Como vincular cheques emitidos às despesas

Vincular cheques emitidos às despesas

O que é a vinculação de cheques às despesas?

É o processo de associar a numeração dos cheques emitidos aos títulos de despesa correspondentes. Essa prática garante rastreabilidade, organização e controle financeiro, assegurando que cada pagamento seja registrado corretamente no sistema.

Quais problemas esse recurso resolve?

• Cheques não identificados: evita dúvidas sobre quais títulos foram pagos.

• Erros em registros financeiros: assegura que lançamentos reflitam os pagamentos reais.

• Dificuldade em auditorias: facilita conferência e validação das transações.

• Falta de controle sobre saídas: melhora a gestão do fluxo de caixa por meio da rastreabilidade.

Quais os riscos de não as utilizar?

A dificuldade em rastrear os pagamentos realizados por cheque pode levar a inconsistências nos registros, comprometendo a confiabilidade dos dados financeiros. Há o risco de emissão duplicada ou incorreta de cheques, o que pode afetar negativamente o fluxo de caixa da empresa. Por fim, a falta de transparência nos pagamentos dificulta auditorias e análises financeiras, prejudicando a identificação de erros e a tomada de decisões estratégicas.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no sistema

Contexto: A Axis realiza pagamentos por meio de cheques e precisa assegurar que cada cheque emitido esteja corretamente vinculado ao título de despesa correspondente no sistema. Essa vinculação é essencial para manter o controle do caixa, evitar inconsistências nos registros financeiros e garantir a rastreabilidade das transações.

Tarefa: Realize o pagamento de um título de despesa e verifique se o cheque emitido está corretamente vinculado ao título financeiro no sistema. Ao final, valide os registros na Movimentação Financeira para garantir a rastreabilidade e a consistência das informações.

Agora, efetue as movimentações no sistema conforme o contexto fornecido

Atenção! Antes de iniciar o processo de impressão de cheques, certifique-se de que o título correspondente foi lançado na tela de Movimentação Financeira. Isso garante que o cheque esteja devidamente vinculado ao título e registrado corretamente no sistema. É preciso ter um financeiro de despesa real pendente registrado com o tipo de título “Cheque”.

1. Acesse a tela Impressão de Cheques
   Menu: Financeiro » Relatórios » Impressão de Cheques 

2. Filtrar os títulos para impressão de cheques:

• Na barra superior, preencha os critérios de filtro com as informações desejadas.

• No campo Receita/Despesa, selecione a opção Despesa.

• Clique no botão Aplicar para visualizar os títulos que atendem aos critérios escolhidos.

3. Selecionar os títulos para impressão:

• Na aba Marcação, revise os títulos apresentados conforme os filtros aplicados.

• Utilize os botões Remover Selecionados e Remover Não Selecionados para manter na grade apenas os títulos para os quais serão emitidos os cheques.

4. Configurar o tipo de marcação de cheque:

• Ainda na aba Marcação, localize a coluna Tipo de Marcação de Cheque, selecione a forma como o nome do favorecido será impresso no cheque ao realizar o pagamento no sistema. 

5. Definir os parâmetros de impressão:

• Acesse a aba Parâmetros Impressão e preencha as informações abaixo:

• Conta Bancária: Selecione a conta associada ao pagamento.

• Gerar número do cheque (nosso número): Marcado.

• Data a ser impressa no cheque: Escolha a data adequada, como por exemplo, vencimento.

• Desmarque a opção Gerar cópia de cheque.

6. Imprimir os cheques:

• Clique no botão Pré-visualiza os cheques marcados para conferir as informações, após conferência, clique no botão Imprimir para gerar os cheques.

7. Validar os cheques registrados e impressos:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Filtre o título de despesa pago com cheque.

• Localize o campo Nosso Número e confirme se o número do cheque emitido foi corretamente gravado.

8. Vinculo do título financeiro ao cheque emitido:

• Selecione o título, clique no botão "Mais opções" e escolha a opção "Validar cheque (CMC7)".

• Na seção "Dados básicos", preencha os seguintes campos:

• Código de compensação: 1

• Banco: 1 - Banco do Brasil

• Agência: 3215-1

• Conta: 6589-3

• Número do cheque: Informe o número gerado na etapa anterior.

• Na seção "Banda magnética", clique em "Gerar banda" e, em seguida, em "Validar a banda".

• Na seção "Dados adicionais", informe:

• Data do cheque: Data de hoje.

• Valor: Informe o valor do título.

Após o preenchimento, clique no botão "Salvar" para concluir o processo.

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente, garantindo que os cheques emitidos estejam devidamente vinculados aos títulos financeiros no ERP Sankhya. 

• Caso o processo não tenha sido concluído conforme esperado, revise os dados, corrija eventuais inconsistências e refaça a operação. 

• Para reforçar o aprendizado, experimente realizar o procedimento novamente com um cenário diferente, utilizando outra conta bancária, novos títulos de despesa ou um número diferente de cheques.