Como registrar um pedido de compra

Lançamento pedido de compra via portal de compras 

O que é o lançamento de um pedido de compra via portal de compras?

Se trata do processo de formalização de uma solicitação de aquisição de produtos ou serviços diretamente no sistema ERP Sankhya, utilizando as funcionalidades do Portal de Compras. Esse procedimento envolve a inserção direta das informações necessárias pelos colaboradores responsáveis, permitindo uma gestão personalizada e eficiente. 

Quais os riscos de não utilizar o lançamento de pedidos de compra via portal de compras?

A ausência do recurso de lançamento de pedidos de compra via portal de compras acarreta a perda de uniformidade nos processos de aquisição, compromete a previsibilidade do estoque e a gestão de demanda, sem o registro do pedido de compras o sistema não consegue entregar o cálculo automático do lead time (prazo compreendido entre a formalização do pedido de compras e a chegada da mercadoria na empresa, ou seja, o tempo que o fornecedor gasta para entregar a mercadoria), que é um indicador importante no processo de compras, que pode ser utilizado na análise de giro para obter valores mais concretos nas sugestões de compras.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A Axis, em situações pontuais, adota a prática de lançar pedidos de compra manualmente, a fim de atender às necessidades de reposição de estoque.

Recentemente, o setor de armazenagem identificou que o Produto 1 encontra-se com quantidade insuficiente. Para normalizar o nível de estoque e garantir o atendimento às demandas dos clientes, será necessária a compra de 260 unidades.

Tarefa: Registre manualmente um novo pedido de compra, para atender à necessidade de reposição de estoque.

Atenção! Diante do cenário prático, você poderá utilizar os produtos disponíveis em sua base de dados. Ressaltamos que os nomes dos produtos mencionados acima são apenas representativos.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya 

1. Portal de Compras

• Acesse a tela Portal de Compras
  Menu: Comercial » Consulta » Portal de Compras

• No campo Tipo de Movimento localizado na porção superior esquerda, selecione “Pedido de Compra”.

• Na seção Resultado da Seleção, clique na seta para baixo ao lado d  “+” (Novo documento - opções) e escolha a TOP de Pedido de Compra.

• Dê um duplo clique ou acione o botão “+ Lançar e o sistema abrirá automaticamente a tela Central de Compras.

2. Preencher os Campos do Painel Cabeçalho

Preencha os campos obrigatórios:

• Empresa: Selecione a empresa responsável pela compra.

• Parceiro (Fornecedor): Informe ou selecione o fornecedor.

• Tipo de Operação: Pedido de Compra

• Tipo de Negociação: Se necessário, selecione a negociação desejada.

• Comprador: Informe o nome do responsável pela compra.

• Natureza: Selecione a destinação do produto, como "Produto para Venda", "Uso e Consumo", etc. (A natureza selecionada deve ser Ativa e Analítica).

• Centro de Resultado: Informe o centro de custo ou departamento responsável pela aquisição. (O Centro de Resultado selecionado deve ser Ativo e Analítico).

• Após preencher todos os campos obrigatórios, clique em "Salvar".

Observação: Somente após salvar o cabeçalho, será possível incluir os itens do pedido de compra.

3. Inclusão do Produto no Painel Itens

Atenção: revise e organize os campos no seu painel de Itens para facilitar a visualização.

• Clique no botão “+” no painel Itens.

• Ative o modo grade para facilitar a visualização e o preenchimento.

• Inclua o produto.

• Digite o código do produto (ex: 01) diretamente no campo, ou utilize a lupa para buscá-lo.

• Informe a quantidade.

• Defina o controle, se utilizado nas configurações do produto.

• Clique em “Salvar [F7]”.

• Após salvar, o painel Rodapé será preenchido automaticamente com os totais e impostos, caso esses dados estejam previamente configurados.

4. Conferir e Confirmar o Pedido

• Verifique todas as informações do Pedido de compras, checando setodos os camposs descritos no Cabeçalho, Itens e Rodapé estão preenchidos corretamente.

• Clique no botão “Confirmar” para finalizar o pedido.

  Atenção: O sistema gerará o Nro. Nota, que será o número do Pedido de Compra.

Assim como no processo de faturamento de um pedido de compras originado de um orçamento, é possível configurar um liberador para validar e aprovar a aquisição do produto, caso necessário. Basta configurar essa funcionalidade na TOP (Tipo de Operação), que define as regras e parâmetros para cada movimentação, conforme já apresentado. Essa etapa adiciona um nível extra de controle e conformidade, garantindo que todas as compras passem por uma validação criteriosa antes de serem confirmadas, alinhando o processo às políticas internas da empresa.

Correção e Repetição

• Verifique se preencheu corretamente todos os dados do Cabeçalho.

• Confirme a quantidade e o produto, se o mesmo possui algum tipo de controle e se foi registrado.

• Valide se após salvar o Rodapé foi atualizado com as informações corretas.

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Certifique-se de que realizou as configurações da TOP e o Layout da Nota estão corretos. Lembre-se que a TOP é histórica, caso realize alguma alteração, será necessário iniciar um novo pedido de compra.

• Para praticar, experimente criar novamente um novo pedido de compra, com outros produtos e fornecedores.