Processos de Serviço

Contratos e Serviços> Arquivos> Cadastros

Esta tela possibilita a gerência do fluxo de trabalho interno de forma simples e prática.

Configura-se o "Fluxo de Trabalho" para os processos que possuam sequências previamente definidas e que serão rigorosamente seguidas pelas Ordens de Serviço.

Fluxo do Processo                                                           Configurações necessárias para uso

Cadastro das atividades do Processo                         Botão Substituir OS

Botão Desvincular OS                                                     Processo na Ordem de Serviço

Parâmetros que influenciam nesta tela

Fluxo do Processo

Esta permitirá a automatização de um processo de negócio, de forma que, no final de uma atividade, a próxima a ser executada, seja transmitida para o próximo executante, de acordo com regras que serão pré-definidas de acordo com suas preferências.

Por exemplo, para criar uma solução específica para um cliente em um Processo de Implementação, temos as seguintes atividades:

1- Definição escopo

2- Implementação

3- Teste

4- Documentação de Teste

5- Compilação

6- Validação Versão

7- Documentação

8- Acompanhamento Implementação, que é a entrega da solução ao cliente.

No processo de implementação, para que a solução seja efetiva para o cliente é necessário que estas atividades sejam executadas nesta sequência. Não é possível "Testar" sem ter "Implementado", e por sua vez não é possível "Implementar" sem ter "Definido o escopo".

Vejamos a seguir o fluxo desse Processo:

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Configurações necessárias para uso

Inicialmente, para que as funcionalidades estejam disponíveis para utilização, é necessário que estejam configuradas na licença de uso, os opcionais:

• 30618 – WORKFLOW/W
• 501024 – MÓDULO WORKFLOW SANKHYA /W

Após a disponibilização do opcional, é necessário cadastrar o Processo como um Serviço. Esse Serviço, será registrado na tela "Processos de Serviço".

Em seguida entre no menu:

Contratos e Serviços > Arquivos > Cadastros > Configurações Ordem de Serviço > Processos de Serviço

Na tela, você terá os campos:

Serviço: Informe neste campo o nome do processo.

Variação: Este campo será utilizado para criar um processo semelhante a um já existente, considerando que os processos estão sempre evoluindo, alterando assim, a estrutura do processo para as novas Ordens de Serviço a serem lançadas.

Principal: Nesse campo especifique se o processo está ou não ativo, ou seja, se existirem dois processos com o mesmo serviço, mas com variação diferente, deve-se informar ao sistema qual deles será utilizado, quando no lançamento de uma ordem de serviço.

Nota: Se o campo "Principal" estiver configurado com a opção "Não" ainda que o processo seja único, o sistema não o considerará no lançamento das Ordens de Serviço.

Observação: Pode-se informar neste campo, detalhes referentes a este processo.

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Cadastro das atividades do processo

Selecionar próxima atividade?: Se configurado como "Sim" ao finalizar a atividade, o executante poderá encaminhar a OS a um dos executantes configurados para as próximas atividades.

Pode concluir processo?: Se marcada, você será liberado para a partir do seu item, concluir o processo fechando a OS sem passar para os outros "Níveis". Contudo, isto só será válido se não existir nenhuma outra atividade em execução.

Seguir fluxo anterior?: Estando esta opção marcada, ao executar a atividade pela segunda vez, no caso de um recuo ou transição manual, o sistema automaticamente seguirá o fluxo escolhido anteriormente.

Máximo de níveis a recuar: Você deverá informar neste campo quantos "Níveis" poderão ser retrocedidos de forma ordenada, se assim o desejar. Se este campo estiver em branco o sistema não permitirá que uma atividade retorne a sua predecessora, a não ser que seja definida uma transição manual na grade localizada na parte inferior da tela "Transições desta atividade".

Tipo de transição: Este campo possui três opções de escolha, assim, teremos:

• Lista: Pode-se escolher atividades originadas de transições manuais, adicionadas na opção "Transições desta atividade".
• Próximo Nível: O sistema só permitirá realizar transições de próximo nível (fluxo normal do processo) e de nível de recuo;
• Ambos: Será possível trabalhar com as duas opções.

Seção Executantes desta Atividade

Definem-se nesta grade os Executantes de cada Atividade selecionada. Cada atividade poderá ter um ou mais executantes para ela configurados.

Por meio dos botões respectivamente, efetua-se a inclusão de executantes para a realização da atividade, ou a retirada destes, caso necessário.

Seção Transições desta Atividade

Na grade "Transições desta Atividade", tem-se a opção de definir também, como será a transição de um nível para outro dentro do processo.

Ao clicar no botão para inclusão, tem-se a tela "Adicionando transições":

Nota: Esta opção só será utilizada quando houver a necessidade de saltar ou retroceder alguns níveis dentro do processo.

Neste exemplo, a atividade selecionada é a de Nível 4 – Teste da Correção de Erro, se por algum motivo o usuário deseja retornar ao Nível 2 – Identificação do Erro (Debug), ao invés de seguir diretamente para a próxima atividade, que seria a "Documentação da Correção de Erro" no Nível 5, ele utilizará a opção "Transições desta Atividade" para selecionar a atividade de destino.

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Botão Substituir OS

O botão Substituir no topo da tela permite realizar a substituição de executantes, no processo selecionado e em todos os outros processos.

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Botão Desvincular OS

Ao clicar no botão Desvincular OS é aberta a tela "Desvincular OS de Fluxo de Processo" onde informa-se o número da OS que deseja desvincular o processo de serviço da mesma. Ao preencher-se o número, basta clicar em Desvincular OS para que o Processo de Serviço seja desvinculado da OS, transformando a mesma em uma OS normal.

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Processo na Ordem de Serviço

Para que a abertura de uma Ordem de Serviço seja originada do processo de Workflow, é necessário que o serviço a ser utilizado na primeira sub-OS seja o serviço vinculado ao Cabeçalho do Processo do Serviço.

Nota: Assim que uma Ordem de Serviço é aberta com o Workflow, o sistema não permite que nenhuma alteração seja feita no processo que o definiu, à exceção de troca de executantes. Uma vez Fechada a OS, pode-se fazer as alterações necessárias no processo, através da tela de Processos de Serviço.

Na OS o processo ocorrerá da mesma forma, modificando-se apenas as opções de "Salvar", "Encaminhar" e "Fechar OS". Vejamos um exemplo:

O processo de "Correção de Erro de Software" contempla as seguintes atividades:

Nível 1 - Reprodução do Erro (Teste)

Nível 2 - Identificação do Erro (Debug)

Nível 3 - Correção do Erro

Nível 4 - Teste da Correção de Erro

Nível 5 - Documentação da Correção de Erro

Nível 6 - Validação

Neste exemplo a OS 110 foi aberta pelo processo "Correção de Erro de Software", sendo assim, o usuário terá duas opções para salvar seu item: "Salvar" e "Salvar e Fechar".

Salvar e Fechar: Esta opção, realiza o salvamento do item e finaliza a OS, se a configuração feita anteriormente da atividade, permitir que ela conclua o processo.

Salvar: Esta opção irá salvar a tarefa atual e caso exista alguma outra Sub-OS em aberto, irá apenas salvar o item em questão. Caso todas as outras Sub-OS's já estejam fechadas, serão apresentadas as opções de "Salvar e Fechar OS", "Salvar e Abrir Sub-OS" e "Encaminhar".

Salvar e Fechar OS: Esta opção, realiza o salvamento do item e finaliza a OS.

Salvar e Abrir Sub-OS: Por meio desta opção, é feito o salvamento do item e é aberto uma nova sub-OS com as mesmas configurações (Produto, Serviço, Executante etc) do sub-item que acabou de ser fechado. Esta opção é em muitos casos utilizada, quando a atividade não foi totalmente concluída e precisará ser continuada em outro momento.

Encaminhar: O sistema irá salvar a tarefa atual e continuar com o processo Workflow, caminhando para a próxima tarefa como foi definido nos "Processos de Serviços", permitindo ao usuário encaminhar a OS a um dos executantes da próxima atividade.

• Selecione o "Serviço Previsto" que será executado na etapa seguinte;
• Em seguida, indique o "Executante" responsável pelo desenvolvimento da próxima atividade;
• Ao clicar no botão , a OS será alocada para o executante definido para o desenvolvimento da atividade em questão.

O mesmo procedimento de Salvar e direcionar a Sub-OS é válido para todas as atividades, ou seja, no exemplo que está sendo relatado, ao finalizar a atividade, pode-se novamente "Salvar e Fechar OS", "Salvar e Abrir Sub-OS" ou "Encaminhar" a OS.

Importante: Quando duas ou mais atividades estiverem configuradas em um mesmo "Nível", o encaminhamento da OS para estas, será feito de acordo com a configuração do Processo.

Sendo assim, se a opção "Selecionar próxima atividade?" estiver assinalada como "Sim", o usuário da atividade anterior poderá selecionar qual das atividades será realizada na próxima etapa.

Se a opção Selecionar próxima atividade? estiver marcada como "Não", no encerramento da atividade anterior, o sistema encaminhará automaticamente as atividades do nível seguinte aos executantes configurados para realizá-las.

Para o fechamento do fluxo do processo, a OS somente poderá ser encerrada, quando a atividade for a última do processo, ou a partir do item cuja atividade possua a opção "Pode concluir processo?" assinalada como "Sim". Neste caso, você poderá concluir o processo "Fechando a OS" sem passar para os outros níveis, desde que nenhuma atividade anterior esteja pendente.

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Parâmetros que influenciam nesta tela

Filtrar serviços pelo 'Uso produto' - SERVFILUSOPROD: Com este parâmetro desligado o sistema lista todos os produtos cadastrados independente do que estiver configurado no campo "Usado Como" do Cadastro de Produto. Se habilitado trará para o campo Serviço, somente serviços.

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