Módulo: Gestão Estratégica > Rotinas
Os Planos de Ação são norteados pela ferramenta "5W2H" (basicamente, é uma listagem de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa) e podem ser feitos de forma antecipada a fim de atingir determinada meta, realizar determinado projeto ou implantar um novo processo, ou ainda, de forma reativa ao não atingimento de determinados objetivos, como ações sobre problemas ou causas identificadas que estejam impedindo o alcance das metas definidas.
Observação: para o uso completo dos recursos de Plano de Ação do módulo de Gestão Estratégica, é preciso utilizar também o módulo de "Controle de OS", pois a execução do Plano de Ação é feita através do apontamento de Ordens de Serviço.
| Considerações Iniciais | Aba Geral | |
| Aba Plano | Aba Planejamento | |
| Aba Metas | Aba Causas | |
| Botão Outras Opções | Botão Gerar OS |
Considerações Iniciais
Ao visualizar a tela em modo grade, são apresentados filtros que facilitam o controle sobre seus Planos de Ação. Será possível filtrar um plano específico (campo "Plano de ação"), os planos de uma "Unidade Gerencial", planos de uma "Meta", por executante (campo "Quem"), por "Criador" do plano, seu "Status" ou através de seu "Período" de previsão ou realização.
Ao acionar o botão de inserção de um "Plano de Ação", a tela será modificada para o modo formulário, onde inicialmente devem ser informados o "Código" do Plano, informação esta, inserida manualmente ou de forma automática, dependendo da configuração realizada no botão opção "Numeração...", localizado no lado superior direito da tela, em seguida, informe a "Descrição" geral para o plano e seu percentual de completude, através do campo "% Completude".
O "Status" do plano é atualizado automaticamente de acordo com as ações no plano, ou por apontamentos na Ordem de Serviço do plano. O status inicial é "Em planejamento", que corresponde à fase em que o gestor descreve os detalhes do plano.
Feito isso, são disponibilizadas algumas abas para completa configuração do Plano de Ações.
Aba Geral
Nessa aba, realize a vinculação das informações básicas do Plano de Ação.
O campo "Un. Gerencial" é de preenchimento obrigatório para conclusão do Plano e se refere à Unidade Gerencial a qual o plano pertence.
No campo "Meta" pode-se relacionar o Plano que está em construção, a uma meta específica.
O campo "Exercício" também é de preenchimento obrigatório, e é onde será especificado o exercício ao qual o Plano de Ação pertence.
O campo "Cód. Usuário inclusão" é alimentado de forma automática pelo sistema, e apresenta o criador do Plano de Ação. Assim, automaticamente o campo "Dt./Hora Inclusão" será preenchido com a data de criação do registro.
Os campos "Cód. Usuário Modificação" e "Dt./Hora Modificação" registrarão, respectivamente, o usuário e a data da última alteração do registro.
Aba Plano
Na aba Plano, são informados os detalhes do Plano de Ação (5W2H).
Aqui são realizadas as seguintes especificações:
- Quem irá executar o Plano - Who;
- O que será feito - What;
- Onde será feito - Where;
- Por que deve ser feito - Why;
- Como deve ser feito - How;
- Quanto irá custar - How much.
Poderemos ainda, inserir dados sobre o "Retorno esperado" com a execução do plano e alguma "Observação" relevante ligada ao plano.
Quando deve ser feito o "When" será informado na aba "Planejamento", a qual trataremos no tópico a seguir.
Aba Planejamento
O preenchimento dessa aba, se refere ao When do 5W2H. Nela são informadas as datas previstas para início e fim da execução do plano.
As "Datas de Início e Fim do realizado", assim como os "Esforços Previstos e Realizados" são informações alimentadas diretamente pela Ordem de Serviço gerada para a execução do Plano.
Aba Metas
Nessa aba são vinculadas as Metas da análise de causa, que serão afetadas pelo Plano de Ação em questão.
Este vínculo poderá ser feito diretamente por essa aba no Plano, pela tela "Gestão Estratégica > Rotinas > Análise de Causa de Efeito" ou ainda pela tela "Gestão Estratégica > Apuração do Resultado".
Aba Causas
Nessa aba são vinculadas as Causas da Análise de Causa, que serão afetadas pelo Plano de Ação em questão.
Esse vínculo poderá ser feito diretamente por esta aba no Plano, pela tela "Gestão Estratégica > Rotinas > Análise de Causa de Efeito", ou ainda pela tela "Gestão Estratégica > Apuração do Resultado".
São de preenchimento obrigatório os campos "Análise de Causa", onde será definido o efeito/problema a ser afetado pelo Plano, e o "Cód. Causa", onde será determinado a causa efeito acometida pelo Plano.
Botão Outras Opções...
Por meio desse botão, pode-se realizar dois procedimentos distintos, que são "Cancelar plano" ou "Reabrir plano".
Caso seja feito o cancelamento de um Plano de Ação, seu status irá assumir a condição de "Cancelado". Caso exista uma Ordem de Serviço aberta, esta será fechada no ato do cancelamento.
A reabertura de um Plano de Ação, pode ser feita em algum plano que tenha sido "cancelado" ou "finalizado". Esse procedimento de reabertura, também faz com que a OS existente seja reaberta em seu último item, retornando o status do Plano para "Em execução".
Botão Gerar OS
Feita a configuração do Plano de Ação, ao acionar o botão "Gerar OS" localizado na parte superior direita da tela, o sistema gera uma Ordem de Serviço para o executante configurado como responsável (aba "Plano", campo "Quem") do Plano de Ação.
Essa Ordem de Serviço será gerada com base em uma OS modelo, que deverá ser previamente informada no parâmetro "Modelo de OS para plano de ação - MODPLANOACAO". Este modelo de OS, se refere a um número de OS lançada no sistema, que servirá de modelo para que o módulo Gestão Estratégica utilize suas informações para lançar a OS do Plano de Ações. As informações copiadas do modelo de OS para a OS do Plano de Ação, são "Parceiro", "Contrato", "Produto", "Serviço", "Classificação", "Motivo" e "Status".
Ao realizar a abertura da Ordem de Serviço, o sistema abre uma pequena tela para que o problema da OS possa ser editado. Por padrão, o sistema associa os textos de cada campo da aba Plano para alimentar este campo, porém você poderá alterá-lo conforme necessário e desejado. Você deve informar também o esforço previsto em horas e minutos para a execução do Plano.
Caso o parâmetro "Escolhe produto/serviço OS de plano de ação? - PRODSERVPLACAO" esteja ativado, será possível alterar o "Produto" e o "Serviço" da OS a que será lançada.
Ao preencher os campos e clicar em "OK", a Ordem de Serviço será lançada.
Na aba "Planejamento" do Plano de Ação, a data de "Início realizado", será alimentada conforme a primeira data de execução lançada em um item da OS aberta. Assim como a data de "Fim realizado", que será a data de fechamento da Ordem de Serviço.
O "Esforço Previsto" será o "Tempo Previsto" registrado no cabeçalho da OS. Já o "Esforço Realizado" será a soma total do tempo apontado nos itens da Ordem de Serviço.
Como visto no início desse tópico, no lançamento do Plano de Ação, seu "Status" inicialmente é apresentado como "Em planejamento". Ao gerar a OS do plano, o status é alterado para "Planejado", pois de fato o plano está feito e pronto para ser executado.
Quando forem apontados no item da OS, sua data e hora de execução, o Status será modificado para "Em execução". No fechamento da OS do Plano de Ação, o status é alterado para "Finalizado" ou "Finalizado com atraso", dependendo da data do fechamento da OS em confronto com a data do fim previsto do planejamento efetuado para o plano em questão.
No apontamento da OS do Plano de Ação, o sistema irá permitir o registro de execução do item da OS com data retroativa, de acordo com a configuração realizada no parâmetro "Limite de dias retroativos p/ subOS de Plano Ação - PLADIASRETRO".
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