Como realizar o controle de provisões de contas a pagar: Origem em Compras e Financeiro

Controle de provisões de contas a pagar: Origem em Compras e Financeiro

O que é controle de provisões de contas a pagar e por que ele é importante?

O controle de provisões de contas a pagar é o processo de registrar, dentro do sistema, despesas que a empresa ainda não recebeu a cobrança oficial (como uma nota fiscal), mas já sabe que terá que pagar, como, por exemplo, um pedido de compra que já foi aprovado, mas ainda não foi faturado.

Quais problemas este recurso resolve?

• Ajuda a prever os pagamentos futuros, melhorando o planejamento financeiro.

• Evita esquecimentos e atrasos, garantindo que as contas sejam pagas no prazo.

• Organiza melhor os dados, deixando os relatórios financeiros mais confiáveis.

• Faz com que os setores de Compras e Financeiro trabalhem de forma alinhada.

• Reduz erros manuais e facilita o controle das despesas.

• Melhora a relação com fornecedores, mostrando mais organização e pontualidade.

• Deixa o processo mais transparente, preparado para auditorias e em conformidade contábil.

Quais os riscos de não utilizar?

Sem esse recurso, a empresa pode acabar ignorando despesas que ainda não viraram boletos ou notas fiscais, mas que já existem na prática. Isso faz com que o financeiro enxergue menos do que realmente precisa pagar, levando a decisões mal planejadas. A falta de provisões também dificulta a organização dos pagamentos e deixa a empresa despreparada para compromissos que já deveriam estar mapeados.

Vídeo de demonstração prática no sistema 

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A empresa Axis LTDA deseja garantir que as provisões financeiras de contas a pagar estejam corretamente registradas no sistema após o lançamento inicial. O objetivo é assegurar que as despesas futuras estejam refletidas de forma precisa no controle financeiro, evitando inconsistências e facilitando o planejamento do fluxo de caixa. É preciso que além das provisões originadas das compras referentes as mercadorias que serão revendidas as provisões de origem financeira, como por exemplo, o aluguel da empresa sejam registradas.

Tarefa: Acesse o ERP Sankhya e realize o lançamento de uma provisão de contas a pagar, sendo uma de origem compras e outra de origem financeira, assegurando que todas as informações, como fornecedor, valor, vencimento e condições de pagamento, estejam corretamente registradas. Após o lançamento, valide se as provisões foram geradas corretamente no sistema, garantindo que as despesas futuras estejam refletidas com precisão no controle financeiro, contribuindo para um planejamento eficiente do fluxo de caixa da empresa.

Chegou a sua vez! Realize as movimentações no sistema 

Atenção: Certifique-se de possuir em sua base pedidos de compras registrados, caso não possua, siga o passo a passo da Jornada de Compras “Como registrar um pedido de compra manual”. Lembre-se também de verificar se o usuário possui acesso as rotinas apresentadas.

Provisão proveniente de um pedido de compra:

1. Controle das provisões na Movimentação Financeira:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Nos filtros, marque as opções: 

• Real + Provisão: Provisão - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

• Localize a coluna “Origem”, no painel apresentado, os títulos registrados a partir de Pedidos de Compras terão a origem definida como “Estoque”.

• Assim como é possível acessar a Movimentação Financeira a partir da Central de Compras, o contrário também acontece, aba o título localize o campo “Nro Nota” e clique na seta ao lado, será aberto a Central de Compras, onde será possível visualizar os dados do pedido em questão.

• A principal informação utilizada para geração das parcelas no financeiro é o Tipo de Negociação, com base na configuração determinada nela, o sistema irá gerar os títulos financeiros.

• No Rodapé, verifique a aba Financeiro, os títulos financeiros registrados a partir do pedido de compra apresentado na Central de Compras serão exibidos nesta aba.

• O acesso a tela Movimentação Financeira pode ser feito também por meio da Central de Compras no botão Mov. Financeira, presente no rodapé.

Provisão proveniente do módulo financeiro

Vídeo de demonstração prática no sistema

Sua vez. Faça o passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Atenção: 

• Certifique-se de que o usuário possui acesso à rotina de Movimentação Financeira.

1. Registrar provisão proveniente do módulo financeiro:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.

• Clique no botão (+ Lançar título)

Por meio da inclusão direta na Movimentação Financeira, onde várias informações localizadas na guia "Lançamento" são de preenchimento obrigatório, sendo elas:

• Nro Nota: 1

• Parceiro: Informar o fornecedor, utilize os cadastros de sua base.

• Empresa: Selecionar a empresa responsável pela operação, em nosso exemplo, a Axis.

• Receita/Despesa: Despesa

• Provisão: Marcado

• Dt. Negociação: Informar a data de negociação.

• Vlr do Desdobramento: Inserir o valor do título.

• Dt. Vencimento: Informar a data de vencimento.

• Banco: Informar o banco 1 ou o que tem disponível em sua base de dados.

• Tipo de Operação: Despesas Diversas.

• Tipo de Título: Boleto.

• Natureza: Preencher com a natureza da operação, como por exemplo, “Aluguéis”.

• Centro de Resultado: Informar o centro de resultado, como por exemplo, “Financeiro”.

• Após o preenchimento de todos os campos, clique no botão Salvar, para registrar o título de provisão de despesa.

2. Controle das provisões na Movimentação Financeira:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.

• Nos filtros, marque as opções: 

• Real + Provisão: Provisão - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

• Localize a provisão registrada anteriormente e verifique a coluna “Origem”, no painel apresentado, os títulos registrados diretamente na Movimentação Financeira, terão a origem definida como “Financeiro”.

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todas as informações das provisões foram corretamente registradas no sistema, garantindo que os valores, fornecedores e prazos estejam alinhados com os pedidos de compra ou lançamentos financeiros.

• Verifique se os dados inseridos correspondem às regras da empresa e se o controle financeiro reflete com precisão os compromissos futuros. Caso identifique inconsistências, ajuste os campos necessários e refaça o processo para garantir a conformidade.

• Para reforçar o aprendizado, realize uma nova provisão utilizando um cenário diferente, como um fornecedor distinto, valores variados ou outra condição de pagamento, garantindo domínio do procedimento.