Como realizar a autorização de pagamentos

Autorização de pagamentos

O que é o processo de autorização de pagamentos? 

Autorização de Pagamentos é o processo que exige aprovação prévia para pagamentos acima de um valor limite configurado.
Garante que apenas usuários autorizados possam liberar valores elevados, protegendo o fluxo de caixa e prevenindo pagamentos indevidos, erros operacionais e fraudes.

Quais problemas essa prática resolve?

• Pagamentos indevidos: impede que valores sejam pagos sem validação.

• Fraudes e erros operacionais: bloqueia liberações não autorizadas.

• Quebra de políticas internas: assegura que pagamentos sigam regras da empresa.

• Falta de rastreabilidade: gera registros claros para auditoria e controle financeiro.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: Durante a rotina de pagamentos da Axis, chegou o vencimento da fatura mensal do fornecedor de embalagens. O valor da fatura ultrapassa o limite configurado para liberação automática no sistema. Para seguir o processo interno de aprovação, é necessário solicitar a autorização de um gestor financeiro antes de concluir a baixa do título.

Tarefa: Acesse a tela de Movimentação Financeira, localize um título de despesa pendente com valor acima do limite configurado anteriormente e solicite a autorização de pagamento. Realize a aprovação utilizando o usuário liberador configurado, após a liberação, realize a baixa do título normalmente, garantindo que o pagamento seja registrado de forma correta no controle financeiro.

Agora é a sua vez! Siga o passo a passo e aproveite o máximo do ERP Sankhya

1. Simulação da baixa do pagamento

• Acesse a tela Movimentação Financeira.
  Menu: Financeiro » Rotinas » Movimentação Financeira

Nos filtros, marque as opções: 

• Real + Provisão: Real - (Clique em Aplicar)

• Receitas + Despesas: Despesas - (Clique em Aplicar)

• Pendentes + Baixados: Pendentes - (Clique em Aplicar)

• Selecione um título com valor de desdobramento superior a R$ 500,00, essa informação pode ser verificada na coluna Vlr. Desdobramento.

• Clique na opção Baixar e observe que o sistema solicita a autorização.

• Clique em Sim para definir o liberador.

• Preencha o campo Liberador com o usuário configurado anteriormente como liberador e clique em Concluir.

2. Autorização do pagamento

• Acesse a tela de Autorização de Pagamentos.
  Menu: Financeiro » Avançado » Autorização de Pagamentos

Preencha os seguintes campos:

• Usuário (usuário liberador)

• Senha 

• No campo Status, marque a opção “Pendente” e clique em Aplicar.

• Atente-se, pois o sistema tentará a liberação de todos os títulos apresentados na grade, é preciso utilizar os botões “Remove Selecionados” e “Remove Não Selecionados” para manter na tela apenas o título financeiro que será liberado. 

• Escolha o título financeiro pendente de autorização no qual houve a tentativa de baixa anteriormente, e clique em  Autoriza. 

• Preencha o campo Valor liberado e em Observação liberador, digite "Autorizado conforme política financeira."

• Confirme clicando em OK.

3. Baixa após aprovação

• Retorne à tela de Movimentação Financeira.

• Selecione o título que estava pendente de liberação.

• Clique em Baixar para concluir o pagamento.

Ponto de Atenção: Autorização de Pagamentos

• Durante a realização desta aula, foi necessário configurar um valor mínimo para a autorização de pagamentos na TOP de pagamento, com o objetivo de simular corretamente o processo proposto. No entanto, é importante destacar que essa configuração impacta diretamente outros fluxos financeiros que serão abordados em aulas posteriores.

• Por isso, ao finalizar esta aula, o aluno deve retornar à tela de configuração da TOP utilizada e remover o valor preenchido no campo “Valor mínimo para Autorização de Pagamento”. Essa ação é essencial para evitar bloqueios indevidos ou comportamentos inesperados nas próximas etapas do treinamento.

Fique atento a esse ajuste para garantir a continuidade adequada dos próximos conteúdos e o correto funcionamento do sistema.

Correção e Repetição

• Verifique se o título correto foi selecionado para liberação.

• Após a autorização, a baixa deve ocorrer devidamente na tela Movimentação Financeira.

• Caso não consiga baixar o título, retorne a tela de Autorização de Pagamentos e confirme que foi devidamente liberado.