Como realizar a Formação de Duplicatas

Formação de Duplicatas

O que são duplicatas e qual a importância de registrá-las?

Duplicatas são documentos criados em vendas a prazo para comprovar formalmente a dívida do cliente. No ERP Sankhya, esse processo é automatizado, garantindo organização, numeração correta e conformidade legal, sendo obrigatório para algumas empresas.
Registrar duplicatas oficializa débitos, permite agrupar vários títulos em um único documento, reduzindo custos e facilitando a gestão das cobranças. Além disso, elas podem ser usadas para operações financeiras, como desconto de títulos, melhorando a eficiência na gestão de recebíveis.

Quais problemas essa prática resolve?

• Falta de formalização: as duplicatas criam um documento oficial que comprova as dívidas, reduzindo o risco de disputas com clientes.

• Problemas com o fisco: garantem que a empresa esteja alinhada às obrigações legais e fiscais, evitando penalidades ou irregularidades.

• Ineficiência na cobrança: simplificam o registro e a gestão das dívidas, tornando as cobranças mais organizadas e aumentando a credibilidade nos processos financeiros.

• Dificuldades na organização: a emissão automatizada e a numeração sequencial promovem controle eficiente e rastreamento fácil dos documentos, melhorando a gestão interna.

Quais os riscos de não as utilizar?

Não utilizar duplicatas pode gerar problemas sérios para a empresa. A conformidade fiscal fica comprometida, aumentando o risco de multas, penalidades e complicações em auditorias. Sem um documento oficial, as cobranças perdem força, dificultando o registro de dívidas em cartórios e, muitas vezes, atrasando ou até inviabilizando o recebimento dos valores.

Além disso, a falta de organização no controle das operações pode levar a erros nos registros e relatórios financeiros, dificultando a gestão e a análise das informações. Essa desorganização não só afeta o funcionamento interno da empresa, mas também prejudica a imagem da empresa perante clientes e parceiros, comprometendo a confiança no relacionamento comercial.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A Axis realiza vendas a prazo e enfrenta dificuldades para organizar e controlar cobranças. O setor financeiro perde muito tempo gerenciando boletos individuais, verificando manualmente informações e enviando registros ao banco, o que aumenta o risco de erros e atrasos. Além disso, sem documentos formais como duplicatas, a cobrança de dívidas em atraso fica enfraquecida, dificultando registros em cartórios ou ações judiciais.

Para solucionar esses problemas, a empresa decide implementar a formação de duplicatas no ERP Sankhya. Com isso, automatiza a geração e numeração sequencial dos documentos, reduz custos com boletos e facilita a organização das cobranças, garantindo conformidade fiscal e eficiência na gestão financeira.

Tarefa: Faça uma formação de duplicata no sistema e veja se os títulos foram corretamente vinculados a ela.

Agora, realize as movimentações no sistema, conforme o passo a passo a seguir

1. Acessar a tela Formação de Duplicatas: 
   Meu: Financeiro » Rotinas » Formação de Duplicatas.

2. Aplicar filtros para seleção de títulos

• Na barra lateral de filtros, preencha o campo Filtrar por.

• Conforme a informação selecionada anteriormente, preencha o campo Período.

• Selecione como será realizado o agrupamento dos títulos, por exemplo: Parceiro, Empresa, Banco.

• Existe a possibilidade de ao gerar as duplicatas também realizar a Renegociação, que nada mais é do que a geração de um único boleto para pagamento de várias notas, para isso na seção Preferências, marque a opção Gerar renegociação ao agrupar. Clique em Aplicar para que os títulos correspondentes sejam exibidos na grade.

3. Selecionar os títulos desejados

• Use os botões Remover Selecionados e Remover Não Selecionados para deixar na grade apenas os títulos para os quais as duplicatas serão geradas.

4. Formar a duplicata

• Após ajustar a grade com os títulos desejados, clique no botão Formar Duplicatas.

• Preencha os campos informados e clique em OK, a duplicata será gerada e estará pronta para impressão.

5. Reimpressão

• Na mesma tela, na seção Reimpressão, é possível buscar a duplicata pelo número preenchendo o campo Duplicatas, para impressão do boleto marque Reimprimir boleto e clique no botão Reimprimir.

6. Validação final

• Filtre a duplicata gerada por meio da movimentação financeira.

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Clique em + Filtros para criação de um filtro personalizado para a busca da duplicata.

• Selecione Filtros personalizados e Criar filtro.

• Informe o Nome do filtro.

• Busque o campo "Nro Duplicata", essa informação será utilizada para busca dos títulos, preencha o operador com “Igual (=)” e marque a flag “Valor variável” clique em Salvar.

• Informe o número da duplicata criada anteriormente e clique em "Aplicar" para carregar os títulos vinculados à duplicata gerada.

Correção e Repetição

• Certifique-se de revisar os filtros aplicados e os títulos selecionados antes de formar a duplicata para evitar erros no registro ou emissão.

• Simule a formação de duplicatas realizando renegociação e também sem este procedimento para fazer comparativos entre os dois processos.