Como controlar e registrar contas a pagar: Origem em Compras e Financeiro

Controle e registro de contas a pagar: Origem em Compras e Financeiro

O que são contas a pagar?

As contas a pagar se tratam do processo de registrar todas as despesas que a empresa precisa pagar. Elas podem ter origem, a partir de compras, ou financeira, no caso de despesas como impostos e aluguéis. Isso permite manter o controle atualizado, reduzir erros e planejar os pagamentos com antecedência. Assim, a empresa tem mais clareza sobre suas obrigações e toma decisões com mais segurança.

Quais problemas este recurso resolve?

• Garante o registro correto de todas as despesas, evitando esquecimentos e desorganização.

• Reduz erros manuais com lançamentos automáticos vinculados a compras.

• Facilita o controle de despesas administrativas que não passam por compras.

• Melhora o planejamento do fluxo de caixa e evita atrasos em pagamentos.

• Oferece flexibilidade ao permitir tanto geração automática quanto manual.

Quais os riscos de não utilizar?

Sem esse processo, a empresa pode deixar de registrar despesas importantes, perdendo o controle do que precisa pagar. Isso gera atrasos, compromete o planejamento e pode levar a decisões mal informadas. No dia a dia, isso significa mais juros, falhas na organização e risco de comprometer a saúde financeira da empresa.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A empresa Axis LTDA busca garantir que todos os boletos recebidos sejam pagos dentro do prazo, evitando atrasos e encargos. Para isso, é fundamental que as despesas estejam corretamente registradas no sistema.
Durante a rotina financeira, o analista financeiro identificou um boleto emitido para pagamento. É necessário validar se a despesa correspondente está lançada, o que normalmente ocorre automaticamente após a entrada da nota de compra, já que há integração entre os módulos de Compras e Financeiro.
Além disso, existem provisões registradas em meses anteriores que agora precisam ser atualizadas como despesas reais, pois vencerão nos próximos dias. Também surgiu uma despesa eventual: a compra de um café da manhã para a equipe, que não passou pelo processo de provisão e, por isso, deve ser lançada manualmente direto na Movimentação Financeira.

Tarefa: Sua tarefa é localizar uma despesa registrada a partir de uma nota de compra e conferir os dados da nota que gerou o lançamento. Em seguida, identifique uma provisão financeira registrada anteriormente e torne-a despesa real.
Por fim, registre uma nova despesa de origem financeira, simulando uma situação que não passou pelo módulo de Compras nem pela provisão.

Chegou a sua vez! Realize as movimentações no sistema

Atenção: Certifique-se de possuir em sua base notas de compras registradas, caso não possua, siga o passo a passo da Jornada de Compras “Como lançar uma nota manual sem pedido”. Lembre-se também de verificar se o usuário possui acesso as rotinas apresentadas.

Validação de contas a pagar geradas a partir de compras

1. Controle das despesas na Movimentação Financeira:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Nos filtros, marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

• Localize a coluna “Origem”, no painel apresentado, os títulos registrados a partir de Notas de Compras terão a origem definida como “Estoque”.

• Assim como é possível acessar a Movimentação Financeira a partir da Central de Compras, o contrário também acontece, aba o título localize o campo “Nro Nota” e clique na seta ao lado, será aberto a Central de Compras, onde será possível visualizar os dados da nota em questão.

• A principal informação utilizada para geração das parcelas no financeiro é o Tipo de Negociação, com base na configuração determinada nela, o sistema irá gerar os títulos financeiros.

• No Rodapé, verifique a aba Financeiro, os títulos financeiros registrados a partir da nota de compra apresentado na Central de Compras serão exibidos nesta aba.

• O acesso à tela Movimentação Financeira pode ser feito também por meio da Central de Compras no botão Mov. Financeira, presente no rodapé.

Despesa proveniente do módulo financeiro

Vídeo de demonstração prática no sistema

Agora é com você! Faça o passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Atenção: 

• Certifique-se de que o usuário possui acesso à rotina de Movimentação Financeira.

• Certifique-se que no cadastros de usuário esteja desmarcado as opções: Inibe acesso a despesas e Inibe acesso a receitas.

Registro de contas a pagar geradas por lançamentos diretos

1. Registrar a despesa na Movimentação Financeira:

• Acesse a tela Movimentação Financeira 
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Clique no botão (+ Lançar título).

Por meio da inclusão direta na Movimentação Financeira, onde várias informações localizadas na guia "Lançamento" são de preenchimento obrigatório, sendo elas:

• Nro Nota: 1

• Parceiro: Informar o fornecedor.

• Empresa: Selecionar a empresa responsável pela operação, em nosso exemplo, a Axis.

• Receita/Despesa: Despesa

• Provisão: Desmarcado

• Dt. Negociação: Informar a data de negociação.

• Vlr do Desdobramento: Inserir o valor do título.

• Dt. Vencimento: Informar a data de vencimento.

• Banco: Informar o banco 1 ou o que tem disponível em sua base de dados.

• Tipo de Operação: Despesas Diversas.

• Tipo de Título: Boleto.

• Natureza: Considere preencher neste campo “Festas e confraternizações” por exemplo para classificar o gasto com o café da manhã.

• Centro de Resultado: Informar o centro de resultado.

• Após o preenchimento de todos os campos, clique no botão Salvar, para registrar o título de provisão de despesa.

Registro de contas a pagar a partir de provisão

1. Pesquisar provisões registradas:

• Acesse a tela Movimentação Financeira 
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Nos filtros, marque as opções: 

• Real + Provisão: Provisão - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

2. Efetivar o título em despesa real:

• Com o título selecionado, clique duas vezes sobre ele para abrir o lançamento.

• No campo “Provisão”, desmarque e em seguida clique em Salvar, para concluir o registro.

• Após salvar o lançamento, o registro que antes era uma provisão é convertido em uma despesa real.

3. Consulta dos títulos a pagar (despesa real):

• Nos filtros, marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

• Localize a despesa selecionada anteriormente que deixou de ser provisão e se tornou despesa real.

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todas as informações da nota de compra e da movimentação financeira foram corretamente registradas no sistema, garantindo que os valores, fornecedores e prazos estejam alinhados com os lançamentos previstos.

• Para reforçar o aprendizado, realize uma nova movimentação financeira utilizando um cenário diferente, como um título de despesa real distinto, um fornecedor diferente ou valores variados, garantindo pleno domínio do procedimento.