Como realizar a importação de XML e vincular aos pedidos registrados

Importação de XML com vinculação do pedido/nota

O que é uma Importação de XML com vinculação do Pedido/Nota e quais seus benefícios?

A importação de XML com vinculação do Pedido/Nota é um processo automatizado que permite registrar notas fiscais de compras e conhecimentos de transporte eletrônico no sistema sem a necessidade de digitação manual. Ao importar o XML, a nota fiscal é automaticamente vinculada ao pedido de compra previamente cadastrado, assegurando que os dados de produtos, quantidades, valores e tributos estejam em conformidade com o que foi negociado. Essa prática aumenta a eficiência operacional, reduz erros e garante maior controle e integridade das informações registradas.

Quais os riscos de não utilizar?

A ausência desse recurso aumenta a probabilidade de erros manuais no registro de notas fiscais e conhecimentos de transporte, resultando em inconsistências nos dados e falhas no cumprimento de obrigações fiscais. O descontrole nos registros fiscais também compromete a governança corporativa, dificultando auditorias e reduzindo a confiança de investidores.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A Axis enfrenta dois desafios distintos no processo de importação de XML:

• Atividade: A Real Alimentos e Distribuição LTDA enviou um XML referente a 720 unidades do Feijão Carioca - 1 Kg, com todas as informações consistentes, incluindo o número do pedido previamente registrado no sistema. O setor de compras precisa confirmar se o sistema, configurado para validação automática, fará o vínculo corretamente, garantindo a eficiência do processo sem intervenção manual.

• Importante: Para a execução desta atividade, é necessário criar um pedido de compra: um o fornecedor Real Alimentos e Distribuição, com 720 unidades do produto Feijão Carioca - 1 Kg ao custo unitário de R$ 4,22.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya 

1. Baixe o arquivo XML: NF-e XML

2. Acesse a tela Produtos
   Menu: Comercial  »  Cadastros »  Produtos 

• Localize o Feijão Carioca - 1 Kg.

  • Na aba Produtos Equivalentes, clique em "+" e preencha:

    • Cód. Parceiro: Escolha o fornecedor. Real Alimentos e Distribuição LTDA

    • Sequência: 1

    • Unidade do Parceiro: UN

    • Cód. Produto Equivalente: Informe o código do produto no fornecedor. Informe o código: X

    • Descrição do Produto Equivalente: Insira o nome do produto utilizado pelo fornecedor. Feijão Carioca - 1 Kg

3. Processamento do Arquivo XML no Portal de Importação

• Acesse a tela Portal de Importação de XML
  Menu: Comercial »  Rotinas »  Portal de Importação de XML

• Clique em "+" para carregar o arquivo XML enviado pelo fornecedor, selecione o arquivo e clique em Enviar.

• Em seguida, clique no botão Processar.

4. Importação do XML com Divergência

Divergência Lotes de Produtos não informados

• Acesse a aba Produtos por Parceiro, insira o código do produto e clique em Validar Importação.

Divergência de pedidos ligados

• Acesse a aba Pedidos e localize o pedido na parte inferior da tela.

• No campo Vinculado, insira manualmente a quantidade de produtos.

• Verifique se o sistema atualizou as informações no campo correspondente na grade superior e clique novamente em Validar Importação.

Divergência de financeiro

• Acesse a aba "Financeiro", selecione a opção "Usar Financeiro do Arquivo" no campo correspondente e clique no botão "Validar Importação".

5. Aviso: "Importado com sucesso!

• Se não houver divergências durante a importação, o sistema exibirá o aviso: "Importado com sucesso!"
  Nesse caso:

• Verifique as informações nas abas Cabeçalho, Parceiro, Empresa e Transportadora.

• Clique em Abrir Documento para ser direcionado à Central de Compras.

• Na Central, revise os dados e clique em Confirmar Nota de Compra para concluir o processo.

6. Aviso: “Aguardando liberação para variação do vlr. unitário acima do permitido.-Divergência de valor unitário entre pedido e nota”

• Esse aviso indica uma divergência no valor unitário entre o pedido e a nota fiscal.

• Trata-se de uma liberação por valor divergente (evento 68), que será explicada na próxima aula, incluindo como realizar a liberação corretamente.

Correção e Repetição 

• Verifique se inseriu todas as informações do XML e do Pedido de Compra.

• Valide as informações de todas as abas dentro do Portal de Importação XML.

• Não esqueça de sempre corrigir uma divergência clicar em Validar Importação.

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Certifique-se de que configurou o Modelo de importação de XML.

• Para praticar, experimente criar novamente um novo XML, com outros produtos e fornecedores.