Como realizar a baixa de títulos

Baixa total, baixa parcial, baixa com vários títulos, baixa com cheques e baixa automática

O que é a baixa de títulos a pagar?

É o registro do pagamento de uma despesa no sistema, atualizando seu status para "baixado" e movimentando a conta bancária correspondente com a saída do valor.
A baixa garante o alinhamento entre os pagamentos realizados e o saldo bancário, evitando divergências no fluxo de caixa.
Quando um pagamento é feito (PIX, transferência, cheque ou outro), o título é baixado no sistema e fica disponível para conciliação bancária, assegurando a correta rastreabilidade financeira. 

Tipos de baixa:

• Baixa total: liquidação integral do título.

• Baixa parcial: pagamento parcial, mantendo saldo pendente.

• Baixa múltipla (com vários tipos de  títulos): liquidação de vários títulos ou uso de múltiplas formas de pagamento.

• Baixa com cheque: liquidação associada à emissão e controle de cheques.

• Baixa automática: liquidação em lote de diversos títulos.

Quais problemas este recurso resolve?

• Pagamentos esquecidos ou feitos fora do prazo, gerando multa e juros.

• Dificuldade em visualizar quais despesas já foram liquidadas e quais ainda estão abertas.

• Inconsistências entre o controle interno de pagamentos e os saldos bancários reais.

• Retrabalho contábil devido à falta de atualização correta dos títulos no sistema.

• Falhas no controle financeiro que impactam diretamente o planejamento de caixa.

Quais os riscos de não utilizar?

Sem o controle adequado das baixas, a empresa compromete a precisão do fluxo de caixa, dificultando o planejamento financeiro e aumentando o risco de pagamentos duplicados ou débitos esquecidos. A falta de registro correto prejudica a conciliação bancária, gera retrabalho, dificulta auditorias e eleva a vulnerabilidade a erros fiscais e fraudes.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no sistema

Contexto: A Axis precisa realizar pagamentos de despesas utilizando diferentes formas de baixa. Em alguns casos, os títulos são pagos integralmente; em outros, são feitos pagamentos parciais conforme acordos específicos; e há situações em que o pagamento de uma mesma despesa é dividido entre mais de uma forma de pagamento, como parte em transferência bancária e parte em PIX. Para manter o controle financeiro preciso e garantir que o fluxo de caixa reflita corretamente essas movimentações, a empresa precisa utilizar os diferentes tipos de baixa disponíveis no ERP Sankhya.

Tarefa: Realizar no sistema, diferentes formas de baixa de títulos de despesas: baixa total, baixa parcial, baixa utilizando vários títulos e baixa com emissão de cheque. Além disso, configurar e simular a baixa automática de títulos. Após as operações, validar se todos os lançamentos estão corretos na movimentação financeira, garantindo que o controle do fluxo de caixa esteja preciso e alinhado com os registros bancários.

Chegou a sua vez! Realize as movimentações no sistema

Baixa total de títulos

Atenção:

• Certifique-se de que o usuário possui acesso à rotina de Movimentação Financeira.

• Certifique-se que no cadastros de usuário na aba Segurança:

Seção:  ‘Acesso a baixas de’, marque ‘Despesas’

Na seção ‘Controle’: Desmarque a opção Inibe acesso a estorno para permitir ajustes e correções.

1. Acesse a tela Movimentação Financeira
   Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.

Utilize o botão + Filtros  para encontrar o título que será baixado. Filtros principais:

• Marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

2. Iniciar a baixa:

• Selecione o título.

• Clique no botão Baixar na linha correspondente ao título.

3. Preencha ou confira os seguintes campos:

• Dt. Baixa: Informe a data de liquidação do título, use como exemplo a data de hoje.

• Empresa: Selecione a empresa responsável pelo pagamento, em nosso exemplo a Axis.

• TOP (Tipo de Operação): Escolha o tipo de operação apropriado, em nosso exemplo “1700 - Pagamento”.

• Conta Bancária: Informe a conta relacionada ao pagamento, utilize uma conta corrente cadastrada.

• Lançamento: Selecione “Débito”.

• Certifique-se de que o valor de baixa corresponda ao total do título.

• Clique em Baixar título para concluir o processo.

Baixa parcial de títulos

Vídeo de demonstração prática no sistema

Agora é com você! Faça o passo a passo para realizar a atividade no sistema

1. Acesse a tela Movimentação Financeira
   Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.

Utilize o botão + Filtros  para encontrar o título que será baixado. Filtros principais:

• Marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

2. Iniciar a baixa:

• Selecione o título.

• Clique no botão Baixar na linha correspondente ao título.

3. Preencha ou confira os seguintes campos:

• Dt. Baixa: Informe a data de liquidação do título, exemplo, data de hoje.

• Empresa: Selecione a empresa responsável pelo pagamento, em nosso exemplo a Axis.

• TOP (Tipo de Operação): Escolha o tipo de operação apropriado, em nosso exemplo “1700 - Pagamento”.

• Conta Bancária: Informe a conta relacionada ao pagamento, utilize uma conta corrente cadastrada.

• Lançamento: Selecione “Débito”.

• Modifique o valor de baixa para o montante que será pago na aba Valores no campo Valor da baixa (lembre-se de colocar um valor diferente do que o valor do desdobramento).

4. Definir o valor restante:

• Clique no botão Avançar  e escolha como tratar o restante:

• Pendência: Permanecerá como título em aberto. - use essa opção em caso de baixa com valor menor do que o valor do desdobramento.

• Desconto: Será tratado como abatimento. - - use essa opção em caso de baixa com valor maior do que o valor do desdobramento.

• Caso escolha a opção Pendência, preencha o campo Valores Pendentes: escolhendo a data do novo vencimento.

• Clique em Baixar título para concluir o processo.

5. Conferir se a baixa foi feita devidamente:

• Faça um filtro pelo número da nota, preenchendo o campo Nr. Nota nos filtros.

• Em caso de baixa parcial (valor menor que o desdobramento), o sistema irá gerar um novo título com número único diferente, mas, mesmo número de nota, com o valor restante que ficou pendente.

Baixa com vários tipos de títulos

Vídeo de demonstração prática no sistema

Hora de pôr a mão na massa! Siga o passo a passo para realizar a atividade no sistema

1. Acesse a tela Movimentação Financeira
   Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.

Utilize os filtros disponíveis para selecionar os títulos que serão baixados.

• Marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

2. Realizar a baixa.

• Selecione o título.

• Clique no botão Baixar e vá para o campo Formas de pagamento e clique no botão + para adicionar as formas de pagamento.

• Para cada título, insira:

• Valor de baixa.

• Tipo de título.

• Data baixa.

• Clique em Salvar para cada título preenchido.

• Para colocar os valores corretamente, acompanhe o valor da diferença do lado direito da tela.

• Após adicionar todos os títulos, clique em Baixar título.

3. Conferir se a baixa foi feita devidamente:

• Faça um filtro pelo número da nota, preenchendo o campo Nr. Nota nos filtros.

• Em caso de baixa com várias formas de pagamento, o sistema irá manter um título para cada forma de pagamento usada, com seu devido valor, data de baixa conforme preenchido anteriormente.

Baixa com cheque

Vídeo de demonstração prática no sistema

Sua vez! Faça o passo a passo para realizar a atividade no sistema

1. Acesse a tela Movimentação Financeira
   Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.
   Utilize os filtros disponíveis para selecionar os títulos que serão baixados.

• Marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

2. Realizar a baixa

• Clique no botão Baixar.

• Preencha o campo Conta com uma conta cadastrada para controle de cheques de fornecedores.

• Vá para a seção Formas de pagamento e clique no botão + para adicionar a forma de pagamento - Cheque.

Preencha ou confira os seguintes campos:

• Valor de baixa

• Tipo de título - Cheque

• Data de baixa

• Clique em Salvar

Caso o título selecionado não tenha sido associado a um cheque emitido, clique em Validar cheque (CMC7) e preencha os campos:

• Banco

• Agência

• Conta

• Número do cheque (gerado ao realizar a impressão do cheque na tela Impressão de Cheques)

• Clique em Gerar banda.

• Clique em Validar banda.

• Informe o campo Data do cheque

• Valor

• Nome do emitente

• CPF/CNPJ do emitente

• Clique em Salvar

• Clique em Baixar título

• Após fazer a baixa, clique em Reaplicar o filtro para visualizar os dados atualizados no título após a baixa.

3.  Validar as informações de baixa:

Na aba “Outras Informações” verifique os seguintes detalhes:

• O número do cheque no campo Nosso Número.

• O número da banda CMC7 no campo Cód. Barras Receb.

• Copie o número deste campo para visualizar como ficou o status do cheque na tela Histórico de Cheques.

4. Verificar o histórico do cheque:

Acesse a tela Histórico de Cheques
Menu: Financeiro » Consultas » Histórico de Cheques

• Preencha o campo Banda CMC7 ou nº do cheque com o número copiado.

• Clique em Aplicar.

• Veja se o cheque em questão aparece no painel ‘Relação de cheques’ e confira o Tipo de Evento gerado no painel ‘Histórico do cheque nº’.

Baixa automática

Vídeo de demonstração prática no sistema

Faça o passo a passo para realizar a atividade no sistema

Atenção:

• Certifique-se de que o usuário possui acesso à rotina Baixa automática.

• Certifique-se que a preferência OFEROPCBAIXTIT no campo valor esteja como: Baixa automática.

1. Acesse a tela Movimentação Financeira
   Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira.

Utilize os filtros disponíveis para selecionar os títulos que serão baixados.

• Marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

• Selecione todos os títulos que serão baixados e clique em Baixar.

• O sistema irá redirecionar para a tela Baixa Automática.
  Atenção: Caso a tela exiba um pop-up de erro relacionado à inexistência da conta ou à impossibilidade de uso, clique em “OK”, informe manualmente o código da conta no campo da seção Filtros e clique em Aplicar para continuar com a baixa dos títulos.

2. Baixa dos títulos:

• Na tela Baixa Automática, clique em Baixar.

Preencha os seguintes campos para realizar a baixa:

• Dt. Baixa - Informe a data na qual os títulos serão baixados.

• Baixa Separada - Se marcado o sistema irá gerar uma saída para cada título, se desmarcado, fará uma baixa agrupada. O agrupamento é utilizado geralmente quando o pagamento está sendo feito para um único fornecedor e houve uma única saída da conta. Neste exemplo, deixe-o marcado.

• Na seção Despesas, informe:

• Lançamento

• Top Baixa: Escolha a Tipo de Operação Baixa correspondente ao pagamento.

• Clique em Baixar.

A baixa automática pode ser feita também entrando diretamente na tela Baixa Automática:

1. Acessar a tela  Baixa Automática
   Menu: Financeiro » Rotinas » Baixa Automática.

• Na barra lateral de filtros, preencha o campo Conta (este campo é obrigatório).

• Marque a opção Despesas.

Adicione outros filtros, como:

• Parceiro - Informe aqui o parceiro dos títulos para realizar a baixa apenas as despesas pagas a ele.

• Dt. Vencimento.

• Clique no botão Aplicar para visualizar os títulos correspondentes na grade.

2. Selecionar os títulos:

• Após os títulos serem apresentados na grade, ajuste a lista:

• Utilize o botão Remover Selecionados para retirar títulos que não deseja baixar.

• Use o botão Remover Não Selecionados para deixar apenas os títulos desejados na grade.

• Clique no botão Baixar localizado na parte superior da tela.

• Um pop-up de baixa será exibido para configuração.

3. No pop-up, preencha as seguintes informações:

• Data de Baixa: Informe a data na qual os títulos serão baixados.

• Baixa Separada: Neste exemplo, deixei-o desmarcado.

• Na seção Despesas, informe:

• Lançamento

• Top Baixa: Escolha a Tipo de Operação Baixa correspondente ao pagamento.

• Clique em Baixar.

Correção e Repetição

• Após realizar as baixas, valide: 
  Baixa total: o status do título muda para ‘baixado’ ao realizar os filtros de busca.
  Baixa parcial: geração do título com valor pendente e vencimento ajustado.
  Baixa com vários títulos: criação de uma linha para cada forma de pagamento utilizada sem diferenças pendentes.
  Baixa com cheque: associação correta do número do cheque e validação na tela Histórico de Cheques.
  Baixa automática: baixa de todos os títulos com TOP e lançamentos corretos.

• Se houver divergência, estorne ou ajuste e refaça a baixa corretamente.

• Para reforço, simule novos cenários variando formas de pagamento, descontos ou tipos de despesas. Para reforçar o aprendizado, experimente realizar novas baixas utilizando diferentes cenários, como outros métodos de pagamento ou títulos de despesas variados.