Como realizar o controle de cheques emitidos e não compensados

Controle de cheques emitidos e não compensados

Porque controlar os cheques emitidos é importante?

Esse controle permite acompanhar cheques que já foram emitidos, mas ainda não foram compensados, garantindo que o saldo bancário reflita apenas os valores realmente disponíveis. Isso evita decisões financeiras equivocadas por considerar valores comprometidos como saldo livre, além de melhorar a precisão na conciliação e no planejamento do caixa.

Quais problemas esse recurso resolve?

• Evita pagamentos duplicados: Impede que um título já pago por cheque seja quitado novamente.

• Melhora a conciliação bancária: Alinha os registros do sistema com o extrato real.

• Reduz riscos operacionais e fraudes: Facilita a identificação de extravios ou uso indevido de cheques.

Quais os riscos de não as utilizar?

Sem esse controle, a empresa pode tomar decisões com base em um saldo irreal, o que gera risco de inadimplência, falhas na conciliação bancária e exposição a fraudes ou extravios não identificados. Isso compromete a confiabilidade das informações financeiras e a segurança operacional.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no sistema

Contexto: O analista financeiro da Axis, realizou o pagamento de uma despesa por meio de cheque. Como o cheque foi entregue ao fornecedor, o compromisso já foi assumido e, por isso, é necessário registrar a baixa do título no sistema. No entanto, como o valor ainda não saiu da conta corrente o banco só debita o valor quando o cheque for compensado, essa baixa será feita em uma conta de controle chamada Cheque Fornecedor.

Tarefa: No sistema, registre a baixa do título na conta Cheque Fornecedor. Após a compensação do cheque, transfira o valor para a conta corrente. Por fim, verifique o impacto no saldo bancário e confirme se as informações estão corretas na conciliação financeira.

Hora de colocar a mão na massa! Realize as movimentações necessárias

1. Consultar o título financeiro associado ao cheque:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Filtre por um título de despesa que foi associado a um cheque impresso anteriormente.

• Para validar se o título está de acordo, verifique as informações registradas na aba Cobrança, confira os campos: Nosso número e Código de barras.

2. Consultar e acompanhar o cheque:

• Acesse a tela Histórico de Cheques
  Menu: Financeiro » Consultas » Histórico de Cheques

• Utilize os filtros para localizar os títulos pagos com cheque.

• Informe no campo Banda CMC7 ou nº do cheque o código de barras conferido no título anteriormente.

• Clique no botão Aplicar para filtrar os resultados.

• Na seção Relação de Cheques, o campo Status estará exibindo "Registrado" e em Histórico do cheque nº, haverá  um evento do tipo “Recebimento/Emissão”.

3. Baixar o título:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

• Selecione o título consultado na primeira etapa, em que houve a impressão do cheque.

• Clique em Baixar título.

• Na tela de preenchimento de dados para baixa, preencha o campo Conta com a conta “CHEQUE FORNECEDOR”.

• Clique em Baixar título.

4. Consultar o cheque baixado:

• Retorne a tela Histórico de Cheques e clique em Aplicar.

• Na seção Relação de Cheques, o campo Status está exibindo “Aguardando depósito” e em Histórico do cheque nº, haverá  um evento do tipo “Baixa”.

5. Registro da compensação (transferência do título financeiro de uma conta a outra):

• Acesse a tela Transferência de títulos
  Menu: Financeiro » Rotinas »Transferência de títulos

• No campo Filtrar os títulos: Selecionar a opção Pendentes.

• Selecione as opções Despesas e Baixados.

• No campo Conta bancária: selecione a conta “Cheque fornecedor”.

• Em seguida clique no botão Aplicar.

• Selecione o cheque e clique no botão “Selecionar Títulos”. O título então apresentará na seção de Títulos Selecionados.

• Clique no botão “Confirmar”.

• Um pop-up de Conta Bancária deve ser informada será exibido, onde será necessário preencher os seguintes campos obrigatórios:

Conta Destino: Conta da compensação, informe a conta corrente utilizada na emissão do cheque.

Tipo de Título: Informe “Cheque”

TOP de Transferência: Informe a Top Transferência de Títulos

Lançamento Origem: Transferência de Pagamento.

Lançamento Destino: Transferência de Pagamento.

Histórico: Transferência de cheque.

• Em seguida clique em OK.

6. Consulta da operação executada:
   Acesse a tela Conciliação bancária.
   Menu: Financeiro » Rotinas »Conciliação Bancária

• Utilize os Filtros rápidos para buscar a operação realizada marcando:

• Pendentes

• Receitas

• Despesas

• Conta: Informe a conta “Cheque Fornecedor”

• Clique em Aplicar

• Serão apresentados dois registros, a despesa (que foi baixada no ato de entrega do cheque) e a receita (criada para realizar a compensação com a despesa uma vez que o título foi transferido.)

• Mude o filtro da conta para a conta corrente que houve a transferência.

• Clique em Aplicar

• Ao aplicar o filtro da conta corrente, será exibido o título de despesa, refletindo a transferência da despesa para a conta.

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente, incluindo os dados do cheque, a conta bancária e os parâmetros de impressão.

• Lembre-se de que a baixa deve ser feita na conta “Cheque Fornecedor”.

• Após a transferência, na tela de conciliação, deve haver um registro de despesa na conta corrente e uma despesa e receita de mesmo valor na conta “Cheque Fornecedor”. Isso garante o devido controle da operação.

• Caso o processo não tenha sido concluído conforme esperado, revise as informações e refaça o procedimento, garantindo que os registros estejam alinhados e atualizados.