caso seja necessária edição do KM/Hora lançado na OS, este deverá ser feito na tela de "Histórico de KM" do cadastro de Veículos, pois a rotina realiza a inserção do KM/Hora pela OS apenas uma vez.
11.00.610 Controle de Combustível
Subprocesso
- Código: 11.00.610
- Subprocesso: Controle de Combustível
- Processo: Gestão de Frotas
Fluxograma do Subprocesso no Sistema
Não há.
Descrição do subprocesso (complementar ao fluxo)
O controle de combustível será feito via lançamento de requisições internas em Comercial » Consulta » Portal de Mov. Internas, com TOP específica. Neste lançamento, deverá ser preenchido de forma obrigatória o campo "KM do Veículo".
Este KM irá atualizar a aba "Histórico de KM" do cadastro de veículos, esta informação será utilizada para as demais rotinas como controle de pneus, planos de manutenção e também atualizará a Gerência de Veículos para conferência do consumo de combustível.
11.00.620 Controle de Documentos
Subprocesso
- Código: 11.00.620
- Subprocesso: Controle de Documentos
- Processo: Gestão de Frotas
Fluxograma do Subprocesso no Sistema
Para testar a rotina, deverá ser acessada a tela abaixo e ajustar a configuração da aba "Configurar expressão":
Descrição do subprocesso (complementar ao fluxo)
Tipos de documento
Na tela Gestão de Frotas » Cadastros » Tipo de Documento deverão ser cadastrados todos os tipos de documentos controlados pela Empresa (IPVA, Licenciamento, DPVAT, Alvarás, etc).
Documentos
A tela Gestão de Frotas » Cadastros » Documentos é utilizada para o vínculo dos documentos e licenças de veículos/Empresas/Motoristas cadastrados na tela de "Tipos de Documento", para controle das vigências e notificações sobre seu vencimento.
A rotina irá fazer uma verificação diária sobre o vencimento dos documentos e enviará um e-mail para o endereço cadastrado no campo "Email p/ envio de notificação vencimento", de acordo com o campo "Dias antecedência p/ Envio Notificação", em relação ao campo "Vigência Final". Ou seja, irá verificar a data de vigência final e reduzir em dias o valor encontrado no campo de dias de antecedência para envio de notificação, sendo enviada a notificação na data encontrada do resultado desta subtração.
As demais abas não são obrigatórias, mas podem ser preenchidas de acordo com a necessidade.
Observação: esta rotina tem por padrão o agendamento de sua execução todos os dias às 08:00 da manhã.
11.00.625 Cadastro de Multas
Subprocesso
- Código: 11.00.625
- Subprocesso: Cadastro de Multas
- Processo: Gestão de Frotas
Observação: deve-se ser preenchido todos os campos da tela de multas para que seja gerado o financeiro, além de vincular o CR para cada veículo no cadastro de veículos.
As multas sofridas pelos veículos poderão ser cadastradas para que gerem uma despesa ao setor Financeiro.
Para apoiar no cadastro das multas é possível cadastrar os tipos de multa em Gestão de Frotas » Cadastros » Cadastros de Multas. Nesta tela é possível informar a descrição, o artigo da CTB, a quantidade de pontos e o valor da mesma. Esta multa cadastrada poderá ser apontada na tela de multas, neste apontamento é preenchido nesta tela todas as informações informadas no cadastro de multas de forma automática.
Para o correto funcionamento da rotina, em Configurações » Cadastros » Veículos, configure o campo "Centro de Resultado" para que o mesmo seja levado ao lançamento financeiro. Dentro do cadastro de Centros de Resultado, marque o campo "Veículo Obrigatório?" para que seja apresentado o Centro de Resultado no cadastro.
Após o lançamento da multa, caso seja necessário gerar seu financeiro, em Gestão de Frotas » Rotinas » Multas, acione o botão "Gerar Financeiro Multa", encontrado no canto superior direito desta tela.
11.00.625 Controle de Pneus
Subprocesso
- Código: 11.00.625
- Subprocesso: Controle de Pneus
- Processo: Gestão de Frotas
Fluxograma do Subprocesso no Sistema
Descrição do subprocesso (complementar ao fluxo)
Tipo Rodado
Nesta tela cadastre os Eixos, Estepes e Chassis que constituem os veículos. Estes cadastros deverão ser feitos em Gestão de Frotas » Cadastros » Tipo de Rodado, aba Eixo. Na sub-aba Posições no Eixo deverão ser cadastrados os pneus conforme Eixo e Estepe (duplo ou simples), numerando suas respectivas sequências. Através dessa configuração que será apresentada a estrutura do chassi do veículo em Gestão de Frotas » Rotinas » Controle de Pneus.
Esta estrutura deverá ser cadastrada da frente do veículo para a traseira (esquerda para a direita) usando a sequência de eixos configurada.
Após este cadastro, o mesmo deverá ser vinculado no veículo pela tela Configurações » Cadastros » Veículos, aba TMS.
Observação: esta rotina só funcionará para veículos marcados como Veículo da Empresa no cadastro de Veículos.
Composição de Veículos
Essa rotina será utilizada para a vinculação dos veículos (cavalos) a suas respectivas carretas. Essa informação é pré-requisito para o correto controle de KM dos pneus. Essa vinculação deverá ser feita em Gestão de Frotas » Rotinas » Composição de Veículos, sendo informada a carreta acoplada no campo "Carreta 1", da aba "Carreta 1", assim como o preenchimento obrigatório do campo "KM Alteração 1" com a informação correta referente ao KM do cavalo. Caso seja necessário o acoplamento de mais carretas (Bi-trem, Tri-trem) deverá ser utilizado as demais abas (Carreta 2, Carreta 3).
Observação: os caminhões também deverão também ser cadastrados na tela, para que haja a contagem de eixos no cadastro de veículos.
Cadastro de Pneus
O cadastro realizado na tela Gestão de Frotas » Cadastros » Cadastro de Pneus será gerado automaticamente quando ocorrer a compra dos Pneus. Este cadastro guarda as informações dos pneus, como por exemplo, a nota que deu entrada deste pneu no sistema, a nota de saída deste pneu do estoque, o veículo e posição que este pneu se encontra e Km acumulado do pneu.
Neste cadastro também possui uma aba de histórico de movimentação do pneu, que guarda todas as movimentações feitas na tela de Controle de Pneus, registrando quando ocorreu a entrada do pneu em um veículo, quando ele mudou de posição no veículo e quando ele voltou para estoque ou foi direcionado a defeituosos ou recape.
Para que o pneu seja criado automaticamente pelo sistema deve-se configurar o campo “Atualização de Pneus” para “Entrar” nas TOP’s de entrada de pneus.
Além da TOP também deve ser marcado o campo “Utiliza Número de Fogo” em Configurações » Cadastros » Produtos » Produtos para o produto pneu. Os produtos pneus também devem ter controle de estoque por local e controle adicional de estoque por lista, com as opções: NOVO/USADO/REC. NOVO/REC. USADO e título sugerido como “Status”.
Observação: a estrutura do controle adicional Status deverá ter obrigatoriamente o formato descrito acima.
Na Central de compras deve ser apresentado o painel de números de fogo para as TOP’s de entrada de pneu, para isso o mesmo deverá ser configurado em Comercial » Configuração » Configurador de Layout da Nota e antes de confirmar a nota de compra deve ser informado o número de fogo para cada pneu.
Eventos de Pneu
Deverão ser cadastrados os eventos que podem ser registrados ao movimentar um pneu na tela de controle de pneus.
Motivos p/ Evento de Pneu
Deverão ser cadastrados os motivos que serão vinculados aos eventos de Pneus, sendo solicitados no ato da movimentação na tela de Controle de Pneus.
Controle de Pneus
Para controle das movimentações e posição de pneus dos veículos, deverá ser utilizada a tela Gestão de Frotas » Rotinas » Controle de Pneus.
Por esta tela, o usuário selecionará o veículo, incluindo o pneu do estoque na posição correta do veículo. Também é possível realizar o rodízio dos pneus e movimentar o pneu de volta ao estoque e levá-lo para recape ou sucata.
A cada movimentação do estoque para o veículo ou do veículo para o estoque (sucata ou recape) a rotina gera uma nota de transferência entre locais, utilizando a Top e os locais configurados no cadastro de empresas.
Sugestão de cadastro de locais para controle de pneus:
As preferências para configuração de controle de pneus se encontra em Configurações » Cadastros » Empresas, aba "Gestão de Frotas".
Checklist de Veículos
O Checklist de Veículos é utilizado para aferição do estado de conservação e funcionamento dos veículos. Este poderá ser utilizado quando um veículo for realizar a troca de motorista, passar por manutenção (preventiva ou corretiva) ou até mesmo na chegada ou saída do veículos das dependências da empresa (Portaria).
Esta tela poderá ser utilizada para averiguar o estado de conversação de cada componente do veículo (cavalo, carreta, etc), além da presença de todos os componentes presentes na cabine, voltagem das baterias, etc.
Para o checklist relacionado às manutenções preditivas acesse a tela Gestão de Frotas » Rotinas» Checklist Máquinas. Vale destacar que é possível realizar a impressão desta tela como relatório para possível auditoria no futuro.
Para realizar o checklist, use a tela Gestão de Frotas » Rotinas» Checklist. Essa tela deverá ser configurada conforme a necessidade do setor.
As opções disponíveis dentro de cada campo são:
F = Funcionando;
D = Danificado;
I = Inexistente.
Além dos campos já disponíveis nesta tela, poderão ser criados campos adicionais para complementar o checklist.
Controle de Portaria
Acione o botão Outras Opções >> Efetuar saída para registrar Data/Hora de Saída e atualize o campo Status desta tela.
Quando pessoa, não há validação de preenchimento, caso seja saída ou chegada de veículo, se faz necessário informar motorista e km de chegada na empresa.
Configurações Gestão de Frotas
Deverão ser configuradas estas duas abas acima.
Cadastro de Empresas
Todas as TOPs e Locais configurados para a rotina de controle de pneus deverão ser vinculados no cadastro de Empresas, aba TMS >> Controle de Pneus.
Parametrizações a serem realizadas pelo Implantador
a) Cadastrar todos os Veículos;
b) Cadastrar todos os tipos de Rodado;
c) Cadastrar todos os produtos e serviços relacionados a manutenção (peças, pneu, etc);
d) Cadastrar a Composição dos Veículos;
e) Configurar as telas utilizadas na rotina do Gestão de Frotas para melhorar a experiência dos usuários (Ordem de Serviço, Plano de Manutenção, Documentos, layouts de Compra, Requisição e Transferência relacionada a pneus e manutenção, etc), adicionando o layout de número de fogo da Extensão em todos os layouts das tops de pneu cadastradas para essa rotina;
f) Cadastrar todos os locais que serão utilizados nas movimentações de Pneus;
g) Cadastrar toda a documentação dos veículos;
h) Cadastrar os planos de manutenção;
i) Cadastrar todas as TOP’s descritas neste documento;
j) Configurar a tela Configuração Gestão de Frotas;
k) Configurar o cadastro de Empresas, aba Gestão de frotas para as empresas que realizarão o controle de pneus;
l) Configurar as composições dos veículos;
m) Atualizar o km dos veículos no dia anterior a colocação do sistema em produção (Aba Histórico de KM da tela Veículos);
n) Realizar as validações dos processos descritos neste documento.
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| Entrada de Pneus | |||
| Tipo de Mov.: | C-Compra | Base/Tipo Numer.: | Manual / Única |
| Estoque: | Entrar | Controle de Num.: | Modelo 0 / Sem Série |
| Financeiro: | Incluir despesas | Restr./Exceções: | |
| Apoio à Decisão: | Compra | Livro Fiscal: | Livro de Entrada |
| Fica pendente? | Não | CFOP’s: | |
| Usar como Preço: | Último custo de reposição | Impostos: | IPI/ICMS/ST/PIS/COFINS – Calcula e Digita |
| Outras Config: | Atualização de Pneus = Entrar | ||
| Remessa de Pneus p/ Reforma | |||
| Tipo de Mov.: | Q-Requisição | Base/Tipo Numer.: | Top / Empresa |
| Estoque: | Baixar | Controle de Num.: | Modelo 0 / Sem Série |
| Financeiro: | Não atualizar | Restr./Exceções: | |
| Apoio à Decisão: | Nada | Livro Fiscal: | Não atualiza |
| Fica pendente? | Não | CFOP’s: | |
| Usar como Preço: | Último custo de reposição | Impostos: | IPI/ICMS/ST/PIS/COFINS – Calcula e Digita |
| Outras Config: | Atualização de Pneus = Baixar | ||
| Entrada de Pneus Recape | |||
| Tipo de Mov.: | C-Compra | Base/Tipo Numer.: | Manual / Única |
| Estoque: | Entrar | Controle de Num.: | Modelo 0 / Sem Série |
| Financeiro: | Incluir despesas | Restr./Exceções: | |
| Apoio à Decisão: | Compra | Livro Fiscal: | Não atualiza |
| Fica pendente? | Não | CFOP’s: | |
| Usar como Preço: | Último custo de reposição | Impostos: | IPI/ICMS/ST/PIS/COFINS – Calcula e Digita |
| Outras Config: | Atualização de Pneus = Entrar | ||
| Transferência entre Locais - Pneus | |||
| Tipo de Mov.: | T-Transferência | Base/Tipo Numer.: | TOP / Única |
| Estoque: | Baixar | Controle de Num.: | Modelo 0 / Sem Série |
| Financeiro: | Não Atualiza | Restr./Exceções: | |
| Apoio à Decisão: | Nada | Livro Fiscal: | Não Atualiza |
| Fica pendente? | Não | CFOP’s: | |
| Usar como Preço: | Último custo de reposição | Impostos: | IPI/ICMS/ST/PIS/COFINS – Calcula e Digita |
| Outras Config: | Atualização de Pneus = Atualizar Local/Status | ||
| Implantação de Saldo de Pneus | |||
| Tipo de Mov.: | C-Compra | Base/Tipo Numer.: | Manual / Única |
| Estoque: | Entrar | Controle de Num.: | Modelo 0 / Sem Série |
| Financeiro: | Não Atualiza | Restr./Exceções: | |
| Apoio à Decisão: | Nada | Livro Fiscal: | Não atualiza |
| Fica pendente? | Não | CFOP’s: | |
| Usar como Preço: | Último custo de reposição | Impostos: | IPI/ICMS/ST/PIS/COFINS – Calcula e Digita |
| Outras Config: | Atualização de Pneus = Entrar | ||
| Entrada de produtos Almoxarifado | |||
| Tipo de Mov.: | Q-Requisição | Base/Tipo Numer.: | Top / Empresa |
| Estoque: | Entrar | Controle de Num.: | Modelo 0 / Sem Série |
| Financeiro: | Não atualizar | Restr./Exceções: | |
| Apoio à Decisão: | Nada | Livro Fiscal: | Não atualiza |
| Fica pendente? | Não | CFOP’s: | |
| Usar como Preço: | Último custo de reposição | Impostos: | IPI/ICMS/ST/PIS/COFINS – Calcula e Digita |
| Outras Config: | |||
| Baixa de Peças p/ Manutenção | |||
| Tipo de Mov.: | Q-Requisição | Base/Tipo Numer.: | Top / Empresa |
| Estoque: | Baixar | Controle de Num.: | Modelo 0 / Sem Série |
| Financeiro: | Não atualizar | Restr./Exceções: | |
| Apoio à Decisão: | Nada | Livro Fiscal: | Não atualiza |
| Fica pendente? | Não | CFOP’s: | |
| Usar como Preço: | Último custo de reposição | Impostos: | IPI/ICMS/ST/PIS/COFINS – Calcula e Digita |
| Outras Config: | |||
| Parâmetros | |
| Parâmetro | Especificações (valor a ser atribuído) |
| TCFEXECMANPREV | Data deste parâmetro deverá ser apagada para que seja enviado o email e abertura de OS pelo plano de manutenção para os veículos configurados que estejam com o KM próximo ao limite configurado no plano. |
| Objetos Personalizados | ||
| Objeto | Tipo | Especificações (valor a ser atribuído) |
| UES_TRG_TGFCAB_HISTKMVEI | Trigger |
Objeto para inserir na aba Histórico de KM do veiculo o KM informado nas Requisições de combustível lançadas no Portal de Mov. Internas. |
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