Como enviar pedido de compras por e-mail

Envio de pedido de compra por e-mail 

O que é o envio de pedido de compra por e-mail e quais os benefícios?

O envio de pedido de compra por e-mail é uma funcionalidade que permite à empresa encaminhar automaticamente o pedido gerado no sistema diretamente para o fornecedor, por meio de correio eletrônico. O e-mail contém todas as informações necessárias, como produtos, quantidades, valores e condições comerciais. Entre os principais benefícios estão a agilidade na comunicação, redução de falhas manuais, padronização das informações enviadas, economia de tempo e maior controle sobre o processo, já que o envio pode ser rastreado e documentado.

Quais problemas este recurso do sistema resolve?

• Reduz atrasos na comunicação: Agiliza o envio do pedido diretamente ao fornecedor, evitando demoras no processo de compra.

• Evita erros de digitação: Os dados do pedido são extraídos automaticamente do sistema, garantindo mais precisão nas informações.

• Padroniza os pedidos enviados: Garante que todos os pedidos sigam um formato claro e organizado.

• Facilita o controle e rastreio: Permite registrar e acompanhar o histórico de envio dos pedidos dentro do sistema.

• Diminui retrabalho: Minimiza falhas de comunicação e a necessidade de reenviar ou corrigir pedidos.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A compradora da Axis foi informada de que o fornecedor preferencial não recebeu o pedido de compra gerado a partir do diagnóstico da Análise de Giro, os itens solicitados são essenciais para atender a uma demanda urgente.

Após verificação no sistema ERP Sankhya, constatou-se que o envio anterior falhou devido a um erro no endereço de e-mail cadastrado.

Tarefa: Você deverá localizar o pedido gerado anteriormente no Portal de Compras e reenviar o e-mail com ao fornecedor.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya

1. Portal de compras

• Acesse a tela Portal de Compras
  Menu: Comercial » Consulta » Portal de Compras

2. Selecionar o Tipo de Movimento

• No campo "Tipo de Movimento” localizado na porção superior esquerda, selecione Pedido de Compra.

3. Filtrar o Pedido de Compra

• Utilize o menu de busca para localizar o pedido de compra desejado, filtrando pela data ou pelo número único (número do Pedido de Compra).

Verifique se o pedido está confirmado antes de prosseguir.

4. Reenviar o E-mail do Pedido de Compra

   • Clique no botão “...” Outras Opções” localizado no menu.

   • Escolha a opção: Enviar/Reenviar e-mail. 

O sistema enviará o pedido automaticamente para os e-mails cadastrados na TOP (Tipo de Operação) e no cadastro do fornecedor.

• Clique no botão “OK” e confirme o envio do email.

5. Imprimir ou Salvar o Pedido de Compra

   • Clique no botão “Imprimir” (ícone impressora”), localizado no canto esquerdo da barra superior da pesquisa apresentada.

   • Escolha a opção Imprimir Nota.

   • No pop-up exibido, selecione Imprimir para obter uma cópia física ou Salvar como PDF para arquivar digitalmente.

Atenção: Sempre se certifique de que os e-mails do fornecedor e as informações na TOP estão corretamente configurados para garantir a eficácia do envio.

Correção e Repetição 

• Confira se a TOP Pedido de Compra está configurada corretamente.

• Verifique-se de que o Fornecedor foi cadastrado dentro da tela Parceiro e o e-mail está cadastro e correto.

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Revise as configurações das telas Parceiros e TOP (Tipo de Operação).

• Para praticar, experimente criar novamente com um cenário diferente, com outros produtos e fornecedor.