Módulo: Contratos e Serviços > Ordem de ServiçoA Agenda de Compromissos foi desenvolvida para ajudar você a gerenciar seus compromissos e pendências de uma forma visual e intuitiva.
É integrada à folha de pagamento e possibilita aos gerentes e/ou supervisores de departamento acompanhar quais colaboradores estão envolvidos na Ordem de Serviço. Além de apresentar os colaboradores que estão afastados ou de férias.
Possui ferramentas que permitem comparar as agendas de dois colaboradores mostrando, inclusive, informações sobre conflitos de horário.
Esta geralmente é utilizada por consultores que necessitam organizar seus compromissos por uma semana ou mês.
Os Gerentes utilizam para organizar a agenda de vários colaboradores.
Também é utilizada por usuários que fazem uso do Excel para controlar seus compromissos, alguma aplicação de celular ou ainda Outlook.
Destacamos ainda que a tela Compromissos não controla a fila de Ordem de Serviços, mas esta será controlada por meio das "Pendências". Além de que, a tela de Compromissos apresentará OS's abertas e fechadas.
Trataremos neste artigo, sobre os seguintes tópicos:
Configuração da Interface do Compromisso Compromissos
Filtros
A tela Compromissos possui diversas opções para filtros. Considere que a Agenda de Compromisso processa toda a base de dados, para que o sistema apresente os compromissos de um mês, é indispensável definir os filtros para que não haja problemas com o servidor.
Na aba "Outros Critérios", quando as opções descritas abaixo forem marcadas, desabilitarão o filtro de usuários de forma rápida, para que o sistema apresente apenas:
- A "Agenda" do usuário logado;
- As "Ordens de Serviço" do usuário logado;
- Os "Compromissos" do usuário logado;
- "Somente as OS Pendentes" do usuário logado, não serão apresentadas Sub-OS fechadas.
Nas abas "Usuário", "Parceiro", "Projeto", "Serviço" e "Centro de Resultado" você poderá "Adicionar" ou "Remover" os dados de acordo com o tipo especificado em cada aba para que este seja filtrado.
Nota: ao selecionar o filtro Minha Agenda, na aba Usuários as opções Adicionar e Remover serão desabilitadas.
Na seção "Participação", será apresentado um conceito de participação, que permite ao usuário filtrar o modo como ele participa da OS, ou seja, "Executante", "Responsável" ou "Atendente".
Se você desejar organizar sua agenda, filtre por Executante, ou utilize a opção "Minha Agenda" vista anteriormente, em Outros Critérios.
Caso desejar saber o andamento das OS’s lançadas por você ou outros usuários, utilize o filtro por "Atendente".
Se desejar visualizar apenas as OS em que atua como Responsável, filtre por "Responsável".
E se desejar visualizar as OS em que participa de alguma forma, seja como Atendente, Executante ou Responsável, ele filtrará pela opção "Todos".
A tela oferece grande variedade de opções para você personalizar as cores de visualização, que são aplicadas aos compromissos nas diversas visões disponíveis.
Colaboradores envolvidos na OS que estejam afastados ou de férias, são apresentados com o ícone . Um clique sobre o ponto de exclamação o pop up "Indisponibilidade neste dia" apresentando os colaboradores indisponíveis:
"Mais..." (Clique aqui para ver todos os compromissos deste dia): Quando a célula estiver sobrecarregada de compromissos (falta de espaço), você poderá visualizar todos os seus compromissos na "Lista de Eventos".
Ao dar um clique no evento, ou em um dia da grade, o sistema irá redirecioná-lo para a tela "Relacionamento", onde você irá ver detalhes sobre aquele compromisso, como data, hora e observações perante à este.
Tem-se ainda que ao passar o mouse sobre o compromisso, a rotina exibirá uma janela com a descrição breve da situação da OS, para que você possa se inteirar de forma rápida, sobre o assunto da mesma.
Calendário
A Agenda de Compromissos disponibiliza três visualizações diferentes: mensal, semanal e diária.
O sistema fará a checagem dos seus horários e, caso haja compromissos, irá apresenta-los nas células do calendário, inclusive os compromissos que são "conflitantes" (mesma hora e dia).
Pendências
Como o Compromisso trabalha com o mês fechado, o cabeçalho do calendário apresentará, caso haja, as "Pendências" anteriores e/ou futuras, fora do mês de exibição.
Independente do modo de visualização em uso, o sistema sempre busca os compromissos de um mês e traz todas as semanas fechadas, facilitando a visualização Semanal para os meses que começam ou terminam no meio de uma semana.
Comparando Agendas
Este recurso poderá ser utilizado por quem faz o gerenciamento da agenda de outras pessoas.
O sistema mostra as duas agendas na tela para que o coordenador, você, ou outro usuário compare as agendas.
Observação: este recurso está disponível apenas para o calendário em dias, as opções Mensal e Semanal não permitem a comparação de agendas.
Configuração da Interface do Compromisso
Portanto, ao selecionar o botão , o sistema exibirá o pop up "Configurações da Agenda" para que você possa determinar as configurações desta tela. Desta forma, teremos as abas:
Sumário das células Geral Cores
Você poderá definir o que ele quer visualizar na célula e em que ordem estas informações aparecerão. Como as células possuem pouco espaço, essas configurações facilitam a visualização do que for mais importante para o usuário ou relevante no seu dia a dia.
Defina a visualização padrão do calendário e se deseja ou não aplicar o filtro ao entrar na agenda.
Nesta aba, defina as cores nas quais os eventos serão exibidos, bem como as células com participantes indisponíveis.
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Compromissos
O Compromisso é um relacionamento que possui apenas duas ponderações: o usuário destinatário e o atendente.
Observações:
O lançamento da OS é um critério de suma importância para o bom uso desta ferramenta. Portanto, o usuário deve estar atento ao abrir uma Ordem de Serviço.
Informações relevantes no lançamento de uma OS:
- Previsão (dia do agendamento\previsão de inicialização do serviço da Sub-OS)
- Data Limite (data limite da OS que define o compromisso para o responsável)
Além disso, é importante preencher corretamente a "Hora Final", para que o usuário tenha uma noção visual correta e precisa dos seus compromissos.
Nota: compromissos sem Hora Final serão apresentados como se tivessem a duração de uma hora.
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