Como conferir as contas a pagar pela Movimentação Financeira e pela Agenda financeira

Conferência de contas a pagar pela Movimentação Financeira e pela Agenda Financeira

O que é a conferência de contas a pagar e por que ela é importante?

É o processo de revisar os títulos financeiros antes do pagamento, conferindo se os valores, vencimentos, favorecidos e condições estão corretos. Além de evitar erros como duplicidades, pagamentos indevidos ou fora do prazo, essa etapa permite validar o que está previsto para sair do caixa, dando mais segurança para a tomada de decisões e para o controle do fluxo financeiro da empresa.

Quais problemas esse procedimento resolve?

• Evita pagamentos indevidos ou em duplicidade: Garante que só sairá do caixa o que realmente precisa ser pago.

• Corrige informações antes da baixa: Verifica valores, prazos e dados do favorecido antes de liberar o pagamento.

• Previne atrasos: Confirma vencimentos, reduz risco de esquecer ou deixar passar um título.

• Dá previsibilidade ao caixa: Permite visualizar com antecedência os compromissos que estão prestes a vencer.

• Reduz riscos operacionais: Evita retrabalho, falhas manuais e liberações sem validação adequada.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no sistema

Contexto: A Axis vem enfrentando dificuldades no controle do fluxo de caixa por não conseguir visualizar, com antecedência, todas as despesas previstas. Títulos de contas a pagar que não foram conferidos ou estão com vencimentos desatualizados acabam ficando fora das projeções, gerando surpresas e comprometendo o planejamento financeiro.

Tarefa: Acesse o sistema e utilize as telas de Movimentação Financeira e Agenda Financeira para identificar os títulos pendentes de contas a pagar. Verifique se há lançamentos com dados incorretos ou não conferidos e ajuste as informações quando necessário, garantindo que todas as despesas estejam refletidas nas projeções financeiras.

Chegou a sua vez! Realize as movimentações no sistema

Conferência de contas a pagar pela Movimentação Financeira

1. Acesse a tela Movimentação Financeira
   Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

2. Aplique filtros para localizar lançamentos:

• Utilize os filtros disponíveis no topo da tela para simular a busca de lançamentos inconsistentes. 

Preencha os seguintes campos:

• Real + Provisão: Real + Provisão -  (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

3. Verifique os lançamentos e confira as informações:

• Valor do título

• Data de vencimento

• Natureza Financeira

• Centro de Resultado

• Origem

• Na parte inferior da tela é possível visualizar também a somatória dos títulos ao seleciona-los.

Conferência de contas a pagar pela Agenda Financeira

Vídeo de demonstração prática no sistema

Agora, realize as movimentações no sistema conforme o cenário apresentado

1. Acesse a tela Agenda Financeira
   Menu: Financeiro » Consultas » Agenda Financeira.

2. Definir o período de consulta.

• Na barra lateral esquerda, selecione o dia ou período que você deseja consultar.

• Exemplo: Escolha o mês seguinte para verificar as despesas previstas.

3. Marcar as opções de consulta.

• Na parte superior da tela, marque as opções que deseja consultar. Lembre-se de que os campos funcionam em pares, então escolha uma opção em cada par:

• Despesas

• Real

• Provisão

• Pendentes

4. Aplicar os filtros.

• Após configurar as opções, clique no botão Aplicar para exibir os resultados conforme os critérios selecionados.

5. Ajustar preferências de visualização (opcional).

• Clique no botão Preferências para ajustar como as informações são exibidas. Algumas opções úteis incluem:

• Usar valor líquido para receitas e despesas: Mostra os valores líquidos em vez dos brutos.

• Exibir provisão em grade separada: Separa as despesas provisionadas em paineis para facilitar a análise.

6. Verificar os saldos e títulos de despesa.

• A Pagar - Saldo total a pagar no período informado.

Análise os títulos exibidos neste painel, verificando campos importantes como:

• Valor do título

• Data de vencimento

Este processo ajuda a garantir que todos os títulos estejam corretos, evitando erros que possam impactar o fluxo de caixa da empresa.

Correção e Repetição

• Verifique se os títulos apresentados nas telas de Movimentação Financeira e Agenda Financeira estão consistentes entre si, com valores e vencimentos corretos. 

• Certifique-se de que os lançamentos pendentes estão atualizados e refletem com precisão as despesas previstas no fluxo de caixa.

• Caso encontre divergências, revise os dados e aplique os ajustes necessários antes da execução dos pagamentos.

• Para reforçar o aprendizado, simule um novo cenário analisando outro período ou fornecedor, observando como as alterações impactam o saldo previsto a pagar.