Manual da rotina Follow-Up de Importação

Follow Up Importação

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O Follow Up de importação é uma ferramenta de controle das datas previstas e realizadas em cada processo de importação. Ele permite a inserção de informações detalhadas sobre cada etapa, facilitando o acompanhamento do status de cada processo.

1. Criando o Follow Up

O Follow Up é criado automaticamente, assim que o projeto é vinculado a um Pedido de compra, que seja vinculado a uma TOP (Tipo de Operação), que esteja marcado a opção “Pedido de Compra Importação”.

No Follow Up, serão criados os Follow Ups de cada processo de importação individualmente, onde o usuário poderá ter o controle das datas de previsão e realização de cada etapa da importação, desde a fabricação no exterior até a chegada no estoque da empresa.

 

2. Datas e Lead Times Follow Up de Importação

O Follow Up de importação, possui Datas previstas, Datas Realizadas e Lead Times, para que o seja possível colocar as informações no sistema e o usuário ter um acompanhamento de todas as etapas previstas do processo de importação.

Data Fabricação - Prevista: nesse campo o usuário deve informar qual é a data de início de Fabricação prevista passado pelo fornecedor.

Lead Time fabricação (Dias): informar a quantidade de dias que deve se considerar para calcular a “Data de Prontidão Prevista”.

Data de Prontidão Prevista: a data de prontidão prevista se dá pelo seguinte cálculo: “Data Negociação Pedido” + “Lead Time fabricação (Dias).

Data Fabricação - Realizada: nesse campo o usuário deve informar a Data de Fabricação realizada.

Data de Prontidão Realizada: nesse campo o usuário deve informar a Data que a mercadoria está pronta, que vai ser passada pelo fornecedor.

 

Lead Time de Embarque (Dias): informar a quantidade de dias que o sistema deve considerar para calcular a “Data de Embarque Prevista”.

 

Data Embarque Previsto: a data de Embarque Previsto se dá pelo seguinte cálculo: “Data de Prontidão Prevista” +" Lead Time de Embarque (Dias)”.

 

Data de embarque realizada: nesse campo o usuário deve informar a data que a mercadoria embarcou no país de origem.

 

Transtime (Dias): nesse campo o usuário deve informar a quantidade de dias que o sistema deve considerar para calcular a “Data de Chegada Prevista”.

 

Data de Chegada Prevista: a data de chegada prevista se dá pelo seguinte cálculo: “Data de Embarque Previsto" + “Transtime”.

Data de Chegada Realizada: nesse campo o usuário deve informar a data de chegada da mercadoria no porto.

 

LeadTime de Desembarque (Dias): informar a quantidade de dias que o sistema deve considerar para calcular a “Data de Desembarque Prevista”.

Data de Desembarque Prevista: a data de desembarque prevista se dá pelo seguinte cálculo: “Data de Chegada Realizada” + “Lead Time de Desembarque (Dias).

Lead Time de Desembaraço (Dias): informar a quantidade de dias que o sistema deve considerar para calcular a “Data de Desembaraço Prevista”

Data de Desembaraço Prevista: a data de desembaraço prevista se dá pelo seguinte cálculo: “Data de Desembarque Prevista” + “Lead Time de Desembaraço (Dias).

Data Desembaraço: essa data é preenchida conforme a data informada no campo “Data Desembaraço”, na tela “Portal de Importação” na guia “Geral”.

Lead Time de Emissão de NF-E (Dias): informar a quantidade de dias que o sistema deve considerar para calcular a “Data de Emissão da NF-e Prevista”.

Data de Emissão da NF-e Prevista: a data de emissão de NF-e prevista se dá pelo seguinte cálculo: “Data Desembaraço Prevista” + “Lead Time de Emissão de NF-E (Dias)".

Data de Emissão Nota Nacionalização: essa data é preenchida conforme a data de emissão da nota de nacionalização vinculada ao processo de importação.

 

Transtime de chegada na empresa (Dias): informar a quantidade de dias que o sistema deve considerar para calcular a “Data de chegada em estoque Prevista”.

Data de chegada em estoque Prevista: a data de chegada em estoque prevista se dá pelo seguinte cálculo: “Data de Emissão da NF-e Prevista”  + “Transtime de chegada na empresa (Dias)”.

 

Data de chegada no estoque Efetivo: nesse campo o usuário deve informar a data de chegada no estoque efetivo.

 

 

3. Status Follow Up

Os status do Follow Up são atualizados conforme a inserção de informações, segue abaixo como é atualizado cada status do processo no Follow Up:

Pedido confirmado: esse é o status atribuído automaticamente assim que o Follow Up é criado.

Aguardando Produção: o Status é atualizado a partir do preenchimento do campo “Data de Fabricação-Prevista”.

Prontidão de Carga: o Status é atualizado a partir do preenchimento do campo “Data de Prontidão Realizada”.

 

Previsão de Embarque: o Status é atualizado a partir do preenchimento do campo “Porto de origem”.

Em Trânsito: o Status é atualizado a partir do preenchimento do campo “Data de Embarque realizado”.

Atracado (Aguardando registro): o Status é atualizado a partir do preenchimento do campo “Data de chegada realizada”.

 

Remoção: o Status é atualizado a partir do preenchimento do campo “Data de chegada realizada” e do campo “Remoção”, escolhendo uma das seguintes opções: “DTA” ou “DTC".

Aguardando Parametrização: o Status é atualizado a partir do preenchimento dos campos “Nr. DI”, “Data de Registro da DI”, no cabeçalho do processo de importação (Portal de Importação).

 

Aguardando desembaraço: o Status é atualizado a partir do preenchimento dos campos “Nr.DI”, “Data de Registro da DI" e "Parametrização”, quando o mesmo estiver preenchido com a opção “Verde”. Pára "Processo Desembaraçado".

Aguardando Conferência: o Status é atualizado a partir do preenchimento dos campos “Nr.DI”, “Data de Registro da DI” e “Parametrização”, quando o mesmo estiver preenchido com a opção “Amarelo” ou “Vermelho”.

DI Desembaraçada: o Status é atualizado a partir do preenchimento dos campos “Nr.DI", “Data de Registro da DI, “Nota Fiscal” e a nota estiver com Status-NFe “Autorizada”, no Portal de Compras.

Em Estoque: o Status é atualizado a partir do preenchimento do campo “Data de Chegada no Estoque”.

 

 

4. Dados da Importação

Processo Importação: nesse campo é indicado a qual processo de importação essas informações do follow-up pertencem.

 

Status: conforme o Item 3, nesse campo é apresentado em qual status está o follow-up.

 

Parametrização: nesse campo o usuário deve informar o canal de parametrização desse processo de importação. As opções são, “Verde”, “Amarelo”, “Vermelho” e “Cinza”.

 

Remoção: nesse campo é indicado se vai ter remoção ou não no processo de importação. As opções disponíveis são, “DTA”, “Sem Remoção” e “DTC”.

 

Data Negociação Pedido: nesse campo o usuário irá informar a data de negociação do pedido.

 

Data de Confirmação Pedido: nesse campo o sistema irá apresentar a data de confirmação do pedido de embarque vinculado ao processo de importação .

 

Nro. Único Pedido Compra Origem: nesse campo o sistema apresentará a data de confirmação do pedido de embarque, vinculado ao processo de importação.

 

Data da Proforma: nesse campo o sistema irá apresentar a data da proforma, indicada no pedido de embarque.

 

Nr. Proforma: o sistema irá apresentar o número da Proforma indicado no Pedido de Compra ou Embarque.

 

Data Envio Swift: nesse campo o usuário irá preencher a data que o swift foi enviado.

 

Agente de carga/Cia Marítima: nesse campo o usuário irá preencher o Agente de Carga ou a CIA Marítima do processo. Eles devem estar cadastrados como parceiro.

 

Porto de Origem: o usuário informará o porto de origem que a mercadoria irá ser embarcada.

 

Data de Emissão Pedido: nesse campo o sistema apresentará a data que o pedido de embarque foi emitido.

 

Despachante: o usuário indicará qual será o despachante do processo de importação. Eles devem estar cadastrados como parceiro.

 

Fornecedor: o sistema apresentará o Nome do Fornecedor vinculado ao Pedido de embarque.

 

Local de Embarque: nesse campo o sistema apresentará o local de embarque preenchido no cabeçalho do pedido de embarque.

 

Navio: o usuário informará o nome do Navio do processo de importação.

 

Nr. Conhecimento de Embarque (BL/AWB/CRT): onde o usuário informará o número do conhecimento de Embarque, conforme o documento gerado.

 

Data de Registro DI: nesse campo o Sistema apresentará a data de registro da DI, que foi informada no mesmo campo no “Portal de Importação”, na aba “Geral”.

 

Nota fiscal: nesse campo o sistema apresentará o número da nota fiscal eletrônica de nacionalização.

 

Nr. Invoice: o sistema apresentará o número da Invoice preenchido no cabeçalho do pedido de embarque.

 

Número da DI: nesse campo o Sistema apresentará a data de registro da DI, que foi informada no mesmo campo no “Portal de Importação”, na aba “Geral”.

 

Valor Produto: nesse campo o sistema irá apresentar o valor dos produtos na nota fiscal de nacionalização.

 

Frete Importação: nesse campo o sistema irá apresentar o valor de frete total de importação.

 

Seguro Importação: nesse campo o sistema irá apresentar o Valor de Seguro do processo de importação.

 

Taxa Siscomex: nesse campo o sistema irá apresentar o valor da Taxa Siscomex do processo de importação.

 

II: nesse campo o sistema irá apresentar o valor dos Impostos de Importação (1I) do processo de importação.

 

IPI: nesse campo o sistema irá apresentar o valor do IPI do processo de importação.

 

PIS Importação: nesse campo o sistema irá apresentar o valor do PIS, do processo de importação.

 

COFINS Importação: nesse campo o sistema irá apresentar o valor do COFINS do processo de importação.

 

ICMS: nesse campo o sistema irá apresentar o valor do ICMS do processo de importação.

 

Outras importações: nesse campo o sistema irá apresentar o valor de outras despesas de importação, do processo de importação.

 

Valor Total: neste campo o sistema irá apresentar o valor total da nota de nacionalização.

 

Tipo de Carga: o sistema apresentará o Tipo de Carga preenchido no Pedido de Embarque.

 

Tipo De Volumes: o sistema apresentará o Volume preenchido no Pedido de Embarque.

 

Qtd. Volumes: o sistema apresentará a quantidade de volumes preenchida no Pedido de embarque.

 

Peso Líquido: nesse campo o sistema apresenta o peso líquido total dos itens no processo de importação.

 

Peso Bruto: nesse campo o sistema apresenta o peso bruto total dos itens no processo de importação.

 

Tipo Modal: o sistema irá apresentar o tipo de modal escolhido no Pedido de embarque.

 

Tipo Negociação: o sistema irá apresentar o tipo de negociação indicado no pedido de embarque.

 

5. Aba Ocorrência Follow Up

Na Aba Ocorrência Follow Up, o usuário poderá registrar todas as ocorrências que aconteceram durante o processo de importação, para poderem ser consultadas posteriormente. Criando assim um dossiê de todo o processo de importação.

O usuário deverá clicar em "incluir", preencher o campo “Descrição”, detalhando o ocorrido, preencher a data que houve a ocorrência no campo “Data Ocorrência”. E se tratar de uma ocorrência assinalar o campo “Houve Ocorrência?”, e clicar em salvar. O usuário pode registrar várias ocorrências para o mesmo processo de importação. E o mesmo ficará registrado qual foi o último usuário que criou ou alterou aquela ocorrência.

 

5.1 Campos da aba Ocorrências

Usuário: nesse campo fica salvo o usuário que cadastrou a ocorrência.

 

Data Alteração: nesse campo fica salva a data da última alteração da ocorrência.

 

Data Ocorrência: nesse campo o usuário preenche a data da ocorrência.

 

Descrição:

 

Houve Ocorrência: nesse campo o usuário marca se é uma ocorrência ou apenas anotação. 

 

 

6. Aba Container Follow Up

Na aba “Container Follow Up” serão apresentados os containers que foram cadastrados no “Pedido de Embarque”. Tornando possível que o usuário informe as seguintes informações por Container:

• Freetime de devolução do Container (Dias)
• Data Limite p/ para 1 Período Armazenagem
• Data Efetiva Dev. Container
• Data Remoção

 

7. Liberação de Edição de Data Prevista

A funcionalidade permite que o usuário altere as datas previstas no Follow-up.

Para o usuário fazer a liberação foi criado no cadastro de usuários a opção "Permite Alterar Dt. Previstas FollowUp". Essa opção é responsável por permitir que o usuário altere ou não as datas previstas do Follow-Up.

 

 

Caso o usuário esteja com essa opção desabilitada e o mesmo tentar alterar as datas previstas do Follow-Up, o sistema irá buscar as seguintes configurações para gerar a liberação:

IMP_USULIBFOL: nesse parâmetro deverá colocar o código do usuário que receberá o evento de liberação, quando algum usuário que não tem permissão de alterar as datas previstas no Follow-Up tente fazer a alteração.

 

IMP_EVELIBFOL: nesse parâmetro deverá colocar o código de evento de liberação que será gerado, quando algum usuário que não tem permissão de alterar as datas previstas no Follow-Up tente fazer a alteração.

 

Quando o usuário tentar alterar alguma data prevista, o sistema ira apresentar a seguinte mensagem. “Foi lançado uma liberação para permitir alterar os campos das datas previstas”

 

 

Após isso, deverá seguir com a liberação de limites conforme o seguinte artigo: Liberação de Limites.

Após o usuário liberador fazer a liberação, o usuário que solicitou a liberação deverá entrar no Follow-Up e alterar a data que deseja.

 

8. Notificações de Atraso do Follow Up

É possível configurar para o sistema emitir notificações, avisando que o processo de importação está com a próxima etapa a vencer ou vencido no sistema.

 

8.1 Preferências

Configurações > Avançado

IMP_NOTIAVENC: nesse parâmetro o usuário deve informar quantos dias antes ele deseja que o sistema avise sobre quando a próxima data prevista vencerá. 

 

 

 

IMP_NOTIVENC: nesse parâmetro o usuário deve informar a quantidade de dias, após o vencimento da próxima etapa prevista, que o sistema deverá continuar avisando os usuários.

 

 

8.2 Configurando Usuário

Configurações > Controle de Acesso

No cadastro de usuário tem a opção “Recebe Notificação Follow-up”. Devem acessar os usuários que vão receber a notificação e que marcarem a opção a seguir: