Importação do Plano de Contas com base no ECD

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Essa rotina tem por objetivo promover a importação do Plano de Contas e o Saldo das Contas, com base na importação de um arquivo de ECD - Escrituração Contábil Digital. Tem-se aqui, uma rotina que poderá ser adotada apenas para as Empresas Filiais que utilizam um Plano de Contas diferente do cadastrado no sistema, de modo que, para as filiais que possuem o mesmo plano de contas, não se faz necessária sua importação.

Definições iniciais e Botões da tela

Primeiramente, na abertura da tela, deve-se selecionar a empresa para a qual serão importados os dados pertinentes ao Plano de Contas.

No alto da tela, tem-se três botões que irão influenciar no andamento desta rotina da seguinte maneira:

"Importar" - Este botão quando acionado, apresenta um pop-up para escolha e consequente importação do arquivo correspondente ao Plano de Contas.

"Excluir" - Através deste botão realiza-se a exclusão de um Plano de Contas já importado. Ao solicitar a eliminação de um Plano de Contas, será apresentada uma mensagem de confirmação de tal procedimento; optando-se por continuar a exclusão (botão Sim), o sistema irá verificar se existe algum lançamento contábil que utiliza a Conta Contábil vinculada ao Plano de Contas que será excluído. Caso exista, será exibida a seguinte mensagem:

"Não é possível excluir o Plano de Contas, pois existem lançamentos contábeis vinculados às contas desse Plano de Contas. Para excluí-lo, é necessário excluir antes os lançamentos contábeis vinculados a tais contas."

"Histórico de importação" - Este botão exibe um pop-up de nomenclatura "Histórico" que trás um breve detalhamento das importações já realizadas. Ainda por meio deste pop-up pode-se realizar a baixa do arquivo correspondente à importação desejada, de modo a analisá-lo mais minuciosamente, se for o caso.

Por meio do botão  "Ver Andamento" você poderá acompanhar o andamento da importação que será realizada:

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Aba Geral

Tem-se na Aba Geral alguns dados provenientes da importação realizada. Os campos abaixo não permitem edição; seu objetivo é somente de visualização. São eles:

Analítica: Conforme importação, quando assinalada, tem-se uma conta analítica.

Grupo de Conta: Tem-se neste campo, a Descrição e Código na qual a conta está vinculada.

Dt. Inclusão: Apresenta-se neste campo, a Data da Inclusão da conta.

Usuário: Tem-se aqui, o Código e Descrição do Usuário que realizou a importação.

Data e hora primeira importação: Este campo registra a data e hora em que a primeira importação foi efetuada.

Data e hora alteração: Tem-se neste campo, o registro da última alteração realizada na tela.

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Aba Saldo ECD

A Aba Saldo é composta pelos dados pertinentes aos Saldos das Contas importadas. São informações que não permitem edição; seu objetivo é somente de visualização. É uma grade composta pelas seguintes colunas:

Referência: Apresenta a referência do saldo composta por mês e ano (01/2016, por exemplo), conforme importação.

Centro de Resultado: Tem-se aqui, o código do Centro de Resultado do saldo, se houver.

Saldo Inicial: Exibe o valor do Saldo Inicial, conforme importação.

Indicador de Situação do Saldo Inicial: Esta coluna apresenta a situação do saldo inicial, ou seja, se este é Devedor (D) ou Credor (C), de acordo com a importação.

Débitos: Tem-se aqui, o valor de débitos, conforme importação.

Créditos: Nota-se nesta coluna, o valor de créditos, de acordo com a importação.

Saldo final: Apresenta o valor do Saldo Final, conforme importação.

Indicador de Situação do Saldo Final: Tem-se nesta coluna, a situação do saldo final, ou seja, se o mesmo é Devedor (D) ou Credor (C), conforme importação.

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Validações e Restrições para importação

Na importação do Plano de Contas, algumas verificações são efetuadas. A saber:

• No arquivo importado, o registro I010:
• O Campo 2 (IND_ESC) - sua forma deve ser 'G' - (Livro Diário completo sem Escrituração Auxiliar) ou 'R' (Livro Diário com Escrituração Resumida, com escrituração auxiliar). Se esta regra não for atendida, será apresentado o seguinte erro:

"Somente os tipos de escriturações: G - (Livro Diário Completo sem escrituração auxiliar) ou R (Livro Diário com Escrituração Resumida, com escrituração auxiliar) estão preparados para realizar a importação do arquivo."

• O Campo 3 (COD_VER_LC) deste registro, se refere a versão do layout; esta deve ser igual ou maior que 4.00. Caso não seja, será apresentado o seguinte erro:

"Somente versão maior ou igual a 4.00 é suporta para importação."

• A Importação do arquivo só poderá ocorrer, caso tenha-se configurado a Máscara da Conta Externa da empresa selecionada, por meio da tela Vinculação de Contas Contábeis Externas. Caso esta configuração não tenha sido feita, será apresentada a seguinte mensagem:

"Para realizar a importação do Plano de Contas e dos Saldos das Contas é necessária a definição da máscara das Contas Contábeis na tela de Vinculação de Contas Contábeis Externas."

• Caso seja feita a importação de um arquivo ECD da empresa selecionada, em que já ocorreu a importação, os valores dos saldos serão reprocessados, e será salvo sempre o valor do saldo da última importação ocorrida.
• Quando já tiver ocorrido alguma importação do arquivo para a empresa selecionada, e uma nova importação for realizada, o sistema verificará se houve alteração no Plano de Contas do arquivo; para cada tipo de alteração o sistema irá se comportar de uma forma diferente. Vejamos:
• Caso no novo arquivo exista uma nova conta contábil que não foi cadastrada anteriormente, esta conta contábil será incluída com seu respectivo saldo, e na finalização da importação do arquivo, será informado que a importação ocorreu com sucesso e que ocorreram alterações no Plano de Contas:

"Foram encontradas novas contas contábeis no último arquivo importado, a mesma não existiam na estrutura anterior e foi adicionada ao plano de contas."

• Caso alguma conta contábil que foi cadastrada anteriormente não tenha sido encontrada na nova importação, a referida conta não será excluída e seu saldo não será atualizado; na finalização da importação do arquivo, será exibida a mensagem que a importação ocorreu com sucesso, porém ocorreram alterações no plano de contas:

"Algumas Contas contábeis que foram incluídas em importações anteriores, não foram encontradas no último arquivo importado. Favor verifique a vinculação das Contas Contábeis Externas."

Depois de realizada a importação, o sistema apresentará o Plano de Contas importado e seu respectivo saldo da conta.

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Parâmetros

Com o parâmetro "Consid. per. contáb. emp. plano conta p/ saldo ECD - CONPERCONSALECD" ligado, o sistema irá considerar o período contábil da empresa do plano de contas para realizar a Importação do Plano de Contas com base no ECD, ou seja, se a empresa que estiver realizando a importação possuir o plano de contas compartilhado de outra empresa e ela estiver com o período contábil com um ano diferente do arquivo importado, os saldos não será importados corretamente. Caso se encontre desligado, o sistema considerará apenas o período contábil da empresa que está fazendo a importação, mesmo tendo o plano de contas compartilhado de outra empresa.

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