TMS

Índice

Objetivos

Documentos de entrada

Participantes

Cadastros TMS - Componentes de serviço - Serviços - Impostos afretamento  - Marca de veículo - Modelo de veículo - Ocorrências CT-e - Tipo de carroceria  - Tipo de cobrança p/Afretamento - Tipo rodado - Tipo de veículo - Configuração de averbação  - Composição de veículos - Empresas - Preferências da empresa

Rotinas TMS - Pedidos de frete - Ordens de carregamento - CT-e - Viagem

Parametrizações a serem realizadas pelo Implantador

Parametrizações a serem realizadas pelo Analista de Implantação

Observações

Validação da etapa

 

Objetivos

O objetivo desta etapa é elaborar o escopo do projeto de implantação, informando o fluxo do subprocesso, as regras de negócio, os indicadores de conclusão, os recursos envolvidos, as fórmulas de cálculo e etc.

 

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Documentos de entrada

• Levantamento de informações preliminares;
• Levantamento processo;
• Atualização de Novos requisitos para aquisição do SOP TMS;
• Pré requisito para TMS: Fiscal Pack1 / Distribuição Pack 1,2 e 3.

 

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Participantes 

 

 

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Cadastros TMS

Definições de Subprocesso
- Código: 001 - Cadastros TMS
- Subprocesso: Cadastros TMS
- Usuário Chave: Matheus Chiarini
- Processo: Cadastros TMS
- Responsável pela área: Sebastião Silva

 

Fluxograma do Subprocesso no Sistema

Não há.

Descrição do subprocesso (complementar ao fluxo)

Para o correto funcionamento de todas as rotinas relacionadas ao TMS, se faz necessário cadastros e configurações específicas deste módulo.
Cadastros principais referentes ao processo da Nico serão descritas a seguir:

 

Componentes de Serviço

Nesta tela, realiza-se o cadastro dos componentes de serviço, visando segmentar o serviço de transporte prestado em partes. Existem situações em que um serviço de transporte prestado possui diversos componentes, como diária do motorista, o valor do frete relacionado ao valor da mercadoria, o valor do frete em relação ao peso da mercadoria, entre outros componentes que podem existir na prestação do serviço.
No CT-e, será impressa a descrição dos componentes cadastrados e vinculados em cada serviço, no caso de CT-e’s que possuem o destaque da composição do frete.
Este cadastro deverá ser feito em Configurações » Cadastros » Produtos » Componentes de Serviço.

 

Serviços

Poderá ser cadastrado os serviços que possuam algum componente de serviço a ele vinculado. Na aba "Geral" no campo "Componente do Serviço", realiza-se este vínculo. Pode-se também vincular um componente de serviço a mais de um serviço, caso necessário.
O acesso a essa tela é feito em Configurações » Cadastros » Produtos » Serviço.

 

Configurações TMS

As configurações desta tela são imprescindíveis para o correto funcionamento das rotinas de emissão de CT-e e demais integrações. Deverá ser acessado em TMS » Cadastros » Configurações TMS.

 

Aba Geral

Deverão ser preenchidos os campos:

• Grupo de Produtos Predominantes;
• Serviço de Frete CT-e;
• Serviço de Pedágio;
• Serviço Destacar ICMS;
• Tipo de Negociação CT-e;
• Centro de Resultado CT-e;
• Validar Veículos no Gerenciamento de Risco;
• Tipo Operação Baixa Saldo PEF;
• Carregar Vlr Frete Max na Ordem Carreg.;
• Nro Ocorrência p/ Quitação;
• Tipo Operação Baixa Adiantamento PEF;
• Carregar % Adiantamento Máx Afretamento;
• Produto Afretamento;
• Tipo de Negociação NFS-e;
• Centro de Resultado NFS-e;
• Centro de Resultado NFS-e.

 

Aba Configurações Empresas

Deverão ser vinculadas às empresas que emitiram CT-e.

Aba Configurações Unidades

Poderão ser configuradas as unidades de negócio vinculadas às Empresas.

 

Impostos Afretamento

Para configuração dos impostos referentes ao afretamento poderá ser acessada em TMS » Cadastros » Impostos Afretamento.

 

Marca de Veículo

Deverão ser cadastrados as marcas dos veículos (tanto cavalo quanto carreta), este cadastro será necessário para complementar o cadastro de veículos, aba "TMS". Deverá ser feito em TMS » Cadastros » Marca de Veículo.

 

Modelo de Veículo

Deverão ser cadastrados os modelos dos veículos (tanto cavalo quanto carreta), este cadastro será necessário para complementar o cadastro de veículos, aba TMS. Deverá ser feito em TMS » Cadastros » Modelo de Veículo.

 

Ocorrências do CT-e

Deverão ser cadastradas todas as ocorrências do CT-e para que possa ser realizado o fechamento da viagem. As ocorrências serão cadastradas em TMS » Cadastros » Ocorrências do CT-e.

Exemplo de ocorrências:

• Ticket Balança;
• Canhoto CT-e;
• Quebra a pagar Posto;
• Carta Frete adiantamento;
• Carta Frete saldo;
• Quebra a receber Posto;
• Canhoto NF-e.

Tipo de Carroceria

Deverão ser cadastrados os tipos de carrocerias que a empresa trabalha, podendo ser aberta, fechada, caçamba, etc. Este cadastro deverá ser feito em TMS » Cadastros » Tipo de Carroceria.

 

Tipo de Cobrança p/ Afretamento

Os tipos de cobrança para afretamento são as despesas geradas para essa modalidade, como impostos, seguro, adiantamento de motorista etc. Estas despesas são lançadas separadamente no financeiro do sistema.
Deverão ser informados em cada tipo de cobrança, sua top, natureza, tipo de negociação, etc.
Os tipos de cobrança deverão ser cadastrados em TMS » Cadastros » Tipo de Cobrança p/ Afretamento.
Os tipos de Operação que deverão ser informadas neste cadastro estarão descritas no final deste documento.

 

Tipo de Rodado

Deverão ser cadastrados os tipos de rodado, este cadastro será necessário para complementar o cadastro de veículos, aba TMS. Deverá ser feito em TMS » Cadastros » Marca de Veículo.

Exemplos:

• Cavalo 2 Eixos;
• Truck 3 Eixos;
• Carreta 3 Eixos;
• Bi-Truck 4 Eixos.

 

Tipo de Veículo

Este cadastro tem o intuito de apontar se o veículo pertence a empresa (Próprio), agregado ou de terceiros, também deverá ser informado a natureza, essa natureza será utilizada no CT-e. Deverá ser feito em TMS » Cadastros » Tipo de Veículo.
O Apontamento deverá ser feito em Configurações » Cadastros » Veículos, na aba TMS.

 

Configuração de Averbação

Através do processo de averbação, se é assegurado a carga que será transportada do CT-e.
O sistema possui integração com a AT&M, a configuração deverá ser feita em TMS » Cadastros » Configuração Averbação.
deverá ser preenchido os seguintes campos:

• Ativo = Sim;
• Tipo de Serviço = AT&M;
• Senha = senha fornecida pela AT&M;
• Código Cliente na Seguradora: Código da Único Transportes na AT&M;
• Ambiente = Homologação ou Produção.

Poderão ser criados filtros e também registrar um e-mail para envio de erros referentes a integração da averbação.

 

Composição de Veículos

Essa rotina será utilizada para a vinculação dos veículos (cavalos) a suas respectivas carretas. Essa informação é pré-requisito para o lançamento do CT-e através da rotina do TMS. Essa vinculação deverá ser feita em TMS » Rotinas » Composição de Veículos.

 

Empresas

As informações relacionadas a seguradora deverão ser cadastradas em Configurações » Cadastros » Empresas, aba TMS. Nesta aba deverão ser informados os campos encontrados no item Seguro.
Estas informações serão utilizadas na tela de Viagem, preenchendo automaticamente as informações relacionadas ao seguro da carga, logo após o retorno da averbação.

 

Preferências da Empresa

Para o funcionamento da emissão de CT-e, deve-se cadastrar em Empresa» Comercial » Preferências ou Empresa» Financeiro » Preferências, na aba “CT-e”, as configurações relacionadas ao ambiente de emissão, Tipo de envio, Impressão do DACTE, Número de Cópias DACTE, Versão CT-e etc.
Na Aba “MDF-e” deverá ser informado Ambiente MDF-e, Versão MDF-e e também o tipo de transportadora.
Estas informações deverão ser preenchidas para as empresas que farão a emissão de CT-e e MDF-e.

 

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Rotinas TMS

Definições de Subprocesso
- Código: 002 - Rotinas TMS
- Subprocesso: Rotinas TMS
- Usuário Chave: Matheus Chiarini
- Processo: Rotinas TMS
- Responsável pela área: Sebastião Silva

 

Fluxograma do Subprocesso no Sistema

 

 

Descrição do subprocesso (complementar ao fluxo)

 

Pedidos de Frete

Quando ocorrer uma solicitação de frete, a mesma deverá ser cadastrada em TMS » Rotinas » Pedidos.

Nesta tela deverá ser cadastrado o pedido referente ao frete solicitado, informando a empresa (Unidade de Negócio) que recebeu a solicitação de frete, assim como a descrição referente a este pedido.

Aba Informações
Deverão ser preenchidos os campos obrigatórios, mas também os demais campos, caso já possuam as informações.

Aba Roteiros
Esta aba constituirá as informações para geração da ordem de carregamento e do CT-e
Deverão ser cadastradas todas as informações referentes ao transporte:

Aba Geral: cliente, Remetente, Destinatário, Coleta, Entrega.

Aba Configuração: rota de Entrega, Tipo de Operação, Série são pré-requisitos, os demais campos deverão ser preenchidos conforme a necessidade.

Aba Valores: Vlr Frete Empresa, os demais campos deverão ser preenchidos conforme a necessidade.

Nesta tela também é possível realizar filtros referentes a Cliente, Remetente, Destinatário, Local de Coleta, Local de Entrega, Cidade de Origem e Destino, além da opção de construir filtros personalizados.

 

Composição de Frete

Quando for necessário destacar os componentes de frete em um CT-e, deve se atentar a configuração dos seguintes campos em TMS » Rotinas » Pedidos, aba Roteiros:

ICMS Incluso no frete: Caso essa opção esteja desmarcada, se houver configuração de serviços na tela Configurações do TMS campo “Serviço Destacar ICMS”, na emissão do CT-e, será impresso este serviço com o valor do ICMS configurado para este CT-e.

Pedágio Incluso no frete: Caso essa opção esteja como “Não”, se houver configuração de serviços na tela "Configurações do TMS" campo “Serviço de Pedágio”, na emissão do CT-e, será impresso este serviço com o valor do ICMS configurado para este CT-e.

% Taxa Seguro Empresa: Caso este campo tenha percentual de seguro informado, se houver configuração de serviços na tela Configurações do TMS no campo “Serviço de Seguro” e na tela de "Cadastro de Empresas", aba TMS, na emissão do CT-e, será impresso este serviço com o valor do ICMS configurado para este CT-e.

Os campos que não serão utilizados devem ser retirados para melhorar a experiência dos usuários.

Caso o motorista ou veículo não esteja cadastrado, este cadastro deverá ser feito em Configurações » Cadastros » Parceiros.

 

Ordens de Carregamento

A maioria dos clientes solicitam um documento para realizar a autorização do carregamento em suas dependências (este documento antecede o CT-e), para isso, as transportadoras necessitam realizar a emissão e envio deste ao cliente.

Para facilitar a montagem deste documento, o módulo TMS disponibiliza uma tela onde é possível realizar os preenchimentos dos campos que compõem este documento em TMS » Rotinas » Ordem de Carregamento.

Deverá ser confeccionado pelo implantador o relatório de ordem de carregamento.

 

CT-e

Com base nos passos descritos anteriormente, será possível realizar a emissão do CT-e através da rotina TMS » Rotinas » Viagem.
O CT-e também poderá ser emitido de forma avulsa (processo será descrito ao final deste tópico.

 

Viagem

Essa rotina é responsável pela emissão de CT-e, MDF-e, além da possibilidade de amarração e cálculo das despesas de frete, como pedágio, adiantamentos, etc.

No ato da vinculação do Número do Pedido, é preenchido automaticamente todas as informações referentes a Empresa, Cliente (remetente, destinatário, coleta, entrega etc), Vlr Frete Empresa (informados no pedido), Produto Principal, informações referentes ao seguro, rota, etc.

Deverá ser vinculado nessa viagem, o número da ordem de carregamento realizado para ela ( Campo Nro Ordem), para fins de rastreamento.

Deverá ser informado na aba “Motorista” o Veículo que será utilizado para esta viagem. Para amarrar o motorista ao veículo, deverá ser feito através da rotina TMS » Rotinas » Composição de Veículos.
Através da aba “Notas” deverá ser vinculado todos os XML’s das NF-e’s que serão transportados naquele CT-e.

O lançamento da NF-e poderá ocorrer de forma manual, ou vinculação automática, através da utilização do botão “Importação de NF-e”, selecionando as opções: "Importar XML da NF-e; Buscar nota no sistema; Consultar dados da nota no SEFAZ; Buscar nota recebida pelo e-mail/DF-e".

Após o correto preenchimento dessas informações, deverá ser clicado no botão: “Confirmar”.

Após confirmação, para geração do CT-e, deve-se clicar no botão “Gerar CT-e/NFSe”, que prosseguirá com a abertura de pop-up, encaminhando o usuário para a abertura da central de vendas.

Com o CT-e aberto no portal de vendas, ainda é possível alteração dos campos que forem necessários, como valor Parceiro destinatário, tipo de negociação, Natureza, CR, etc.

No ato da confirmação, a Averbação da carga ocorrerá automaticamente, preenchendo também automaticamente as informações referentes a averbação na aba “Seguros de Transporte“, na Central de Vendas.

Para evitar erros como acréscimo de mais de um CT-e em uma viagem, ou emissão de 2 CT-e’s com a mesma nota fiscal, na tela Configurações » Controle de Acesso » Acessos, usuários que irão operar o módulo do TMS deverão ter desmarcados a configuração de acesso para duplicar no Portal de Vendas.

 

Frete Terceiros (Afretamento)
Quando o frete for feito por terceiros (autônomo ou agregado), deverá ser preenchida a aba Afretamento da tela “Viagem”.

Nesta aba deverá ser preenchido o campo “Frete Motorista PPT” que será o valor pago por tonelada ao terceiro. Com o preenchimento deste campo, o sistema gerará automaticamente o valor total a ser pago pelo frete (com base no peso da nota) assim como o valor do adiantamento.

Após salvar o registro, no botão “Outras Opções” » “Calcular valores” deverá ser acionado para que o sistema realize o cálculo automaticamente dos valores referentes ao adiantamento, saldo do frete e impostos a serem pagos pela Empresa, estas informações serão apresentadas na aba “Itens”.

Após conferência dos valores, deverá ser confirmado o afretamento para que estas despesas sejam lançadas na movimentação financeira através do botão “Outras Opções” » “Confirmar afretamento”.
O valor referente a estes impostos são calculados com base nas informações encontradas na tela “Impostos Afretamento”.

 

MDF-e
Após a emissão e aprovação do CT-e, com a carga devidamente averbada, deve-se voltar na viagem que se originou o CT-e, clicar no botão “MDF-e”, escolhendo a opção “Criar MDF-e”, o sistema irá redirecionar o usuário para a tela Comercial » Rotinas » Viagens de Transporte (MDF-e).

Nesta tela, deve-se apenas informar o número de série e clicar em “Confirmar” para realizar sua transmissão.

Para os casos de um mesmo MDF-e ter mais de 1 CT-e, deve-se seguir a rotina definida no documento Etapa 04 - Processo de Distribuição, através de vínculo de ordem de carga, pela rotina Comercial » Rotinas » Ordem de Carga » Formação de Carga.

Devido os CT-e’s emitidos pela rotina do TMS já gerarem uma ordem de carga automaticamente, para cada CT-e, se fará necessário escolher a ordem de carga de 1 dos CT-e’s para realizar o vínculo junto aos demais CT-e’s na tela de “Formação de Carga”, seguindo para a tela “Viagem” e clicando em emitir o MDF-e.

 

CT-e Manual
Caso não haja necessidade de emitir ordem de carregamento e não queira cadastrar um pedido para emissão de CT-e pela tela de viagem, o processo poderá ser feito através de Comercial » Rotinas » Portal de Vendas, utilizando a TOP apropriada para a ocasião.
Para estes lançamentos “avulsos”, deverá ser preenchido manualmente a aba “Seguros de Transporte” da central de vendas, para que o processo de averbação ocorra.
Também se faz necessário a importação das Notas através da aba “Notas do Conhecimento de Transporte”, por meio do botão “Outras Opções” » “Importação de NF-e p/ CT-e”.

 

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Parametrizações a serem realizadas pelo Implantador

a) Cadastrar todos os Componentes de Serviço;
b) Cadastrar todos os serviços relacionados ao frete;
c) Cadastrar todas as Marcas de Veículos;
d) Cadastrar todos os modelos de veículos;
e) Cadastrar todos os tipos de Carroceria;
f) Cadastrar todos os tipos de Rodado;
g) Cadastrar todos os tipos de Veículos;
h) Cadastrar a Configuração de Averbação;
i) Cadastrar a Composição dos Veículos;
j) Configurar relatório para Ordem de Carregamento;
k) Configurar as telas utilizadas na rotina do TMS para melhorar a experiência dos usuários;
l) Retirar os acessos a Duplicar no Portal de Vendas para os usuários que irão operar as rotinas do TMS.
m) Realizar as validações dos processos descritos neste documento.

 

 

 

 

 

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Parametrizações a serem realizadas pelo Analista de Implantação

a) Disponibilizar layout modelo de CT-e e MDF-e;
b) Auxiliar o implantador na configuração de observações para o CT-e;
c) Apoiar o Implantador nas demais Configurações descritas neste documento.

 

Evidências de entregas do subprocesso

 

 

Obervações:

Validação da etapa

Concordamos com a veracidade das informações contidas neste documento e validamos a execução desta etapa.
Portanto, estamos prontos para iniciar a filosofia de trabalho da próxima etapa.

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