Como realizar a conferência de produtos na entrada de compras

Conferência de produtos e confirmação da nota de compra 

Como esse processo contribui para a gestão de compras e quais os benefícios de utilizá-lo?

A conferência manual de produtos contribui diretamente para a gestão de compras ao assegurar que os itens recebidos estejam de acordo com o que foi solicitado e registrado no ERP Sankhya, promovendo um controle rigoroso e preciso do estoque. 
Esse processo evita erros no recebimento, como quantidades incorretas ou produtos divergentes, reduz o risco de pagamentos indevidos e fortalece a confiabilidade das informações utilizadas na tomada de decisões. Além disso, otimiza o uso dos recursos financeiros, evita retrabalhos e reforça a relação de confiança com os fornecedores, garantindo maior segurança e eficiência em toda a cadeia de suprimentos.

Quais problemas este recurso do sistema resolve?

• Erros no controle de estoque: Corrige divergências entre o registro e a quantidade real de produtos.

• Fraudes no recebimento: Reduz o risco de desvios e recebimentos indevidos.

• Entregas fora do contrato: Garante que os itens recebidos estejam conforme o acordado com o fornecedor.

• Decisões com base em dados incorretos: Evita que informações erradas afetem o planejamento e a gestão.

Quais os riscos de não utilizar o controle de conferência dos produtos?

Sem esse controle, há maior probabilidade de erros no recebimento de mercadorias, como registros incorretos de quantidades ou itens divergentes, resultando em rupturas de estoque ou acúmulo de produtos desnecessários. A falta de validação direta também aumenta a vulnerabilidade a fraudes e desvio de materiais, dificultando a detecção de irregularidades. Além disso, inconsistências nos registros de estoque podem comprometer a precisão dos relatórios financeiros e fiscais, gerando impactos negativos em auditorias e conformidade regulatória.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: Em sua rotina diária, a compradora da Axis acessou o Portal de Compras para acompanhar o status das Notas de Compras. 
Ao analisar os dados, identificou que uma das notas, referente a um de seus fornecedores, está com o status de "Aguardando liberação p/ conferência." Essa situação exige ação imediata para que os produtos possam ser devidamente registrados e utilizados conforme a necessidade operacional. 

Tarefa: Você deverá realizar a liberação da nota na Central de Compras, encaminhando-a para a fila de conferência e garantindo que o processo esteja em conformidade com as diretrizes internas da empresa.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya 

1. Liberar para conferência

• Acesse a tela Portal de compras 
  Menu: Comercial » Consulta » Portal de Compras

• No campo Tipo de Movimento localizado na porção superior esquerda, selecione Nota de Compra.

• Clique no botão “Aplicar”.

• No painel Resultado da Seleção, localize a Nota de Compra com o status "Aguardando liberação p/ conferência" 

• Dê um duplo clique no registro selecionado para encaminhá-lo à Central de Compras. 

• Clique no botão “Outras Opções "..." no menu e clique em Liberar para conferência.

Será emitido alerta de “Pedido/Nota liberado para conferência”

• Clique no botão “OK”.

2. Fila de Conferência

• Acesse a tela Fila de Conferência 
  Menu: Comercial » Rotinas » Fila de Conferência

• Filtre pelo número da nota. 

• Clique no botão “Aplicar” e selecione a conferência correspondente.

• Abra a conferência com um duplo clique.

Realize a conferência dos produtos:

• Informe o código de barras.

• Insira a quantidade correspondente.

• Preencha o campo de controle (quando necessário).

• Clique no botão "Finalizar Conferência” para finalizar o processo.

• Valide na grade de ‘Itens Conferidos’ as quantidades. 

3. Conferir e Confirmar a Nota de Compra
   Retorne para a Central de Compras

• Verifique todas as informações da Nota de Compra, como valores, impostos e condições comerciais.

• Clique no botão “Confirmar".

4. Validação do Status da Nota

• Acesse a tela Portal de compras 
  Comercial » Consulta » Portal de Compras

• No campo Tipo de Movimento localizado na porção superior esquerda, selecione Nota de Compra..

• Clique no botão “Aplicar”.

No painel Resultado da Seleção, localize a Nota de Compra e confira se o status foi atualizado para "Finalizada Ok", garantindo que o processo de conferência foi concluído com sucesso.

Correção e Repetição 

• Confirme o Status da Nota: Certifique-se de que a Nota de Compra está com o status "Aguardando liberação p/ conferência" antes de prosseguir.

• Valide a Liberação: Assegure-se de que a nota foi devidamente liberada para conferência dentro do sistema, garantindo que todas as etapas necessárias foram cumpridas.

• Analise a Conferência: Verifique se a conferência dos produtos foi realizada corretamente, assegurando que não há divergências entre os itens recebidos e os registrados no sistema.

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Verifique as configurações da Tela Fila de Conferência.

• Analise as informações no Portal de Compras.

• Certifique que realizou as configurações na TOP de Nota de Compra, que Exige conferência.

• Para praticar, experimente criar novamente nova Nota de Compra, com outros produtos, quantidades e fornecedores.