Como controlar o estoque por validade e saída prioritária

Priorização da saída de produtos pelo critério FEFO 

Qual é o objetivo da priorização da saída de produtos pelo critério FEFO e qual sua importância? 

O objetivo da priorização da saída de produtos pelo critério FEFO (First Expired, First Out) é garantir que os itens com a data de validade mais próxima sejam consumidos ou vendidos primeiro, reduzindo perdas e evitando desperdícios. Sua importância está na otimização da gestão de estoque, garantindo conformidade com normas sanitárias, preservação da qualidade dos produtos, redução de prejuízos financeiros e maior eficiência operacional na logística de armazenagem e distribuição.

Quais problemas este recurso resolve? 

• Redução de perdas por vencimento: Prioriza a saída de produtos com validade mais próxima, evitando desperdício.

• Preservação da qualidade: Garante que os clientes recebam itens dentro do prazo e em boas condições.

• Otimização da gestão de estoque: Facilita o controle de lotes e evita acúmulo de produtos prestes a vencer.

• Conformidade com normas regulatórias: Assegura o cumprimento de exigências sanitárias e evita penalidades.

• Fortalecimento da confiança do consumidor: Melhora a reputação da empresa e impulsiona a fidelização.

Quais os riscos de não utilizar a priorização da saída de produtos pelo critério? 

A ausência do controle de estoque por data de validade pode resultar em perdas financeiras devido ao vencimento de produtos, aumento do desperdício e impactos na rentabilidade. Além disso, a comercialização de itens vencidos pode comprometer a segurança do consumidor, gerar penalidades por descumprimento de normas regulatórias e prejudicar a reputação da empresa. A falta desse controle também dificulta a gestão eficiente do estoque, aumentando o risco de acúmulo de mercadorias inutilizáveis e reduzindo a confiabilidade nas operações de armazenamento e distribuição.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: Na Axis  alguns produtos do portfólio são controlados por validade, a equipe de vendas tem o desafio de garantir que os itens com a data de validade mais próxima sejam vendidos primeiro, evitando desperdício e garantindo a conformidade com as normas regulatórias.

Tarefa: 

• Habilite o rastreamento de lotes e datas de validade no cadastro de um produto, que tenha na sua base de dados.

• Ajuste as regras de movimentação de estoque, garantindo que a saída dos produtos ocorra sempre priorizando aqueles com a validade mais próxima.

• Realize uma simulação de movimentação interna para verificar se o sistema está direcionando corretamente os produtos conforme o critério FEFO.

• Gere um relatório de vencimentos no ERP Sankhya para validar a correta priorização dos produtos na saída.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya

1. Acesse a tela Produtos 
   Menu: Configurações » Cadastros » Produtos

• Selecione o produto do exemplo 

• Na aba Medidas e Estoques, sub-aba Controle Adicional, selecione no campo Controlar por a opção Data de validade.

• Na aba Geral, habilite a opção Utiliza data de Validade.

2. Registro da movimentação de entrada

• Acesse a tela Portal de Compras
  Menu: Comercial » Consulta

• No campo Tipo de Movimento, selecione Nota de Compra.

• No botão Novo (+), selecione TOP - COMPRA - REVENDA.

• Clique duas vezes para iniciar o lançamento da Nota de Compra, redirecionando para a Central de Compras.

Preencher o Cabeçalho da Nota de compra

Na Central de Compras, preencha os seguintes campos obrigatórios:

• Empresa: Selecione a empresa responsável.

• Parceiro: Informe o fornecedor.

• Tipo de Operação: Escolha Nota de Compra.

• Tipo de Negociação: Informe a modalidade de negociação.

• Natureza: Preencha, se necessário.

• Centro de Resultado (CR): Informe, se necessário.

• Série Nota: Informe 1.

• Número Nota: Informe 100.

• Chave NFe: Insira uma chave fictícia com 44 dígitos.

• Clique em Salvar.
  
  Preencher o Painel de Itens

• No painel de itens, insira as seguintes informações obrigatórias:

• Produto: PRODUTO X

• Ao selecionar este produto, o campo Data de Validade será habilitado para que você informe a data de vencimento do item.

• Local: Informe o local.

• Quantidade: Registre a quantidade negociada.

• Valor Unitário: Informe o valor acordado.

• Clique em Salvar.

3. Validação Final

• Para confirmar essa nota de compra clique no botão Confirmar no topo da tela.

• Após a confirmação da nota, acesse o cadastro do produto e vá até a aba Estoque. Uma nova linha será adicionada, registrando o controle por data de validade com a data informada e a quantidade adquirida deste item.

4. Registro da movimentação de Saída

• Acesse a tela Portal de Vendas
  Menu: Comercial » Consulta

• No campo Tipo de Movimento, selecione Nota de Venda.

• No botão Novo (+), selecione TOP - Venda NF-E.

• Clique duas vezes para iniciar o lançamento da Nota de Venda, redirecionando para a Central de Vendas.

Preencher o Cabeçalho da Nota de venda

Na Central de Vendas, preencha os seguintes campos obrigatórios:

• Empresa: Selecionar a empresa responsável pela operação.

• Parceiro: Informar o cliente ou parceiro de negócio.

• Tipo de Operação: Escolher “Venda NF-E”.

• Tipo de Negociação: Informar a modalidade de negociação acordada.

• Vendedor: Selecionar o vendedor responsável pela negociação.

• Série Nota: Informe 1.

• Natureza: Preencher este campo caso a preferência EXIGNATCFR (Exigir natureza na central/financeiro/rateio) esteja ativada.

• Centro de Resultado (CR): Informar o centro de resultado, caso a preferência EXIGCRCFR esteja ativada.

• Após preencher todos os campos, clique em "Salvar" para registrar as informações. 

  Preencher o Painel de Itens

• No painel de itens, insira as seguintes informações obrigatórias:

• Produto: PRODUTO X (utilizar o mesmo que informou na entrada).

• Ao selecionar este produto, na aba controle, consegue visualizar a data de controle desse produto.

• Local: Informe o local.

• Quantidade: Registre a quantidade negociada.

• Valor Unitário: Informe o valor acordado.

• Clique em Salvar.

5. Validação Final

• Para confirmar essa nota de compra clique no botão Confirmar no topo da tela.

• Com esse registro no sistema, sempre que houver saída do item na Central de Vendas, você poderá visualizar, na seção Detalhes de Estoque, as quantidades disponíveis e suas respectivas datas de validade. Isso garante que a saída seja realizada priorizando os itens com a data de validade mais próxima.

Correção e Repetição 

• Revise os registros para confirmar se as operações foram concluídas.

• Cadastre novas informações de data de validade.

• Caso haja erro no registro refaça a atividade seguindo o passo a passo, retorne no vídeo demonstrativo novamente caso necessário.