Como registrar unidades diferentes de produtos no processo de vendas

Registro das entradas em unidades diferentes das de venda

O que é o processo de registro das entradas em unidades diferentes e quais os seus benefícios?

O processo de registro das entradas em unidades diferentes refere-se ao controle de mercadorias adquiridas em uma unidade de medida distinta da utilizada para a venda, como comprar em quilos e vender em unidades. Esse registro é realizado com base na unidade de compra, assegurando que as informações no sistema reflitam com precisão a forma como os itens foram adquiridos. 
Entre os principais benefícios dessa prática estão a maior acuracidade no controle de estoques, a redução de erros operacionais, a padronização dos registros e o suporte a um planejamento de compras mais eficiente, promovendo alinhamento entre as áreas de suprimentos, estoque e comercial.

Quais problemas este recurso do sistema resolve?

• Erros nos registros de entrada e saída de produtos: Ao considerar unidades diferentes para compra e venda, evita confusões nos lançamentos.

• Dificuldade no controle de estoque: Garante a conversão correta entre unidades, mantendo o estoque preciso.

• Riscos fiscais e contábeis: Assegura que as movimentações estejam em conformidade com as exigências legais.

• Desalinhamento no planejamento de compras: Oferece dados consistentes para reposição e uso eficiente dos recursos.

• Retrabalho por ajustes manuais: Automatiza o processo e reduz a necessidade de correções operacionais.

Quais os riscos de não utilizar corretamente as unidades de produtos no processo de vendas?

A imprecisão nos registros de estoque pode gerar inventários desatualizados, levando a rupturas de estoque ou excessos que imobilizam capital, prejudicando o fluxo de caixa e aumentando custos de armazenagem. Além disso, inconsistências nos dados de compra e venda afetam a precificação de produtos, resultando em margens de lucro inadequadas ou prejuízos, impactando a rentabilidade geral do negócio.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A compradora da Axis efetuou o registro da aquisição de 10 caixas do Produto 5 no sistema ERP Sankhya. Para esse item, foi configurado o controle de aquisição em caixa (com 12 unidades por embalagem) e a venda em unidade, garantindo assim uma gestão mais eficiente do estoque e maior agilidade nas negociações comerciais.

Com essa configuração, o colaborador responsável pelo estoque consegue verificar no sistema se a conversão entre a unidade de compra e a unidade de venda foi realizada corretamente, além de validar todos os registros vinculados à entrada da Nota de Compra.

Tarefa: Com base no conteúdo apresentado nesta aula sobre a importância da correta configuração entre unidade de compra - CX - e unidade de venda - UN -, ajuste o controle do produto cadastrado em sua base conforme os parâmetros definidos acima e registre a Nota de Compra utilizando a unidade informada no produto.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya

1. Produtos
   Configurações» Cadastros» Produtos

• Acesse a tela Produtos 
  
  Aba Geral 

• No campo Unidade de compra, informe a opção CX Caixa. 

• No campo Unidade padrão, informe a opção UN unidade 
  Essa configuração informa ao sistema que o produto é adquirido em caixa e comercializado em unidade.
  
  Aba Unidades Alternativas

• Clique no botão “+ “ (Cadastrar Unidades Alternativas).

• Insira a Unidade.

• Defina a Operação - Multiplica -.  

• Informe a Quantidade - 12 -.

• Marque o campo “Ativo”.

• Informe o Multiplicador do valor - 1,00 -. 

• Clique no botão “Salvar”.

(Caso necessário, informe o Tipo de código e Código de Barras nos campos correspondentes.)
Essa configuração será responsável por sempre fazer a conversão no momento das movimentações

2. Portal de Compras
   Comercial » Consulta » Portal de Compras

• Acesse a tela Portal de Compras

• No campo Tipo de Movimento localizado na porção superior esquerda, selecione Nota de Compra.

• No lado esquerdo da tela, na área Resultado da Seleção, clique no botão “+” (Novo Documento - Opções)  e escolha a TOP de Compra.

O sistema irá direcioná-lo para a tela Central de Compras.

3. Preencher os Campos do Painel Cabeçalho

• Nº Nota: Informar o número da nota fiscal.

• Série da Nota: 1

• Empresa: Selecione a empresa responsável pela compra.

• Parceiro (Fornecedor): Informe ou selecione o fornecedor.

• Tipo de Operação: Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema.

• Tipo de Negociação: Selecione a negociação desejada (caso não tenha sido informada nas configurações do parceiro).

• Chave NF-e: Informar o número da chave NF-e.

• Comprador: Informe o nome do responsável pela compra.

• Natureza: Selecione a classificação do produto, como "Produto para Venda", "Uso e Consumo", entre outras.

• Centro de Resultado: Informe o centro de custo ou departamento responsável pela aquisição. 

• Clique no botão “Salvar”.

Atenção: Somente após salvar o cabeçalho, será possível incluir os itens na cotação ou orçamento.

4. Inclusão do Produto no Painel Itens

• Clique no botão “+” (Cadastrar Item Nota/Pedido) no painel de Itens.

• Ative o modo grade para facilitar a visualização e preenchimento.

  • Digite o código do produto (Ex: 02) diretamente no campo, ou utilize a lupa para buscar e selecionar o produto.

  • Informe a quantidade - 100 cx.

• Clique no botão “Salvar”.

• Ao salvar, o painel Rodapé será preenchido automaticamente com os totais e impostos (se previamente configurados).

5. Conferir e Confirmar a Nota de Compra

• Verifique todas as informações da Nota de Compra, incluindo valores, impostos e condições comerciais.

• Clique no botão “Confirmar”. 
  O sistema irá gerar um alerta de que o pedido Exige Conferência, se configurado previamente na TOP.
   

6. Processo de Liberação para Conferência

• No botão “...” (Outras Opções) no menu, clique em Liberar para conferência.

• Será emitido alerta de “Pedido/Nota liberado para conferência”. 

• Clique no botão “OK”.
   

  Acesse a tela Fila de Conferência pelo caminho:
  Comercial » Rotinas » Fila de Conferência

• Informe o Nro nota nos filtros rápidos.

• Clique no botão “Aplicar”

• Selecione a conferência com um duplo clique.

Realize a conferência dos produtos:

• Informe o código de barras.

• Insira a quantidade correspondente.

Preencha o campo de controle (quando necessário).

• Clique no botão “Finalizar Conferência”. 

Valide na grade de ‘Itens Conferidos’ se ocorreu a conversão da quantidade. 

• Retorne para a Central de Compras 

• Clique no botão “Confirmar”.

Correção e Repetição

• Verifique todos os dados da Nota de Compra na Central de Compras.

• Valide as informações do produto, valor, quantidade e controle.

• Dados do Fornecedor.

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Certifique-se de que as configurações da TOP estão corretas.

• Verifique se foi realizada as configurações na tela de Produtos nas abas: Geral, Estoque e Unidades alternativas.

• Para praticar, experimente criar novamente nova Nota de Compra, com outros produtos, quantidades e fornecedores.