Como realizar a formação de duplicatas

Formação de Duplicatas

Para que serve a formação de duplicatas?

A formação de duplicatas serve para agrupar vários títulos que a empresa deve pagar a um mesmo fornecedor em uma única duplicata. Esse processo facilita a gestão dos compromissos financeiros, reduz a quantidade de lançamentos e permite um controle mais organizado dos pagamentos, especialmente em compras a prazo.

Quais problemas este recurso resolve?

• Muitos títulos separados para o mesmo fornecedor: Permite consolidar pagamentos em uma única duplicata.

• Dificuldade de organizar compromissos por fornecedor: Facilita a visualização do total a pagar por parceiro.

• Lançamentos financeiros inconsistentes: Padroniza a estrutura dos registros e melhora a qualidade dos dados.

Quais os riscos de não utilizar?

Em empresas com muitas compras de um mesmo fornecedor, não formar duplicatas pode gerar dispersão dos títulos, dificultando o controle e a conciliação dos pagamentos. Quando o fornecedor faz um único pagamento para vários lançamentos, a falta de agrupamento pode causar erros de baixa, atrasos, retrabalho e comprometer a rastreabilidade das informações.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário Prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: A Axis costuma realizar diversas compras com um mesmo fornecedor ao longo do mês. Cada pedido gera uma nota fiscal com prazo e valor diferentes, o que resulta em vários boletos a serem pagos separadamente, dificultando o controle e aumentando o custo com tarifas bancárias.
Para organizar melhor os pagamentos e simplificar o processo financeiro, a empresa opta por agrupar essas notas em uma única duplicata, centralizando os débitos em um só título. Dessa forma, é possível gerar apenas um boleto para o fornecedor, mantendo o controle financeiro mais eficiente e reduzindo o número de lançamentos a acompanhar.

Tarefa: Localize no sistema as notas fiscais de um mesmo fornecedor que ainda não foram agrupadas. Em seguida, realize a formação de uma duplicata, reunindo essas notas em um único título de despesa. Ao final, verifique se o novo título foi gerado corretamente e está disponível para pagamento.

Vamos lá! Transforme a maneira como você gerencia seguindo o passo a passo do Sankhya

1. Localizar os títulos para a formação de duplicata

• Acesse a tela Formação de Duplicatas
  Menu: Financeiro » Rotinas » Formação de Duplicatas

• No campo “Filtrar por”, selecione o tipo de data para consulta (negociação, movimento ou vencimento).

• No campo “Período”, informar a data inicial e final.

• No campo ”Tipo” selecionar a opção Despesa.

• Marcar as opções “Agrupar títulos”, “Parceiro Matriz” e “Agrupar apenas se houver mais de um título”.

• No campo “Ajuste do vencimento” marcar como “Primeiro”.

• Após definir os filtros, clique no botão "Aplicar" para carregar as informações no painel à direita da tela.

2. Formar duplicatas

• Selecione os títulos que serão utilizados para a formação da duplicata.

• Clique na opção "Remover os não selecionados" para manter apenas os títulos desejados.

• Em seguida, clique no botão "Formar Duplicatas".

• Um pop-up será exibido, onde você deverá preencher as seguintes informações:
  Banco
  Conta bancária
  Tipo de título

• Após preencher os dados, clique no botão OK para concluir a formação da duplicata.

• O sistema apresentará um pop-up com as informações das duplicatas que foram formadas.

3. Validação final

• Filtre a duplicata gerada por meio da movimentação financeira.

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Clique em + Filtros para criação de um filtro personalizado para a busca da duplicata.

• Selecione Filtros personalizados e Criar filtro.

• Informe o Nome do filtro.

• Busque o campo "Nro Duplicata", essa informação será utilizada para busca dos títulos, preencha o operador com “Igual (=)” e marque a flag “Valor variável” clique em Salvar.

• Informe o número da duplicata criada anteriormente e clique em "Aplicar" para carregar os títulos vinculados à duplicata gerada.

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todos os filtros aplicados na tela Formação de Duplicatas foram configurados corretamente, garantindo que o tipo de data, período e categoria de despesa estejam alinhados com os critérios desejados as informações de agrupamento são muito importantes pois é a partir delas que ocorre a formação da duplicata.

• Para reforçar o aprendizado, realize uma nova formação de duplicata utilizando um cenário diferente, como outro período de vencimento, títulos de fornecedores distintos ou valores variados, assegurando total domínio da operação no sistema.