Como compensar devolução de crédito com fornecedor

Compensar devolução automática

Qual é o significado e a importância da compensação automática de devoluções no processo de gestão de compras?

A compensação automática de devoluções refere-se ao processo de ajuste financeiro que contabiliza o retorno de produtos e o reembolso do valor correspondente de forma automatizada no sistema ERP sankhya. Quando ocorre uma devolução de mercadorias, esse processo garante o equilíbrio das contas, assegurando que os registros financeiros e de estoque reflitam com precisão e transparência a transação. 

Quais problemas que este recurso do sistema resolve? 

• Inconsistências contábeis: Corrige lançamentos incorretos, garantindo precisão nos registros e evitando impactos em auditorias.

• Demora no ajuste financeiro: Elimina atrasos na compensação de valores devolvidos, melhorando o fluxo de caixa.

• Erros operacionais manuais: Automatiza o processo, evitando falhas humanas nas áreas de compras e financeiro.

• Falta de rastreabilidade: Garante transparência nas devoluções e nos ajustes financeiros, essencial para governança e auditorias.

Quais os riscos podem ocorrer caso a compensação financeira de devoluções parciais não seja aplicada?

Sem esse recurso, há um aumento significativo na possibilidade de erros manuais, resultando em registros incorretos que podem comprometer a saúde financeira da empresa, levando a pagamentos indevidos, dificuldades de reconciliação contábil e perda de créditos fiscais importantes. Além disso, a falta de automação no processo pode gerar atrasos na restituição de valores, impactando negativamente o fluxo de caixa e dificultando a alocação eficiente de recursos.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: Durante o recebimento de uma compra, foi identificado que o Produto 3 não estava de acordo com as especificações solicitadas. Por isso, foi necessário devolver toda a nota de compra. Como parte do acordo, o fornecedor gerou um crédito no valor da devolução, que poderia ser usado em uma nova compra de outros produtos. Para garantir o controle do processo, a compradora registrou a devolução, acompanhou a geração do crédito e utilizou o valor na nova aquisição, seguindo as normas financeiras e fiscais da Axis.

Tarefa: Registre uma Nota de Compra utilizando o crédito gerado na devolução, seguindo as orientações indicadas abaixo.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya 

Atenção: Para seguir corretamente o passo a passo desta aula, realize as seguintes etapas: Pedido/Nota e Devolução (gerando crédito).

• Registre um novo Pedido de Compra. Preencha os dados conforme o cenário proposto.

• Fature o Pedido de Compra. Gere a nota fiscal correspondente ao pedido registrado.

• Realize a Devolução da Compra. Acesse a opção de devolução vinculada à nota fiscal emitida.

• Antes de confirmar a devolução: Altere o Tipo de Negociação para "Devolução de Compra Crédito Empresa".

• Salve as alterações realizadas e Confirme a nota de devolução.

1. Após concluir o processo anterior, registre um novo Pedido de Compra utilizando o mesmo fornecedor do processo anterior.

2. Portal de Compras

• Acesse a tela Portal de Compras
  Menu: Comercial » Consulta » Portal de Compras

• No campo Tipo de Movimento, selecione Pedido de Compra.

• Clique no símbolo “...” (Botão de Filtro) ao lado e escolha a TOP de Pedido de Compra, ou utilize os “Filtros rápidos” (Data de Negociação, Data do Movimento ou Número Único). 

• Clique em “Aplicar” para confirmar a seleção.

• Na aba Resultado da Seleção, verifique se o Pedido de Compra está registrado e se os campos Pendente e Confirmada estão marcados como “Sim”.

• Se estiver tudo correto, clique no botão “Faturar”.

• No pop-up exibido, deixe o campo de Data em branco (será preenchido automaticamente) e clique em “Próximo”.

• Confirme que a TOP Compra revenda foi carregada corretamente e finalize clicando em “Concluir”.

3. Central de Compras

Preencha os campos obrigatórios:

• Nº Nota: Informe o número do documento.

• Série da Nota: 1

• Empresa: Escolha a empresa responsável.

• Fornecedor: Selecione o parceiro comercial.

• Tipo de Operação: Definido automaticamente pelo sistema.

• Tipo de Negociação: Escolha a negociação apropriada.

• Chave NF-e: Insira a chave da nota.

• Comprador: Informe o responsável pela compra.

• Natureza: Selecione a destinação do produto.

• Centro de Resultado: Informe o centro de custo.

• Clique em Salvar para prosseguir.

4. Inclusão de Itens

• Clique no botão “+” (Cadastrar Item Nota/Pedido) no painel de Itens.

• Ative o modo grade para facilitar a visualização e preenchimento.

  • Digite o código do produto (Ex: 02) diretamente no campo, ou utilize a lupa para buscar e selecionar o produto.

  • Informe a quantidade.
    O valor deve ser superior ao da devolução para que o crédito seja compensado.

• Clique no botão “Salvar”.

Ao salvar, o painel Rodapé será preenchido automaticamente com os totais e impostos (se previamente configurados).

5. Confirmação e Compensação

• Revise todas as informações da Nota de Compra, incluindo valores, impostos e informações as informações da negociação na aba Financeiro do rodapé.

• Clique no botão “Confirmar”. 

O sistema exibirá a mensagem:

“Este fornecedor possui um débito de R$ X.XXX,XX. É possível compensar R$ X.XXX,XX. Deseja registrar a compensação?”

• Clique em Sim para prosseguir.

• Confirme novamente a nota. Um aviso será exibido informando sobre variação no preço de venda.

  • Quando solicitado: “Deseja visualizar os produtos com variação?” → Clique em Não.

6. Validação Final

• Acesse a aba Financeiro e verifique se a compensação foi registrada corretamente com o tipo de título 8 - Crédito com Fornecedor.

• Certifique-se de que os valores foram ajustados conforme o esperado.

Correção e Repetição

• Conferir se gerou o crédito do Fornecedor.

• Certifique o Tipo de Negociação e o Tipo de Título.

• Caso não tenha sido concluído conforme esperado, refaça o processo corrigindo as informações necessárias.

• Verifique as configurações da TOP de Devolução de Compras e as preferências.

• Analise as informações no Portal de Compras e na Central de Compras.

• Para praticar, experimente criar novamente nova Nota de Compra, com outros produtos, quantidades e fornecedores, para realizar a Devolução de Compras.