Como realizar a liberação de valor divergente entre pedido e nota

Liberação de diferença de valores entre pedido nota 

O que é a liberação de diferença de valores entre pedido nota?

A liberação de diferença de valores entre pedido e nota consiste na validação das discrepâncias financeiras entre os valores registrados no Pedido de Compra e os dados contidos no XML da Nota Fiscal enviada pelo fornecedor. Essa validação é realizada automaticamente no momento da importação do XML, e, caso seja identificada alguma diferença, o sistema possibilita a aprovação ou ajuste por meio de um processo de liberação formal.

Quais os problemas este recurso resolve?

• Dificuldade em detectar divergências financeiras: Quando os valores entre o pedido e a nota fiscal não coincidem, há risco de pagamentos indevidos ou conflitos com o fornecedor.

• Exposição a penalidades fiscais: Inconsistências não tratadas podem gerar autuações, multas e desconformidades com obrigações legais.

• Retrabalho e lentidão nos processos de validação: A ausência de automação nesses casos aumenta o tempo de análise manual, comprometendo a produtividade.

• Falta de transparência nas auditorias e relações comerciais: informações divergentes entre sistemas dificultam a rastreabilidade e diminuem a confiança nas transações realizadas.

Quais os riscos de não utilizar a liberação da diferença de valores entre pedido nota?

Sem o recurso de liberação de diferenças entre pedido e nota fiscal, a empresa arrisca sofrer impactos em sua saúde financeira, incluindo pagamentos indevidos ou valores acima do negociado com fornecedores. Essa ausência de controle pode levar a erros acumulados, resultando em perdas financeiras significativas e dificultando a identificação de desvios sistêmicos. Além disso, a falta de controle sobre essas diferenças pode prejudicar a conformidade fiscal, expondo a empresa a multas e auditorias fiscais desfavoráveis. 

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: Durante a importação de um XML de nota fiscal de compra, a compradora da Axis identificou que o valor total informado no XML era maior do que o registrado no sistema. A diferença aconteceu por um ajuste no valor unitário feito pelo fornecedor, que não havia sido atualizado no pedido original.

Pelas diretrizes da empresa, sempre que houver divergência de valor, o comprador deve solicitar autorização do gestor responsável antes de seguir. Só após a aprovação, o comprador poderá corrigir os dados no sistema e concluir a importação da nota.

Tarefa: Realize a liberação para variação do valor unitário acima do permitido (Evento 68) seguindo as orientações indicadas abaixo.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya

1. Acesse a tela Portal de Importação de XML

Menu: Comercial »  Rotinas »  Portal de Importação de XML

• Clique no botão "+" (Cadastrar Importação de XML de Notas) para carregar o arquivo XML.

• Selecione o arquivo no botão “Escolher arquivo” 

• Clique no botão "Enviar”.

• Clique em Processar para que o sistema valida o XML.

2. Definir o Liberador

• Dentro do Portal de Importação de XML.

• Clique no botão Liberações.

• Selecione o Usuário Gestor como liberador.

• Clique em Confirmar.

3. Liberação de Limites

• Acesse a tela Liberação de Limite
  Menu: Configurações »  Avançado »  Liberação de Limite 

• Insira os dados do Liberador (usuário e senha).

• Clique em Aplicar.

O sistema exibirá todas as solicitações pendentes para o liberador.

Localize o Pedido de Compra correspondente.

• Selecione e clique em Liberar.

4. Validação da Importação

• Retorne ao Portal de Importação de XML.

• Clique no botão “Validar Importação”.

• O sistema exibirá a mensagem "Importado com sucesso". 

• Clique em Ok.

5. Confirmação na Central de Compras

• Clique no botão “Abrir Documento” 

Direciona para a Central de Compras.

• Revise os dados, garantindo que o valor do produto foi ajustado conforme a liberação.

• Antes de confirmar, verifique no cabeçalho o campo Dt. Entrada/Saída e Dt.Faturamento estão preenchidos com a data do dia. Caso não estejam, atualize as informações e salve as alterações.

• Clique em Confirmar, para finalizar.

Correção e Repetição

• Verifique se colocou todas as informações do XML e do Pedido de Compra.

• Valide as informações de todas as abas dentro do Portal de Importação XML.

• Não esqueça de corrigir uma divergência clicar em Validar Importação.

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Certifique-se de que configurou o Modelo de importação de XML.

• Atente-se para as configurações necessárias das Preferências da Empresa.

• Certifique-se de que o Usuário Gestor está devidamente cadastrado como liberador.

• Para praticar, experimente criar novamente um novo, com outros produtos e fornecedores.