Módulo: Contratos e Serviços > Projetos Após a criação do Projeto, o próximo passo será configurar as etapas para a utilização do mesmo. Para isto, acesse a tela Consulta - FAP e pesquise pelo Projeto desejado.
| Aba Geral | Aba Produtos | |
| Aba Equipe | Aba Pedidos | |
| Aba Etapas | Aba Requisitos | |
| Aba Anexos/Documentos | Arquivos do Repositório em Anexos da FAP | |
| Botão Opções | Relatório de Projeto |
Realizada a busca pelo Projeto através da tela Consulta - FAP e dando um duplo clique no mesmo, este será aberto na tela Projeto; uma vez nesta tela, você poderá por meio do campo "Número", pesquisar e, consequentemente, carregar o Projeto desejado.
Dentre os campos contidos no topo da tela, podemos verificar o campo "Status" que possibilita configurar qual será o Status do Projeto dentre as seguintes opções:
- Suspenso: Este status irá paralisar por completo o Projeto, não permitindo o lançamento de OS, inclusão de pedidos, alteração de informações da FAP, etapas, serviços, equipes, execução de OS's vinculadas ao Projeto, etc. Apenas o campo Status poderá ser alterado. O Status Suspenso poderá ser alterado para "Em andamento" ou para o status "Cancelado". Sendo que, não será permitido colocar o Projeto como Suspenso se houverem OS abertas.
- Cancelado: O status Cancelado tem o mesmo comportamento do status Suspenso, ou seja, não permite cancelar com OS's abertas, mantendo a FAP da forma que estiver, sem encerrar as etapas pendentes.
- Concluído: O status Concluído define que o Projeto foi encerrado, ou seja, não há mais etapas pendentes e nem OS's abertas.
- Em andamento: O status Em andamento define que o Projeto está em fase de execução.
Aba Geral
Informe o "Parceiro" do Projeto bem como seu "Contato".
Defina no campo "Modelo", o modelo que foi utilizado para a criação do Projeto. O modelo utilizado não possui vínculo com o Projeto, ou seja, alterando o modelo, não haverá nenhuma alteração no Projeto e vice-versa.
Insira no campo "Coordenador" usuário responsável pelo Projeto.
No campo "Horas alocadas" exibe-se a quantidade de horas lançadas no pedido.
O campo "Horas a definir" refere-se às horas destinada para as etapas.
No campo "Horas gastas" defina o que já foi utilizado de horas no Projeto.
Também temos as "Horas disponíveis" ainda para execução do Projeto.
A marcação "Contato é Implantador?" deverá ser efetuada quando o contato for o implantador do sistema.
O campo "Observação" encontra-se disponível para quaisquer anotações.
Nota: o campo Observação guardará, automaticamente, o seu valor anterior, quando for alterado. Ao clicar no botão "Histórico", localizado atrás da descrição do campo Observação, será possível visualizar o histórico de observações, ordenadas da mais recente para a mais antiga.
Aba Produtos
São apresentados nesta aba, os Produtos selecionados para o Projeto.
Aba Equipe
Nesta aba são apresentadas todas as pessoas que serão ou poderão ser utilizadas nas diversas etapas do Projeto.
Aba Pedidos
Esta aba apresentará todos os Pedidos que estão vinculados ao Projeto. Após o lançamento do Pedido na "Central de Atendimento", é nesta aba que você faz a vinculação do Pedido ao Projeto.
Observação: se ao clicar no botão para inclusão de um pedido e este não for apresentado, você poderá clicar em "Seu Pedido não está aqui?", sendo possível identificar o motivo desta não apresentação.
Informando o "Nro. Único" e clicando no botão "Checar", serão apresentados os motivos relacionados ao pedido.
Quando o pedido está pendente e no prazo de validade, ao realizar a inclusão de um Projeto e/ou na inclusão manual de um novo pedido nessa aba, as horas alocadas serão distribuídas em cada etapa do projeto e, consequentemente, serão consumidas nos apontamentos das OS's.
Assim, o campo "Saldo do Pedido na FAP" exibirá a diferença entre as horas alocadas e as horas executadas em OS's do pedido do Projeto.
Aba Etapas
Nesta aba, são apresentadas as etapas existentes neste Projeto; quando selecionamos uma etapa pai, esta sintetiza todos os dados das etapas filhas.
Ao acionar o botão "Filtrar Etapas" ou na opção "Definir", o sistema apresentará o pop-up "Filtrar Etapas" disponibilizando duas opções de filtro para você: "Executante" e "Serviço". Você também pode filtrar utilizando um ou os dois campos ao mesmo tempo. Além disto, também poderá filtrar pelas datas previstas de início e fim da etapa. Ao "Aplicar" o filtro, a hierarquia de etapas mostrará os resultados de acordo com o filtro efetuado, trazendo também, se necessário, os pais na hierarquia. A seta ao lado do filtro permitirá além de Definir, "Limpar" o mesmo.
O botão "Opções" deverá ser utilizado para "Copiar" e "Colar" etapas da seguinte forma: Selecione a etapa que deseja copiar e, em seguida, clique em Copiar (ou simplesmente sobre o botão "Editar"); depois, selecione a etapa onde deseja colar e cole-a.
Nota: em relação à funcionalidade acima, o sistema fará uma validação: caso você copie uma hierarquia e em seguida tente colar nela mesma, será exibida a seguinte mensagem:
"A etapa de destino não pode estar entre as etapas copiadas."
Observação: excetuando-se pelas opções Copiar e Colar acima observadas, as demais podem ser também utilizadas através deste mesmo botão, quando a aba Etapas for visualizada/trabalhada em modo grade.
Quando uma etapa for definida como "Concluída", o sistema apresentará uma marcação na cor verde na mesma, possibilitando verificar se a etapa está ou não concluída através da árvore hierárquica, eliminando a necessidade de se clicar em cada etapa para consultar o status.
Uma vez que todas as etapas de uma determinada hierarquia estejam concluídas, a etapa Pai também receberá a marcação na cor verde, indicando que todas as suas etapas Filhas estão concluídas.
Ao alterar a aba Etapas para o modo grade, você consegue visualizar a equipe que compõe a etapa selecionada. Através do ícone representado por uma "Estrela", você pode definir o membro da equipe que será o executante principal daquela etapa. Para isto, selecione o membro desejado e clique sobre o ícone Estrela.
Se antes de clicar no ícone já existir um membro definido como executante principal, diferente do que estava selecionado, este deixará de ser executante principal. Caso o usuário selecionado não seja membro da equipe (não estiver com a marcação efetuada), este passará a ser membro, tendo sua marcação efetuada automaticamente.
Ainda na aba Etapas em modo grade, caso seja necessário redistribuir as horas nas etapas, ou alterar as horas alocadas na FAP, a modificação realizada poderá ser visualizada depois de clicar no botão "Atualizar" presente na aba Geral, sendo que, a informação atualizada será apresentada no campo "Horas a definir".
Dentro da aba Etapas existem as sub-abas referentes àquela etapa, sendo elas:
No campo "Número" é exibido o número da etapa.
Efetue a marcação "Concluída" para indicar que a etapa já foi concluída.
Realize a marcação "Concluir no fechamento de sub-os?" para que, quando ocorrer o fechamento da Sub-OS vinculada à etapa e não houver mais nenhuma OS ou Sub-OS aberta para ela, o sistema questione se quer concluir a etapa; assim, a etapa receberá o status de concluída.
Informe no campo "Descrição" o nome da etapa.
No campo "Serviço" informe a descrição do serviço e este não possui vínculo com a Descrição da etapa.
Informe no campo "Valor Horas" o valor total em horas para execução da etapa.
Nota: não existe Etapa de Projeto em percentual.
No campo "Horas executadas" é exibida a quantidade de horas já foram utilizadas, de acordo com as horas de OS lançadas para a etapa (OS de conformidade).
O campo "Horas disponíveis" exibirá a quantidade de horas disponíveis para a etapa. É a diferença entre valor horas e horas executadas.
O sistema trará no campo "Horas Conformidade" a somatória de todas as Ordens de Serviços executadas para o Projeto, que são de horas de Conformidade.
No campo "Horas Não Conformidade" será exibida a somatória de todas as Ordens de Serviços executadas para o Projeto, que são de horas de Não conformidade.
O campo "Horas Serviço Complementar" trará a somatória de todas as Ordens de Serviços executadas para o Projeto, que são de horas de Serviço Complementar.
A marcação "Pega emprestado?" define se esta etapa poderá ou não pegar horas emprestadas. Se estiver efetuada, o campo "Valor Máximo" definirá o número máximo de horas que esta etapa poderá pegar emprestado, e o campo "Já peguei emprestado" apresentará a quantidade de horas que esta etapa já pegou emprestado de outra etapa.
Em relação à marcação "Empresta?", esta definirá se esta etapa poderá ou não emprestar horas. Se marcada, o campo Valor Máximo definirá o número máximo de horas que esta etapa poderá emprestar, e o campo "Já emprestei" apresentará a quantidade de horas que esta etapa já emprestou.
O botão "Suplementa" permite pegar horas emprestadas de outra etapa. O sistema listará as etapas que têm saldo e poderão emprestar horas. Nesta tela, selecione uma ou mais linhas desejadas, informe o valor alocado, clique no botão "Adicionar" e, em seguida, no botão "Confirmar".
Importante: o sistema limita a quantidade máxima de horas à emprestar ao total de horas alocadas originalmente, ou seja, se uma etapa foi alocada com 100 horas, por exemplo, a quantidade máxima de horas que poderá ser emprestada será 100 horas. O sistema permitirá o empréstimo de uma quantidade menor que 100 horas, mas não maior.
Um dos pontos de importância na Gestão de Projetos é o controle das horas; saber administrar a alocação destas horas nas etapas garantirá resultados satisfatórios.
A suplementação é utilizada para o empréstimo de horas entre as etapas. Contudo, se uma etapa usa horas que pegou emprestado para emprestar para outras etapas, é sinal de que não está havendo Gerência de Projetos, mas uma ciranda de uso de horas que, em algumas situações, poderão não funcionar.
A suplementação deve ser utilizada considerando uma gestão rigorosa das horas do projeto. Antes de executar o processo, o gerente do projeto deve dimensionar o volume de horas necessárias com exatidão e a melhor opção será sempre trabalhar com o empréstimo de horas nas etapas em doses pequenas, além de evitar a suplementação cíclica (A> B > C > A).
Para melhor esclarecer o processo das horas suplementadas, trouxemos um exemplo:
Para saber as Horas Disponíveis para execução desta etapa, é necessário efetuar o seguinte cálculo:
(HORA DA ETAPA + HORAS QUE SE PEGOU EMPRESTADO) – (HORAS QUE JÁ SE EMPRESTOU + HORAS EXECUTADAS DE CONFORMIDADE)
Existe um recurso que remaneja horas entre as etapas de um Projeto, ou seja, uma etapa pode emprestar horas para outro Projeto sem comprometer a carga horária total do Projeto; isto é chamado de Suplementação. Para visualizar as suplementações realizadas, utilize o botão .
Toda suplementação feita é guardada na tabela de Histórico de Suplementações (TCSHSE). O botão Histórico abrirá uma tela na qual é possível visualizar todas as suplementações (da TCSHSE) em duas grades: na primeira, as etapas que tomaram horas desta selecionada e, na segunda, as etapas que emprestaram horas.
No exemplo acima, a etapa "NEGOCIAÇÃO DA PROPOSTA" obteve horas da etapa "APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO". Sendo assim, se visualizarmos esta suplementação através do botão Histórico, o mesmo apresentará na grade inferior a informação de qual etapa emprestou e/ou cedeu horas para a etapa Negociação da Proposta.
Já na etapa Apresentação da Solução, caso o botão Histórico seja acionado, será possível verificar as etapas que obtiveram e/ou cederam horas para esta etapa. Neste exemplo, será apresentado na grade superior a Negociação da Proposta, que obteve horas desta etapa.
Sendo assim, é possível verificar:
- No caso da etapa que emprestou, quantas horas foram emprestadas e para qual etapa foi emprestada.
- No caso da etapa que pegou emprestado, de qual etapa pegou e quantas horas.
- Em ambas as etapas, quem realizou o empréstimo.
- Total de horas cedidas e totais de horas obtidas (abaixo da grade inferior).
O botão "Desfazer Selecionados" devolverá as horas pegas/cedidas se e, somente se, a etapa que pegou tais horas não estiver utilizando.
Vejamos um exemplo:
A etapa A possui 20:00 e (pegou emprestado) foi suplementada com mais 4:00 da etapa B. A etapa A usou apenas 17:00. Se a linha correspondente à esta suplementação for marcada para ser desfeita, a operação será bem sucedida, sendo devolvidas 4:00 para a etapa B. Caso a etapa A tiver consumido 20:01 ou mais, então não será possível desfazer. Se tentar realizar tal procedimento, será exibida a seguinte mensagem:
"Horas alocadas + Horas Obtidas - Horas cedidas é menor que a qtd. horas já executadas para a etapa 'xxx'."
O botão "Cronograma" faz com que a tela Gerência de recursos seja aberta e contextualizada naquele Projeto específico selecionado.
É possível ter observações padrões por etapa, originadas do modelo utilizado para criação do Projeto. Estas observações poderão ser alteradas de acordo com as preferências do coordenador do projeto.
Esta sub-aba apresenta os Serviços Adicionais para a etapa, aqueles que são lançados como serviço complementar na Ordem de Serviço.
Apresenta-se nesta sub-aba, a equipe da etapa. Aqui, será possível que você lance uma OS diretamente para um membro de sua equipe, bastando selecioná-lo e clicando na opção "Lançar OS para o executante selecionado".
Também será possível substituir um membro da equipe através do botão "Substituir"; clicando nele, será apresentada a lista dos outros membros da equipe, dentre os quais, poderá ser selecionado um para a substituição.
Apresenta-se nesta aba todas as Ordens de Serviços que já foram lançadas para a etapa selecionada.
O botão de "Histórico da OS" serve para visualização do processo que foi feito nas OS's abertas para a etapa selecionada no Projeto. Este botão agiliza a navegação e evita que você precise ir à rotina de Ordem de Serviço e abra OS por OS.
A sub-aba Insumos possui as mesmas funcionalidades dos campos referentes ao "Modelo de Projeto", o que diferencia:
O campo "Qtd. Requisitada" guardará o quanto de determinado insumo já foi lançado em notas de requisição.
Através desta sub-aba, você pode anexar arquivos e documentos relacionados à Etapa e, consequentemente, ligados à FAP.
Aba Requisitos
Esta aba serve para cadastrar Requisitos que serão utilizados no Projeto.
Ao adicionar um novo registro, informe o "Nome" do Requisito, o "Peso" que o mesmo possui neste Projeto e se este "Participa de todas as etapas" ou não. Feito isto, existem 3 sub-abas para complementação dos dados:
Na sub-aba "Descrição", informe a descrição do Requisito que está sendo cadastrado.
Preencha a sub-aba "Caso de uso" com o caso de uso do Requisito.
Informe na sub-aba "Etapas" a(s) etapa(s) a(s) qual(is) o Requisito irá pertencerá.
Aba Anexos/Documentos
Através desta aba, você pode anexar arquivos e documentos na FAP sem necessidade de abrir uma OS, podendo anexar, inclusive, documentos que não estão relacionados à uma OS específica, mas ao Projeto todo.
A primeira grade exibe os anexos do Projeto, que são inseridos através desta grade e, na segunda grade, são exibidos os anexos das OS's do Projeto, que são inseridos diretamente na OS.
Ao adicionar um novo anexo, utilizando o botão "Novo", uma janela é aberta com os campos "Descrição", "Data de expiração", "Outros usuários podem editar?", "Anexo público" e o campo para adicionar o arquivo.
A primeira grade mostra os "Anexos do Projeto", onde temos a opção de defini-los ou não como "Público" através do botão "Alterar".
Observação: esta opção permite a exibição do anexo em todas as OS's lançadas no Projeto; caso você opte por não definir o anexo como Público, o mesmo poderá ser visualizado apenas no Projeto através desta aba.
Os anexos poderão ser adicionados, visualizados, alterados e excluídos.
A segunda grade exibe os anexos inseridos nas OS's do Projeto. Estes anexos podem apenas ser visualizados, e a inserção ocorrerá na própria OS.
Arquivos do Repositório em Anexos da FAP
A adição e alteração de um arquivo local é o padrão do sistema, que também permite a adição de arquivos existentes no repositório de arquivos.
Assim, selecione um arquivo do repositório na tela Repositório de Arquivos, conforme a imagem abaixo:
Copie o "Caminho" do arquivo ou clique no ícone à frente do campo, ou ainda, selecione o texto utilizando o atalho do teclado Ctrl+C.
Na aba "Anexos/Documentos", clique na seta para expandir as opções e selecione "Adicionar Arquivo do Repositório".
Assim, será aberta a tela abaixo. Logo após, preencha os campos indicados. O campo "Caminho do Arquivo" é o caminho copiado anteriormente.
Nota: o prefixo "Repo://" é necessário.
Depois de adicionado, você poderá alterar o caminho do arquivo, mas não da descrição. Para isto, clique no botão "Alterar" acima da grade, localizado ao lado do botão "Visualizar".
Para visualizar o arquivo, clique no botão "Visualizar". Caso o caminho especificado não mais exista no repositório (arquivo deletado, nome de pastas do repositório modificadas, ou caminho do arquivo especificado de forma errada), um erro de arquivo não encontrado deverá aparecer. O controle de acesso do repositório não se aplica aos anexos pois, se um arquivo foi anexado, ele deve ser visualizado por todos que possuem acesso àquela lista de anexos.
O botão "Baixar Documentos Padrões", tem a finalidade de realizar o download de arquivos que tenham sido anexados no modelo utilizado na criação do Projeto. Ao clicar neste botão, se existirem arquivos anexados ao Modelo do Projeto, o download será iniciado no formato ".zip"; caso contrário, será exibida uma mensagem informando que não existem arquivos anexados. Este botão também está presente na sub-aba Anexos/Documentos, dentro da aba Etapas.
Botão Opções
A opção "Gerar Requisições" serve para gerar notas/requisições dos Insumos cadastrados entre as etapas.
Para gerá-la, é necessário que você configure o parâmetro "Modelo da Nota para requisição da FAP - NOTAMODREQFAP" com o número único da nota gerado anteriormente, no cadastro do Modelo na Central de Movimentações Internas.
Observação: o sistema não permitirá gerar requisição mais de uma vez por insumo.
Para a geração das notas/requisições, o sistema levará em consideração o parâmetro "Local Padrão para Notas/Pedidos - LOCALPADRAO" caso o Local informado seja zero.
Os insumos não terão vínculos com as requisições já geradas, apenas você será advertido que existem requisições geradas, no momento em que excluir uma etapa ou projeto. Por exemplo, para excluir a Etapa é necessário excluir as requisições.
Em relação à opção "Predecessoras", esta possui as mesmas funcionalidades dos campos referentes ao Modelo de Projeto, o que diferencia é que esta opção está disponível no botão Opções.
Nesta opção, aparecerá a tela com as etapas já advindas do Modelo de Projeto sendo possível inserir novas.
Defina o relacionamento com as outras etapas do Projeto, determinando os aspectos de dependência entre as etapas.
Nota: as configurações deverão ser feitas para cada etapa e, depois de efetuadas as configurações, é necessário mudar o Status de "Não Configurada" para "Pendente" e clicar no botão Salvar, para que então seja possível lançar Ordens de Serviço para esta FAP; após todo o processo concluído, já será possível lançar Ordem de Serviço para a FAP através da tela de Lançamento de OS.
Relatório de Projeto
Temos ainda, a possibilidade de geração de um Relatório do Projeto, através do botão localizado no topo da tela.
O sistema apresentará um relatório da FAP com as etapas e informações referentes a cada uma delas, como demonstrado acima.
Observação: para conseguir imprimir o Projeto é necessário formatar um Relatório composto por 3 arquivos:
- "projeto.jrxml": Relatório principal, para a impressão do título, dados do cabeçalho e assinatura no rodapé;
- "projeto_produtos.jrxml": Sub-relatório, para impressão dos produtos do Projeto;
- "projeto_etapas.jrxml": Sub-relatório para impressão das etapas do Projeto.
Estes três arquivos deverão ser salvos no servidor de aplicações, no diretório para armazenamento de arquivos definido no parâmetro "Pasta de modelos para impressão - SERVDIRMOD".
Nota: também será possível exportar o projeto para o MS Project.
A exportação para o MS Project é feita através da tela de Projetos, acionando o botão "Exportar para o MS Project".
Após a exportação para o MS Project, você poderá realizar alterações no arquivo e, caso necessite que estas alterações sejam incorporadas pela FAP, existe um recurso que oferece esta opção. Para isto, é necessário que você acione o botão "Sincronizar com o MS Project" e selecione o arquivo do MS Project exportado do Sankhya Om que sofreu alterações:
A FAP (Ficha de Acompanhamento de Projeto) também apresenta uma funcionalidade de acompanhamento do andamento do Projeto em diferentes momentos, fazendo uma apuração do previsto com o realizado, o que chamamos de linha de base.
A linha de base funciona como um retrato estático do Projeto em determinada data, para futuras comparações e verificações. É possível salvar uma ou várias, atualizar ou até mesmo remover linhas de base de um Projeto.
Na tela de Projetos temos as opções:
- Salvar nova linha de base: Através desta opção, será salva uma nova linha de base com as informações contidas no Projeto naquele momento.
- Atualizar linha de base: Selecionando esta opção, será atualizada a linha de base salva anteriormente.
- Remover linha de base atual: Esta opção apaga a linha de base corrente.
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