Como registrar um orçamento de compras

Registro de orçamento de compras

O que é o registro de cotação/orçamento manual e quais os principais benefícios desse processo para a empresa?

O registro de cotação/orçamento manual é uma prática eficaz na gestão de compras, permitindo uma documentação detalhada das cotações recebidas de diferentes fornecedores. Esse processo oferece controle completo sobre os dados, como preços, condições de pagamento e prazos de entrega.
Além disso, possibilita uma tomada de decisão estratégica, já que permite comparar cotações e escolher as melhores opções de compra, alinhadas aos objetivos financeiros da organização. 
A flexibilidade nas negociações é outro benefício, pois facilita a revisão de ofertas anteriores e a negociação de condições mais vantajosas. O histórico detalhado das cotações também se torna um recurso importante para o planejamento de compras e identificação de padrões de mercado, enquanto a otimização de custos pode ser alcançada ao analisar diferentes fornecedores e identificar oportunidades para reduzir gastos.

Quais problemas esse recurso do sistema resolve?

• Desorganização no histórico de compras, dificultando o acesso rápido às informações anteriores.
• Alta incidência de erros manuais nas solicitações de compra.
• Dificuldade para negociar condições por falta de dados claros e atualizados.
• Planejamento ineficiente devido à ausência de visibilidade sobre orçamentos anteriores.

Quais são os riscos de não utilizar o registro de orçamento no processo de compras?

Perda de controle sobre os dados de compras, dificultando a gestão financeira e o planejamento estratégico. Sem um histórico consolidado, a empresa perde a capacidade de analisar tendências de mercado e realizar comparações precisas entre fornecedores, o que pode resultar em decisões de compra mal fundamentadas e custos excessivos.

Vídeo com demonstração prática no sistema
 

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: Na empresa Axis LTDA, um dos produtos mais usados no dia a dia está quase acabando, e a equipe de compras precisa agir rápido. Mesmo com a urgência, é importante ter cuidado na hora de comprar, já que o preço e prazo de entrega deste item pode variar bastante entre os fornecedores. Para garantir uma compra com bom custo, a equipe vai registrar o orçamento no sistema e enviá-lo por e-mail para os parceiros. Assim, poderá comparar as propostas recebidas e escolher a mais vantajosa antes de emitir o pedido.

Tarefa: Registre um orçamento usando os produtos já cadastrados em sua base de dados. Em seguida, envie o orçamento por e-mail para simular o envio.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya.

1. Portal de Compras

• Acesse a tela Portal de Compras
  Menu: Comercial» Consulta» Portal de Compras
• No campo Tipo de Movimento localizado na porção superior esquerda, selecione Pedido de Compra.
• Na seção Resultado da Seleção, clique na seta para baixo ao lado do “+” (Novo documento - opções) e escolha a TOP “Orçamento de Compra”. 
• Dê um duplo clique ou clique no botão “+ Lançar”.
  O sistema irá direcioná-lo para a tela Central de Compras. 

2. Preencher os campos do painel cabeçalho 

Preencha os campos obrigatórios:

• Empresa: Selecione a empresa responsável pelo orçamento de compra.
• Parceiro: Informe ou selecione um fornecedor.
• Tipo de Operação: Este campo será alimentado conforme a TOP escolhida nas opções do Novo documento.
• Tipo de Negociação: Selecione a negociação desejada.
• Comprador: Informe o nome do responsável pela compra.
• Natureza: Selecione a destinação do produto, como "Produto para Venda", "Uso e Consumo", etc. (A natureza selecionada deve ser Ativa e Analítica).
• Centro de Resultado: Informe o centro de custo ou departamento responsável pela aquisição. (O centro de resultado selecionado deve ser Ativo e Analítico).
• Após preencher todos os campos obrigatórios, clique em "Salvar[F7]".

Observação: Somente após salvar o cabeçalho, será possível incluir os itens na cotação ou orçamento.

3. Inclusão do produto no painel itens 

• Clique no botão “+ (Cadastrar Item Nota/Pedido[F8])” no painel de Itens.
• Ative o modo formulário para facilitar a visualização e preenchimento.

Preencha os campos: 

• Para localizar o produto a ser incluso:

Consulta de Produtos
Tela intuitiva com informações completas do produto como preço e estoque

• Clique no ícone de lupa para ser encaminhado abrir a tela de consulta
• Selecione o item com um duplo clique e preencha as demais informações.

Campo digitável “Produto”

• Com o modo formulário acionado, digite o nome do produto e selecione para seguir com o preenchimento das demais informações. 
• Quantidade
• Local de origem
• Unidade
• Vlr. Unitário
• Clique em "Salvar[F7]"
• Ao salvar, o painel Rodapé será preenchido automaticamente com os totais e impostos (se previamente configurados).

4. Conferir e Confirmar o Orçamento

• Verifique todas as informações do orçamento, incluindo valores e impostos.
• Clique no botão “Confirmar” para finalizar o orçamento.

O sistema gerará o Nro. Nota, que será o número do seu orçamento/cotação.

5. Enviar o orçamento/cotação por E-mail ao Fornecedor

• Clique no botão “...” (Outras opções, localizado no menu principal.

Escolha entre as duas opções de envio:

• Enviar/Reenviar e-mail: O sistema enviará automaticamente para os e-mails cadastrados na TOP e no parceiro.
• Enviar e-mail com seleção de Destinatário: Um pop-up será exibido para digitar o e-mail do destinatário. Insira o endereço e clique em “Enviar”. 

Correção e Repetição

• Certifique-se de preencher todas as informações no painel do Cabeçalho e Itens.

• Valide se após salvar o Rodapé foi atualizado com as informações da cotação.

• Verifique se o e-mail do fornecedor foi cadastrado na TOP e no cadastro do parceiro (fornecedor).

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Para praticar, experimente criar novamente um novo orçamento de compra, com outros produtos e fornecedores.