Como controlar e registrar contas a receber: Origem em Vendas e Financeiro

Controle e registro de contas a receber: Origem em Vendas e Financeiro

O que são as contas a receber e como são geradas?

As contas a receber representam os títulos financeiros que a empresa espera receber de seus clientes, referentes a receitas efetivas já realizadas ou programadas. Elas são fundamentais para o controle financeiro e para garantir o fluxo de caixa adequado da organização.

A geração desses títulos ocorre de duas formas principais, cada uma adequada a necessidades específicas:

     1. Lançamento de Notas de Venda

Este método integra o módulo comercial ao módulo financeiro, gerando receitas automaticamente na movimentação financeira sempre que uma nota de venda é emitida. A geração de contas a receber pode ocorrer de duas maneiras:

• Faturamento de Pedidos de Venda: Registra receitas provenientes de pedidos previamente cadastrados e aprovados.

• Inclusão Direta: Permite o registro imediato de vendas que não estão vinculadas a um pedido específico.

     2. Lançamentos diretos na Movimentação Financeira

Neste método, as receitas são registradas diretamente no módulo financeiro, sem passar pelo processo de vendas. É indicado para receitas de natureza financeira, como:

• Aplicações financeiras.

• Rendimentos diversos.

• Aluguéis recebidos.

• Juros sobre capital próprio

Quais problemas são resolvidos com essa prática?

• Falta de rastreabilidade: Permite identificar com clareza a origem de cada receita.

• Dificuldade no controle financeiro: Centraliza e organiza os títulos a receber.

• Visão incompleta do fluxo de caixa: Garante visibilidade das receitas futuras.

• Demora em auditorias e conferências: Facilita a validação das informações.

• Erros na identificação de inadimplência: Permite acompanhamento eficaz dos recebimentos.

Quais os riscos de não as utilizar?

A ausência de práticas estruturadas compromete a confiabilidade das informações financeiras, dificultando o monitoramento do que realmente está previsto para entrar no caixa. Isso pode levar a falhas na previsão de receitas, dificultando o planejamento de pagamentos e investimentos. Além disso, sem controle adequado, há maior exposição a falhas de comunicação entre áreas, o que enfraquece o processo de tomada de decisão e prejudica a credibilidade da empresa perante clientes e parceiros.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: O colaborador responsável pelo financeiro da Axis recebeu a orientação de analisar as contas a receber da empresa nos próximos 30 dias. 

Você está responsável por analisar as contas a receber de sua empresa nos próximos 30 dias. Durante essa análise, você percebe que há uma conta a receber que não foi registrada, pois se refere a um pagamento avulso combinado com um cliente sem emissão de nota fiscal, como o aluguel de um espaço que pertence à empresa e precisa realizar este registro. Além disso, é necessário verificar aqueles títulos que foram provisionados para o próximo mês e ainda não se tornaram uma receita real no sistema.

Tarefa: Registre corretamente uma conta a receber de origem financeira (não vinculada a nota fiscal) no sistema e verifique os títulos registrados para o próximo mês, assegurando que os lançamentos estejam consistentes com a previsão de entrada no caixa.

Agora, efetue as movimentações no sistema conforme o contexto fornecido

Atenção: Certifique-se de possuir em sua base notas de vendas registradas, caso não possua, siga o passo a passo da Jornada de Vendas “Como realizar a emissão de NF-e (nota fiscal eletrônica)”. Lembre-se também de verificar se o usuário possui acesso ás rotinas apresentadas.

Controle de contas de receber e identificação das notas emitidas:

1. Acesse a tela Movimentação Financeira
   Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

2. Nos filtros, marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Receitas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

• Localize a coluna “Origem”, no painel apresentado, os títulos registrados a partir de Notas de Vendas terão a origem definida como “Estoque”.

• Assim como é possível acessar a Movimentação Financeira a partir da Central de Vendas, o contrário também acontece, aba o título localize o campo “Nro Nota” e clique na seta ao lado, será aberto a Central de Vendas, onde será possível visualizar os dados da nota em questão.

• A principal informação utilizada para geração das parcelas no financeiro é o Tipo de Negociação, com base na configuração determinada nela, o sistema irá gerar os títulos financeiros.

• No Rodapé, verifique a aba Financeiro, os títulos financeiros registrados a partir da nota de venda apresentada na Central de Vendas serão exibidos nesta aba.

• O acesso a tela Movimentação Financeira pode ser feito também por meio da Central de Vendas no botão Mov. Financeira, presente no rodapé.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Agora faça o passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Atenção:

• Certifique-se de que o usuário possui acesso à rotina de Movimentação Financeira.

• Certifique-se que no cadastro de usuário esteja desmarcado as opções: Inibe acesso a despesas e Inibe acesso a receitas.

Registro de receitas originadas do financeiro

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Clique em "Lançar título" para iniciar um novo lançamento e preencha os campos obrigatórios, como:

• Nro Nota - Informe “0” neste exemplo.

• Parceiro - Utilize um parceiro previamente cadastrado.

• Empresa - Utilize a empresa cadastrada em sua base.

• Receita/Despesa - Receita.

• Provisão - Desmarcado, pois se trata de uma receita real.

• Vlr do Desdobramento - R$ 2.000,00.

• Dt. Vencimento - Próximos 30 dias

• Banco - Banco do Brasil

• Tipo Operação - Receitas Diversas

• Tipo de Título - Pix

• Natureza - Rendimentos de Aluguéis

• Centro de Resultado - Financeiro

• Salvar o lançamento

• Verifique se em sua base não há mais nenhum campo obrigatório a ser preenchido, após inserir as informações necessárias, clique em "Salvar" para registrar o título financeiro.

Tarefa extra: Tornar uma provisão de origem financeira uma receita real

• Acesse a tela Movimentação Financeira

• Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Nos filtros marque as seguintes opções: Receitas, Provisão, Pendentes.

• Faça um filtro de vencimento, por exemplo, próximos 30 dias.

• Localize a coluna “Origem” e selecione um registro originado do Financeiro.

• Abra o título e na aba Lançamento, desmarque a flag “Provisão”.

• Clique em "Salvar" para atualizar o título financeiro.

• Lembre-se que as provisões financeiras originadas do Estoque se tornarão receitas reais quando houver o faturamento do pedido de venda, ou seja, a emissão da nota fiscal eletrônica no processo de faturamento, por isso estas não podem ser alteradas diretamente na Movimentação Financeira.

Correção e Repetição

• Faça um filtro de consulta na Movimentação Financeira e verifique se os registros realizados estão sendo apresentados.

• Revise os campos e verifique todos os dados inseridos durante os testes para evitar inconsistências.

• Registre as ações e configurações realizadas para facilitar ajustes futuros.