Como registrar um adiantamento/empréstimo de cliente

Controle de adiantamentos/empréstimos

O que é o controle de adiantamentos/empréstimos de clientes e porque é importante?

O controle de adiantamentos de clientes é um processo financeiro que gerencia os valores recebidos antecipadamente de clientes antes da entrega de produtos ou serviços. Ele funciona de forma integrada e garante o registro adequado tanto das receitas quanto das despesas associadas, e é composto por três processos: recebimento do adiantamento, registro da obrigação e compensação no faturamento.
A realização dessa melhor prática é importante pelo fato de promover uma gestão financeira transparente ao controlar os créditos recebidos antecipadamente e evitar confusões no fluxo de caixa. Além disso, garante a conformidade contábil, assegurando que receitas e despesas sejam registradas conforme os princípios contábeis, o que é essencial para a precisão dos relatórios financeiros e planejamento operacional.

Quais problemas essa prática resolve?

• Desorganização no controle financeiro: Garantir o registro adequado das receitas e despesas associadas aos adiantamentos.

• Confusão no fluxo de caixa: Permite o controle dos créditos recebidos antecipadamente, evitando inconsistências financeiras.

• Falhas na conformidade contábil: Assegura que os registros sigam os princípios contábeis, os riscos fiscais e regulatórios.

• Inconsistência nos relatórios financeiros: Melhora a precisão dos demonstrativos contábeis para garantir a correta alocação de receitas e despesas.

• Dificuldade no planejamento financeiro: Oferece informações mais específicas para decisões estratégicas.

• Riscos operacionais no faturamento: Padroniza os processos de cobrança, registro e compensação, evitando erros e retrabalho.

• Possíveis conflitos com clientes: Mantém a transparência na gestão de adiantamentos, questionamentos e disputas rápidas.

Quais os riscos de não as utilizar?

Primeiramente, há a perda de controle financeiro, pois valores recebidos antecipadamente podem ser confundidos com receitas definitivas, causando distorções no fluxo de caixa. Surgem inconsistências contábeis, já que a ausência de registros precisos pode levar a erros nos relatórios financeiros e prejudicar processos de auditoria. 
Existem também riscos operacionais, uma vez que a empresa pode enfrentar dificuldades em cumprir suas obrigações futuras, isso acaba impactando sua credibilidade e a continuidade das operações.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A Axis passou a receber valores antecipados de seus clientes para pedidos programados ao longo dos próximos meses. No entanto, o controle desses adiantamentos vinha sendo feito de forma manual, o que gerava inconsistências nos relatórios financeiros e dificultava o acompanhamento das obrigações a serem compensadas no faturamento. Para resolver essas falhas, a empresa decidiu implementar o controle de adiantamentos no ERP Sankhya, com o objetivo de automatizar os registros, garantir a rastreabilidade dos créditos recebidos e assegurar que os valores sejam corretamente abatidos nas notas fiscais futuras.

Tarefa: Registre o adiantamento pago pelo cliente e valide se os registros foram feitos corretamente no financeiro.

Hora de colocar a mão na massa! Realize as movimentações necessárias

1. Registrar um adiantamento

• Acessar à tela Adiantamento/Empréstimo
  Configurações » Rotinas » Adiantamento/Empréstimo.

2. Incluir um novo adiantamento:

• Clique no botão "Novo" e preencha os campos obrigatórios:

• Empresa: Selecione a empresa cadastrada em sua base.

• Dt Neg. Despesa - Data em que foi negociado o adiantamento

• Dt Venc. Despesa - Data de vencimento da obrigação (valor que será compensado posteriormente)

• Parceiro: Selecione o cliente que realizou o adiantamento.

• Histórico: Adicione informações relevantes, como o motivo do adiantamento.

• Clique em Próximo

Na etapa Parcelamento preencha os campos:

• Valor - Valor do adiantamento/empréstimo

• Núm. Parcelas - Quantidade de parcelas para pagamento, em caso de adiantamentos utilize “1”.

• Frequência - Mensal

• Base de vencimento - Informado pelo usuário, informe a data em que se iniciará a contagem para vencimento da receita (valor adiantamento pelo cliente).

• Tx. de juros(%) - Em caso de adiantamento informe “0”

• Tipo de parcelamento

• Selecione o Tipo de Juros

• Clique em Próximo

Nas Preferências preencha os campos a seguir:

• TOP Despesa 

• TOP Receitas 

• Tipo Título (Despesa) 

• Tipo Título (Receita)

• Projeto - Informar o código “0”

• Natureza (Despesa)

• Natureza (Receita)

• Cen. Resultado

• Conta bancária

• Clique em Concluir

3. Confirmar os títulos financeiros

• Ao concluir o cadastro, o sistema exibirá automaticamente os títulos de receita (entrada do valor) e despesa (obrigação futura).

• Clique em "Confirmar" para registrar os títulos na movimentação financeira, isso irá gerar um número de adiantamento no campo Adiant/.Emp (este número será utilizado para consultas na Movimentação Financeira)

4. Realizar a baixa da receita

Registrar a entrada financeira:

• Acesse a  tela Movimentação Financeira
  Menu:Financeiro » Movimentação Financeira.

• Localize os títulos registrados pelo Adiantamento, para isso crie um filtro personalizado:

• Clique em + Filtros

• Filtros personalizados e Criar Filtro

• Defina o Nome do filtro 

• Em Buscar campo, busque Nro Compensação/Acerto

• Operador - Igual

• Marque a flag: Valor variável

• Clique em Salvar

• Informe o número do adiantamento realizado e clique em Aplicar

• Realize a baixa da receita para refletir a entrada do valor na conta bancária.

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente ao registrar o adiantamento e realizar a baixa da receita.

• Verifique se os valores inseridos estão alinhados com as diretrizes financeiras da empresa e se os títulos foram corretamente gerados na movimentação financeira. 

• Caso o processo não tenha sido concluído conforme esperado, revise os dados e refaça o procedimento, garantindo que todas as etapas sejam seguidas corretamente. 

• Para praticar, experimente registrar um novo adiantamento para outro cliente ou com valores e prazos diferentes.