Como realizar a baixa de títulos

Baixa total, baixa parcial e baixa com vários títulos

O que é a baixa de títulos a receber?

A baixa de títulos a receber é o processo de registrar pagamentos realizados por clientes, atualizando o status dos títulos no sistema. Isso permite que a empresa acompanhe a liquidação de débitos com precisão, mantendo os registros financeiros organizados e alinhados ao fluxo de caixa. 
Quando um cliente paga um título financeiro, seja por PIX, transferência bancária ou outro método, o sistema atualiza o título como "baixado" e cria uma movimentação bancária correspondente. Essa movimentação será posteriormente conciliada, ou seja, comparada com o valor que entrou na conta bancária da empresa, garantindo que tudo esteja correto. Isso ajuda a empresa a saber exatamente o que já foi pago e o que continua pendente.
Esse processo permite atualizar o status dos títulos no sistema, refletindo o pagamento realizado pelos clientes e garantindo a precisão dos registros financeiros.

O sistema oferece flexibilidade para atender diferentes situações de pagamento:

• Baixa total de receitas: Registra o pagamento completo de um título financeiro, atualizando automaticamente seu status para baixado no sistema. É usada quando o cliente efetua o pagamento integral do valor devido.

• Baixa parcial de receitas: Permite registrar pagamentos parciais de um título, deixando o saldo remanescente em aberto para acompanhamento. É ideal para gerenciar recebimentos fracionados ou acordos de pagamento.

• Baixa de receitas com vários títulos: Permite registrar o pagamento de um título utilizando diversas formas de pagamento em um único processo. Essa funcionalidade é ideal para clientes que quitam débitos combinando métodos como PIX, transferência bancária, cartão de crédito, entre outros, garantindo que todas as entradas sejam registradas corretamente e vinculadas ao título correspondente.

Quais problemas são resolvidos realizando a baixa dos títulos corretamente?

• Falta de visibilidade financeira: permite acompanhar em tempo real os títulos quitados e os pendentes, garantindo clareza no controle financeiro e facilitando o planejamento do fluxo de caixa.

• Falta de controle sobre inadimplências: permite identificar rapidamente os títulos não quitados, facilitando o acompanhamento de saldos em aberto e a aplicação de medidas para recuperação de valores.

• Dificuldade em gerenciar diferentes formas de pagamento: consolida registros de clientes que utilizam diferentes métodos de pagamento em um mesmo financeiro, organizando todas as informações de forma clara e rastreável.

• Conciliação financeira complexa: facilita o cruzamento entre os pagamentos registrados no sistema e as entradas na conta bancária, garantindo a precisão dos dados financeiros.

• Risco de perda de dados financeiros: assegura que todos os pagamentos realizados sejam registrados corretamente, evitando inconsistências que poderiam comprometer a gestão financeira.

Quais os riscos de não realizar esse procedimento?

Sem realizar as baixas de títulos, os registros financeiros podem ficar incompletos, dificultando o acompanhamento dos pagamentos e comprometendo a confiabilidade das informações. Isso afeta diretamente o planejamento e a tomada de decisões, já que os dados não refletem a realidade.
Títulos não baixados corretamente também geram desorganização, dificultando identificar débitos quitados e pendentes. Essa falta de controle impacta o fluxo de caixa e pode levar a atrasos no cumprimento das obrigações financeiras.
Além disso, sem registrar pagamentos parciais, a empresa fica mais exposta ao risco de inadimplência, dificultando a recuperação de valores e prejudicando a saúde financeira.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A Axis realiza operações frequentes de vendas a crédito para diversos clientes. Recentemente, o setor financeiro identificou a necessidade de melhorar a gestão de recebimentos, utilizando as funcionalidades de baixa de receitas no ERP Sankhya.

A equipe financeira precisa registrar:

1. Baixa total para um cliente que quitou integralmente um título.

2. Baixa parcial para um cliente que pagou apenas uma parte do título.

3. Baixa com vários títulos para um cliente que realizou pagamentos de múltiplos títulos em uma única transação.

Tarefa: Acesse a tela Movimentação Financeira e realize as baixas de receitas registradas, dentro dos cenários  de baixa total, baixa parcial, e baixa com vários títulos. 

Agora é sua vez! Realize o passo a passo no ERP Sankhya

1. Baixa total de receita

Cenário: Um cliente realizou o pagamento integral de um título e é preciso registrar a baixa total no sistema.

• Acesso à tela Movimentação Financeira:

  • Navegue para Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.

  • Use os filtros para localizar um título em aberto: marque as seguintes opções: Receitas, Real, Pendentes.

  • Realizar a baixa:

  • Selecione o título e clique no botão Baixar.

  • Confirme se as informações necessárias estão devidamente preenchidas:

  • Data de Baixa: Data da entrada do valor na conta.

  • TOP: Configurada para baixa de receitas. Usaremos “Recebimento”. Certifique-se de ela esteja ativa. 

  • Conta Bancária.

  • Valor da baixa.

  • Clique em Baixar título para concluir.

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1. Baixa parcial de Receita

Cenário: Um cliente efetuou um pagamento parcial de um título. Suponhamos que este cliente possua um financeiro de R$ 6.500,00 em aberto e realizou o pagamento no valor de R$ 2.000,00, sendo assim o sistema precisa registrar esse valor de baixa no título original e deixar um título pendente no valor de R$ 4.500,00.

• Localizar o título:

• Ainda na Movimentação Financeira, use os filtros para localizar um título em aberto.

• Marque as seguintes opções: Receitas, Real, Pendentes.

• Realizar a baixa parcial:

• Clique no botão Baixar.

• Confirme se as informações necessárias estão devidamente preenchidas:

• Data de Baixa: Data da entrada do valor na conta.

• TOP: Configurada para baixa de receitas. Usaremos “Recebimento”. Certifique-se de ela esteja ativa.

• Conta Bancária.

• Na seção Valores, altere o campo Valor da Baixa. O valor informado aqui deve ser parcial ao valor total do título selecionado.

• Clique em Avançar.

• Escolha o destino do saldo restante:

• Desconto: Se for um abatimento.

• Pendência: Se for uma dívida ainda não quitada (usaremos essa opção).

• Informe a data de vencimento da pendência (valor restante) no campo Novo vencimento.

• Confirme a baixa clicando em Baixar título.

• Validação da operação realizada:

• Faça um filtro na Movimentação Financeira através do campo Nr. Nota.

• Desmarque a opção Pendentes do filtro e filtre os títulos de Receitas, Real.

• Veja que existem dois títulos financeiros atrelados a mesma nota, um baixado no valor informado e o outro título com a diferença que está em aberto. 

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1. Baixa com vários tipos de títulos

Cenário: Considere que um cliente realizou um pagamento de um financeiro com dois tipos de títulos diferente, parte do valor foi pago no Boleto e parte foi paga via Pagamento eletrônico.

• Filtrar os títulos:

• Ainda na Movimentação Financeira, use os filtros para localizar um título em aberto.

• Marque as seguintes opções: Receitas, Real, Pendentes.

• Realizar a Baixa:

• Clique no botão Baixar.

• Confirme se as informações necessárias estão devidamente preenchidas:

  • Data Baixa: Data da entrada do valor na conta.

  • TOP: Configurada para baixa de receitas. Usaremos “Recebimento”. Certifique-se de ela esteja ativa.

  • Conta Bancária.

• Na seção, Formas de pagamento, clique no ícone + para realizar um registro e preencha os campos:

  • Valor - Defina o valor que será pago via Boleto.

  • Forma de Pagamento - Boleto

  • Data Baixa

  • Clique em Salvar

• Clique novamente no ícone + e preencha os campos:

  • Valor - Defina o valor restante que será pago via Pagamento Eletrônico.

  • Forma de Pagamento - Pagamento Eletrônico

  • Data Baixa

  • Clique em Salvar

• Clique em Baixar títulos para concluir a operação.

• Validação da operação realizada:

• Faça um filtro na Movimentação Financeira através do campo Nr. Nota.

• Desmarque a opção Pendentes do filtro e filtre os títulos de Receitas, Real, Baixados.

• Veja que existem dois títulos financeiros atrelados a mesma nota, um baixado com o tipo de título Boleto e outro também baixado, porém, com o tipo de título Pagamento Eletrônico.

Correção e Repetição

• Confira se a baixa foi realizada corretamente, se houver divergência, estorne ou ajuste e refaça a baixa corretamente.

• Para reforço, simule novos cenários variando formas de pagamento, descontos ou tipos de despesas. Para reforçar o aprendizado, experimente realizar novas baixas utilizando diferentes cenários, como outros métodos de pagamento ou títulos de despesas variados.