Conciliação Extrato Bancário

Essa rotina permite a realização de conciliações de extratos bancários automaticamente, através de um arquivo, disponibilizado pelo banco, e importado no sistema. Através deste processo o sistema identificará cheques presentes no sistema e no arquivo, e lançamentos através do número do documento. Será permitido o vínculo manual de lançamentos do sistema com lançamentos do arquivo, para os que não forem encontrados automaticamente; por fim, pode-se conciliar os que já estiverem lançados, gerando lançamentos no financeiro para registros, que constam no arquivo e não constam no sistema, esses lançamentos já serão automaticamente baixados e conciliados.

Para utilização desta rotina, são necessárias as seguintes configurações:

• No Cadastro de Contas Bancárias, aba "Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)", configura-se o campo "Categoria p/ lançamento de cheque"; essa categoria é utilizada para identificar no arquivo importado quais registros devem ser considerados como Cheques. Trata-se de um número de 3 (três) dígitos disponibilizado pelo banco. Exemplo: No layout do Banco do Brasil, o código é 101.
• Na tela Configuração Arquivo de Retorno, deve-se criar um layout de importação do arquivo (marcando "Conciliação Extrato Bancário"), esse layout deve conter:
• No Header: CONVENIO, CODBCO.
• Nos Registros de Lançamento: NROCTA, DTLANC, VALOR, NRODOC, CODCATEG, CNPJ_CPF, HIST.
• Na tela Conf. Lançamento de Conciliação de Ext. Bancário deve-se configurar alguns registros com parâmetros que servirão para lançamento, baixa e conciliação das despesas, que o sistema irá identificar no arquivo. Essas despesas são aquelas que não estão presentes no sistema ainda e estão apenas no arquivo, elas serão apresentadas na etapa Despesas no momento da conciliação. Elas serão identificadas no arquivo através do campo "Histórico" (campo HIST do layout). Deve-se atentar para o correto preenchimento do histórico em cada registro criado nesta tela.

Feitas as devidas configurações, vejamos sobre a utilização da rotina:

Na tela Financeiro > Rotinas > Conciliação Extrato Bancário:

Conta: Deve-se inserir a Conta bancária referente ao extrato bancário.

Empresa do Financeiro: Informa-se a empresa que será utilizada para lançamento de títulos financeiros de despesas no sistema. Essa empresa deve ser a mesma utilizada nos cadastros feitos na tela Conf. Lançamento de Conciliação de Ext. Bancário, pois o sistema utilizará a empresa informada neste campo para encontrar a configuração a ser empregada no lançamento dos títulos.

Período de Lançamento: Período dos títulos que se deseja conciliar.

Número Importação: Esse campo é utilizado quando uma importação foi previamente realizada, ou seja, pode-se importar um arquivo e fazer parte de sua conciliação, sendo possível retornar posteriormente à tela e continuar o processo, sem que seja preciso importar novamente o arquivo. Caso ainda não tenha sido importado o arquivo, esse campo será preenchido automaticamente, após o processamento do arquivo. Sendo informado um "Número Importação" o sistema irá inabilitar os campos "Layout EDI" e "Arquivo", e o botão "Processar".

Ao buscar um arquivo pelo "Número Importação", o pop-up aberto para realização desta busca, conta com os campos "Núm. Importação", "Data da Importação", "Nome do Arquivo" e "Data do Processamento" que visam auxiliar no refinamento e melhoria da pesquisa.

Tipo do Arquivo: Este campo é empregado para selecionar a categoria do arquivo. São apresentadas as seguintes opções:

• Texto - Arquivos no formato padrão CNAB (linhas e colunas);
• OFX - Arquivos no formato OFC/OFX.

Observação: A respeito do arquivo OFX, dentro do mesmo, o campo "Memo" é histórico e o campo "TRNTYPE" corresponde ao "Tipo de Transação OFX".

Layout EDI: Informa-se aqui o número do layout previamente cadastrado.

Nota: Ao selecionar no campo "Tipo do Arquivo" a opção "OFX", o campo Layout EDI será desabilitado.

Arquivo: Realiza-se através do link Selecionar arquivo, o upload do arquivo de extrato bancário.

Feita a escolha do Layout EDI e do Arquivo, clica-se no botão "Processar" para aferição do arquivo; cada arquivo poderá ser processado apenas uma vez. Uma vez que o arquivo tenha sido processado, o campo Número Importação será preenchido automaticamente e o botão "Próximo" localizado na parte inferior direita da tela será habilitado.

Cheques:

Ao clicar no botão Próximo, caso exista algum cheque, a etapa dos Cheques será apresentada; esses cheques foram identificados cruzando as informações do arquivo (campo CODCATEG do layout) e a "Categoria p/ lançamento de cheque" inserida no Cadastro de Contas Bancárias, aba Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI).

Esta etapa é apenas para visualização, e clica-se em "Próximo" para continuidade.

Observação: O sistema consultará a tabela de Movimento Bancário "TGFMBC" para observar se os cheques já foram lançados para que seja realizada a conciliação automática.

Despesas:

Clicando-se em Próximo, caso exista alguma despesa, a etapa Despesas será exibida; essas despesas podem ter duas origens:

• Títulos já lançados no sistema e que foram identificados através do número do documento, NRODOC do layout comparado com NUMDOC da tabela TGFMBC. Esse NUMDOC da TGFMBC, tem origem do campo Número da Nota do Financeiro.
• Títulos que só existem no arquivo e que foram identificados através dos campos HIST e CODCATEG do layout, respectivamente comparados com o Histórico e Categoria de Lançamento, cadastrados na tela Conf. Lançamento de Conciliação de Ext. Bancário.

Assim como a etapa anterior, esta também é apenas para visualização. Para prosseguir, clica-se em Próximo.

Conciliação Manual:

Esta etapa sempre será apresentada e nela pode-se visualizar duas grades, sendo que a da esquerda exibe os Registros no sistema da conta em análise e que ainda não foram conciliados; já a grade da direta, apresenta os Registros do arquivo que não foram conciliados nos passos anteriores. Ambas as grades também filtram pelo período selecionado no início da utilização da rotina.

De acordo com a coloração, tem-se a distinção entre os registros apresentados nas grades. Deste modo, as receitas são exibidas na cor azul e as despesas na cor vermelha.

Através desta etapa, podem-se selecionar registros nas duas grades para proceder com a conciliação, bastando selecionar os registros e clicar em "Salvar". É importante mencionar que, para que seja possível salvar a conciliação, os Totais selecionados nas grades devem estar iguais.

A conciliação pode ser feita selecionando todos os registros de uma só vez, ou selecionando-os separadamente e clicando-se em "Salvar". Ao Salvar, o sistema removerá os registros previamente selecionados de ambas das grades.

Observação: Você poderá conciliar lançamentos financeiros que foram desconciliados do arquivo de extrato bancário, ou seja, é possível desconciliar mais de um registro no sistema que foi conciliado pelo arquivo bancário, sem limitação na quantidade de registros.

Uma vez finalizadas e salvas as seleções, ao clicar em "Concluir", o sistema irá conciliar todos os cheques e títulos correspondentes às etapas anteriores, lançando, baixando e conciliando os títulos de despesas, que não estavam lançados no sistema e conciliando os registros selecionados manualmente neste último passo.

Depois de concluído o procedimento, será apresentada uma tela de finalização:

Busca de Data e Valor de Lançamento

Para buscar corretamente a data de lançamento, é necessário preencher na coluna "Nome do Campo" o campo correspondente à DTLANC o valor de DTLANCDDMMYYYY na tela Configuração de Arquivo de Retorno. Isso porque, no arquivo de retorno a data está no formato DDMMYYYY (08092017).

Para buscar corretamente o valor de lançamento, deve ser feita a configuração correta no campo "VALOR" indicando a posição de Inicio e Fim na tela "Configuração de Arquivo de Retorno".

Observação: Para os campos DTLANC e VALOR existe a possibilidade de se utilizar configurações diferentes de acordo com o layout do arquivo, ou seja:

• Os formatos válidos para DTLANC são:

 DTLANC (Padrão DDMMYY), DTLANCDDMMYYYY, DTLANCYYYYMMDD, DTLANCYYMMDD

• O ajuste para o campo VALOR, por padrão são 2 decimais. Quando se desejar 3 ou 4 decimais, deve-se utilizar a seguinte configuração para o VALOR:

 VALOREEE (3 decimais) e VALOREEEE (4 decimais).

Na configuração de um arquivo de retorno de conciliação de extrato bancário, as variáveis abaixo possuem as respectivas representações:

DTLANC                        Formato de data importada: DDMMYY

DTLANCDDMMYYYY                Formato de data importada: DDMMYYYY

NROCTADIGITO                Digito da conta bancaria

Nota: Nos casos da configuração do processamento do retorno bancário, o identificador "DigitodaConta" atende aos padrões do banco ITAÚ para número de conta, e também diferencia pelo "dígito" as contas que eventualmente tenham números iguais. Este campo é concatenado com o campo "Conta".