Como registrar um pedido de compras utilizando o orçamento

Registro do pedido de compra via orçamento

O que significa lançar um pedido de compra mediante a um orçamento?

Lançar um pedido de compra mediante a um orçamento refere-se ao processo de conversão de um orçamento registrado manualmente em um pedido oficial, após sua aprovação. Esse procedimento facilita a transição entre a análise e a efetivação da aquisição, garantindo que todos os detalhes acordados, como preços, prazos e condições, sejam formalizados de maneira precisa. A automação dessa etapa promove maior eficiência, reduzindo erros manuais e assegurando a agilidade e a confiabilidade das transações comerciais, alinhando as operações às necessidades estratégicas da empresa.

Quais problemas que este recurso do sistema resolve? 

• Falta de visibilidade sobre os custos: sem um controle centralizado, é difícil acompanhar preços e condições de compra, o que compromete a gestão financeira.
• Lentidão no processo de compras: A ausência de integração entre orçamento e pedido causa atrasos e aumenta o esforço operacional.
• Desalinhamento entre departamentos: A falta de um fluxo contínuo de informações entre áreas gera retrabalho, erros e baixa eficiência na gestão de recursos.

Quais os riscos de não lançar o pedido de compra com base em um orçamento?

A não aplicação da prática de lançamento de um pedido de compra mediante um orçamento pode gerar diversos riscos operacionais e financeiros para a empresa. Sem essa automatização, aumentam as chances de erros manuais, como divergências nos valores, prazos e condições acordadas, comprometendo a confiabilidade das compras. Além disso, a falta de controle sobre os custos dificulta a gestão financeira, podendo resultar em gastos não planejados ou superfaturados. O processo de compras também se torna mais lento e ineficiente, causando atrasos na aquisição de itens essenciais e impactando a produtividade. Por fim, a falta dessa prática pode comprometer uma tomada de decisões estratégicas.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: Após registrar o orçamento no sistema, a equipe de compras da empresa Axis LTDA foi informada de que o produto solicitado tinha um prazo apertado para entrega. Como se trata de um item utilizado diariamente, a compra precisa ser realizada com agilidade para evitar impactos na rotina operacional.

Com o orçamento aprovado e as condições já definidas, o próximo passo é formalizar o pedido de compra. Para isso, é necessário aguardar a liberação do gestor responsável, garantindo que a compra siga o que foi acordado e respeite as diretrizes internas da empresa.

Tarefa: Registre o pedido de compra com base no orçamento criado anteriormente.
Durante o processo, o sistema exibirá um pop-up solicitando a liberação do gestor. Neste momento, você ainda não precisa realizar a liberação — essa etapa será abordada na próxima atividade.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya.

1. Filtrar o orçamento/cotação

• Acesse a tela Portal de Compras
  Caminho:Comercial» Consultaa » Portal de Compras

• No campo Tipo de Movimento localizado na porção superior esquerda, selecione Pedido de Compra.

• Em seguida, clique no botão “...” (Filtrar TOP(s)) ao lado e escolha a TOP de Orçamento de Compra.

• Clique em Aplicar para confirmar a seleção.

• No painel Resultado da Seleção, verifique se o orçamento registrado na aula “Como registrar um orçamento de compras” possui os campos Pendente e Confirmada marcados como Sim.

• Com o status do registro validado, selecione o item com um clique único.

2. Faturamento do orçamento/cotação

• Clique no botão “Faturar”.

• No pop-up exibido, deixe o campo de Data em branco (será preenchido automaticamente) e clique em “Próximo".

• No campo “TOP” indique a TOP Pedido de Compra.

• No campo “Série” indique 1 e clique no botão “Concluir”.

3. Validação final

• Após concluir o sistema irá direcionar para a “Central de Compras”.
  Revise as informações do pedido:

• Cabeçalho: Confirme os dados do fornecedor, tipo de negociação e demais informações obrigatórias.

• Itens: Verifique o(s) produto(s), quantidade e valores registrados.

• Clique em “Confirmar". 

Atenção: Caso o sistema esteja configurado para exigir liberação, será exibido um alerta indicando a necessidade de liberação do Evento 44. Esse processo será visto em detalhes na próxima etapa. Em caso negativo, o sistema gerará o Nro. Nota, que será o número da Nota de Compras.

Correção e Repetição

• Antes de clicar em faturar verifique se o orçamento está registrado e se os campos Pendente e Confirmada estão marcados como Sim.
• Confirme que a TOP Pedido de Compra foi carregada corretamente.
• Valide se após salvar o Rodapé foi atualizado com as informações corretas.
• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.
• Certifique-se de que realizou as configurações da TOP e o Layout da Nota estão corretos. 
• Lembre-se que a TOP é histórica, caso realize alguma alteração, será necessário iniciar um novo pedido de compra.
• Para praticar, experimente criar novamente um novo pedido de compra, com outros produtos e fornecedores.