Como liberar pedido de compra na confirmação da nota (Evento 18)

Liberação de pedido pela confirmação da nota (Evento 18) 

Qual é a finalidade do Evento 18 - Liberação de Pedido/Confirmação de Nota no sistema?

O Evento 18 tem como finalidade reforçar o controle interno, exigindo uma validação formal antes da confirmação de Pedidos de Compra ou Notas, garantindo o alinhamento às políticas internas da empresa e promovendo maior segurança e transparência nos processos críticos. Este evento é utilizado exclusivamente para solicitar a liberação de confirmação, sem considerar valores ou limites financeiros, e não suporta a funcionalidade de "Liberação em Cascata", limitando-se ao primeiro usuário configurado para aprovação. Além disso, Notas de Complemento estão excluídas deste processo, não gerando qualquer solicitação de liberação.

Quais problemas este recurso do sistema resolve? 

• Risco de fraudes e transações não autorizadas, por falta de controle nos processos de aprovação.

• Ausência de rastreabilidade nas decisões, dificultando auditorias e o acompanhamento das ações realizadas.

• Pedidos fora do orçamento, comprometendo o planejamento financeiro e causando gastos indevidos.

• Falta de dados confiáveis para decisões estratégicas, gerando compras desalinhadas com as reais necessidades da empresa.

Quais os riscos de não utilizar a liberação do evento 18?

Sem validação estruturada, as transações ficam sujeitas a compras desalinhadas às necessidades reais, resultando em estoques excessivos ou rupturas que impactam diretamente o fluxo operacional. A falta de controle sobre as alçadas de aprovação aumenta o risco de gastos desnecessários, fraudes e desvios financeiros, dificultando a identificação de irregularidades e comprometendo a transparência e governança interna.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A colaboradora responsável pelas compras na empresa Axis iniciou a confirmação de um pedido de 200 unidades do Produto 4, essencial para as operações da empresa.

Durante o processo, o sistema solicita liberação vinculada ao Evento 18, exigindo validação do gestor para garantir conformidade com as políticas internas.

Somente após essa aprovação o pedido poderá ser confirmado e enviado ao fornecedor, assegurando o abastecimento adequado.

Tarefa: Dê continuidade ao fluxo de liberação para que o pedido de compra possa ser validado pelo gestor responsável. Após a aprovação, confirme o pedido no sistema para que ele seja formalizado e encaminhado ao fornecedor.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya.

1. Configurações na TOP

• Confira se a TOP Pedido de Compra está ativa e configurada corretamente para execução do Evento 18:
  Na Aba Geral, o campo “Exigir Liberação antes da Confirmação” deve estar marcado.

• Verifique-se foi determinado o responsável liberador na rotina Usuários.
  Atenção! Este evento acata somente a primeira opção informada na aba Liberações em Cascata dentro da tela Tipos de Operação - TOP

2. Processo de Liberação de Limite

Pela Central de Compras:

• Após acionar o botão Confirmar, para finalizar o pedido de compra, o pop-up Liberações solicitadas será apresentado.

• Selecione o usuário liberador no campo indicado.

• Clique em “Salvar”.

• Acesse o botão “Liberações”, que abrirá a tela Liberações da Nota/Pedido.

• Insira o Usuário e a Senha.

• Clique em “Aplicar”.

• Localize o pedido exibido, selecione e clique no botão “Liberar” ou dê um duplo clique para aprovação.

Pela Tela de Liberação de Limites:

• Acesse a tela Liberação de Limites.
  Menu: Configurações » Avançado » Liberação de Limites

• Insira os dados do liberador (usuário e senha) e clique em “Aplicar”.

• Todas as solicitações pendentes para o liberador serão exibidas.

• Localize o Pedido de Compra, selecione e clique em “Liberar”.

3. Finalizar o Pedido de Compra

• Após a liberação, volte à Central de Compras clicando no botão “Voltar” no canto superior direito.

• Revise todas as informações, como quantidades, valores e condições comerciais.

• Clique em “Confirmar” para concluir o pedido.

Dica Final: O sistema gerará o Nro. da Nota, que será o número do Pedido de Compra para controle e rastreamento.

Correção e Repetição

• Confira se a TOP Pedido de Compra está ativa e configurada corretamente.

• Verifique-se foi determinado o responsável pela liberação (liberador) na aba Liberação em Cascata.

• Na Aba Geral, deve estar marcado a opção Exigir Liberação antes da Confirmação.

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Revise as configurações da TOP (Tipo de Operação).

• Lembre-se de que a TOP (Tipo de Operação) possui caráter histórico, o que significa que qualquer alteração realizada exigirá o cancelamento do pedido de compra atual e a criação de um novo para refletir as mudanças.

• Para praticar, experimente criar novamente com um cenário diferente, com outros produtos, com outros valores de pedido e fornecedor.