Como realizar alterações, cancelamento, baixa e conciliação de boletos rápidos

Bolepix Boleto rápido - API (Banco do Brasil, Itaú e Santander)

O que é e como funciona o processo de alterações, cancelamento, baixa e conciliação de boletos rápidos?

No Sankhya, o processo de alterações e cancelamento de boletos rápidos, é totalmente integrado e automatizado e mantêm comunicação direta com o banco, eliminando a necessidade de enviar arquivos manualmente para registrar mudanças ou cancelamentos.
Quando uma alteração é feita, como a prorrogação de vencimento ou atualização do valor, o sistema comunica automaticamente o banco, garantindo que as informações sejam atualizadas em tempo real. No caso de cancelamento, o boleto é imediatamente invalidado, e o banco recebe a solicitação de forma instantânea, evitando qualquer risco de pagamento por parte do cliente.

Além disso, quando o pagamento de um boleto é identificado, o sistema realiza automaticamente a baixa e a conciliação, garantindo que os registros financeiros estejam sempre atualizados e corretos.

Quais problemas este recurso resolve?

• Lentidão nos processos manuais: automatiza alterações e cancelamentos, eliminando a necessidade de enviar arquivos para o banco, o que reduz o tempo de processamento e aumenta a eficiência operacional.
• Erros e inconsistências nos registros: garante que todas as alterações ou cancelamentos sejam registrados e comunicados ao banco de forma automática e precisa, evitando, problemas como pagamentos de boletos com dados incorretos.
• Risco de pagamento indevido: cancela boletos diretamente no sistema e informa o banco em tempo real, invalidando qualquer tentativa de pagamento de boletos cancelados.
• Falta de controle sobre atualizações de boletos: proporciona uma gestão centralizada e confiável, permitindo que a empresa acompanhe todas as modificações ou cancelamentos realizados.
• Baixa e conciliação manuais: sem a automação, o reconhecimento de pagamentos e a atualização de registros financeiros exigem mais esforço e são mais suscetíveis a erros, o que compromete a precisão e o controle.

Quais os riscos de não utilizar essa prática?

Sem o recurso de alterações e cancelamento automatizado de boletos rápidos, a empresa está sujeita a erros nos registros, como boletos desatualizados ou cancelamentos não informados ao banco, resultando em pagamentos indevidos e retrabalho. A ausência de baixa e conciliação automáticas agrava esses problemas, exigindo conferências manuais que aumentam a chance de inconsistências e atrasos no controle financeiro.
A ineficiência operacional também aumenta, já que realizar esses processos manuais demandam mais tempo e esforço, impactando a produtividade da equipe. Além disso, atrasos na atualização dos boletos podem comprometer o fluxo de caixa e dificultar o controle financeiro.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A empresa emite diariamente diversos boletos para seus clientes. Certo dia, um cliente solicita a prorrogação do vencimento de um boleto. Sem o recurso de boletos rápidos, o analista financeiro precisaria ajustar o vencimento manualmente, enviar o arquivo ao banco e reenviar o boleto atualizado, correndo o risco de atrasos e erros.
Com a funcionalidade de boletos rápidos no Sankhya, o analista acessa o sistema, atualiza a data de vencimento com poucos cliques, e o banco é automaticamente notificado. Em minutos, o cliente recebe o boleto atualizado com o novo vencimento e o QR code para pagamento via PIX, sem complicações.

No mesmo dia, outro cliente informa que precisa cancelar um boleto. O analista realiza o cancelamento diretamente no sistema, e o banco é imediatamente comunicado, invalidando o boleto e evitando possíveis pagamentos indevidos.

Tarefas: 

1. Selecione um título com boleto rápido emitido e altere sua data de vencimento. Em seguida, cancele outro boleto já emitido e verifique se as alterações foram corretamente refletidas na tela de acompanhamento de boletos.
2. Configure o sistema para que as baixas e conciliações sejam automáticas ao receber o retorno de pagamento do banco. Após isso, acesse a tela de acompanhamento de boletos para conferir se o título foi baixado corretamente e se a conciliação bancária foi realizada com sucesso.

Aviso importante!
A simulação exige dados reais, como conta bancária e credenciais. Por isso, não realizaremos a movimentação prática no sistema.

Em seguida, você verá o passo a passo para configurar e aplicar o processo corretamente

1. Alterações nos boletos

• Acesse a tela Movimentação Financeira: 
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.
• Utilize os filtros para localizar o título que gerou o boleto que precisa ser alterado.
• Marque as seguintes opções: Receitas, Real, Pendentes.
• Selecione o título.
  • Localize o campo Dt. Vencimento e altere o vencimento do boleto.
• Clique em Salvar.
• Acesse a tela Acompanhamento de Boletos - API: 
  Menu: Financeiro » Consultas » Acompanhamento de Boletos - API
• Utilize os filtros para localizar o título no qual houve a alteração do vencimento.
  • O campo Data de Negociação precisa ser preenchido.
• Clique em Aplicar.
• Selecione o título na aba Boletos.
  • Verifique a alteração na aba Histórico do boleto, o sistema gera um histórico com o retorno do banco e situação para acompanhamento.

2. Cancelamento de boletos

O cancelamento do boleto é feito nas seguintes situações:

• Cancelamento da nota fiscal;
• Baixa manual;
• Renegociação do título;
• Deletar o nosso número do título.
• Acesse a tela Movimentação Financeira: 
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.
• Utilize os filtros para localizar o título que gerou o boleto que precisa ser alterado.
• Selecione o título.
  • Localize o campo Nosso Número na aba Cobrança e apague a informação.
  • No aviso emitido clique em “Sim”.
• Clique em Salvar.
• Acesse a tela Acompanhamento de Boletos - API 
  Menu: Financeiro » Consultas » Acompanhamento de Boletos - API.
• Utilize os filtros para localizar o título no qual houve a alteração do nosso número.
  • O campo Data de Negociação precisa ser preenchido.
• Clique em Aplicar.
• Selecione o título na aba Boletos.
  • Verifique a alteração na aba Histórico do boleto, o sistema gera um histórico com o retorno do banco e situação para acompanhamento.

3. Baixa e conciliação de boletos rápidos

• Acesse a tela Contas: 
  Menu: Configurações » Cadastros »  Bancários » Contas.
• Selecione a conta usada para emissão dos boletos rápidos.
• Na aba Boleto(s)/Duplicatas, confira os campos as área Ações automáticas ao receber retorno:
  • Baixa automática
  • Lançamento baixa boleto
  • TOP Baixa boleto
  • Conciliação Automática
  • Acesse a tela Acompanhamento de Boletos - API: 
    Menu: Financeiro » Consultas » Acompanhamento de Boletos - API
  • Utilize os filtros para localizar os títulos liquidados.
    • Em Status do Boleto, ao realizar a marcação das flags Liquidados e Liquidados por PIX, serão apresentados apenas boletos pagos.
      • O campo Data de Negociação precisa ser preenchido.
    • Clique em Aplicar.
    • Selecione um título para realizar a conferência.
    • No Histórico do boleto, veja a atualização de retorno do banco referente ao pagamento.
    • Acesse a tela Movimentação Financeira: 
      Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.
    • Utilize o filtro Nr. Único, para localizar o título pago conferido na tela anterior.
    • Abra o título e na aba Lançamento, confira se o campo Dt. Baixa está devidamente preenchido.
    • O campo Baixa via API terá a seguinte descrição: “Título baixado Automaticamente via API” - caso esse campo não seja apresentado, verifique as configurações da tela.
    • Acesse a tela Conciliação Bancária: 
      Menu: Financeiro » Rotinas » Conciliação Bancária.
    • Utilize os filtros rápidos para buscar os títulos “Conciliados” e no campo Data da Conciliação, informe a data de baixa do título conferido anteriormente.
    • Localize o título e verifique se foi conciliado devidamente.

Correção e Repetição

• Para consolidar o aprendizado, simule um caso de erro intencional, como tentar cancelar um boleto já pago, para entender como o sistema responde e quais mensagens de alerta são exibidas.