Como elaborar a Escrituração Contábil Digital (ECD)

Escrituração Contábil Digital (ECD)

O que é a Escrituração Contábil Digital (ECD)?

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação acessória do SPED que substitui a escrituração contábil em papel pela transmissão digital de informações à Receita Federal. Voltada para fins fiscais e previdenciários, é obrigatória para empresas enquadradas na exigência legal e contempla livros como o Diário, o Razão e os Balancetes, além de seus respectivos auxiliares. A validade da ECD depende da confirmação de recebimento e, quando exigido, da autenticação nos órgãos de registro. Os arquivos devem ser assinados digitalmente com certificado A3 da ICP-Brasil, assegurando a autenticidade e dispensando o envio físico à Junta Comercial.

Quais problemas este recurso resolve?

• Eliminação de erros manuais na escrituração em papel, ao padronizar o envio digital de dados contábeis.

• Redução do risco de extravio de documentos físicos, já que todas as informações são armazenadas digitalmente.

• Agilidade na autenticação de livros contábeis, dispensando o envio físico à Junta Comercial.

• Maior segurança e integridade das informações, por meio da assinatura digital com certificado ICP-Brasil.

• Facilidade na fiscalização e cruzamento de dados pela Receita Federal, reduzindo inconsistências e omissões.

• Melhoria no controle e organização contábil, ao concentrar as informações em um único arquivo digital.

• Conformidade com as exigências legais, evitando multas e penalidades por descumprimento de obrigações acessórias.

Demonstração prática no sistema

Cenário Prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP

A empresa Axis LTDA., enquadrada no regime de Lucro Real, precisa cumprir a obrigação acessória da Escrituração Contábil Digital (ECD) referente ao exercício vigente. Para isso, é indispensável configurar corretamente o ERP Sankhya, contemplando os livros obrigatórios (Diário, Razão e auxiliares), a associação ao plano de contas referencial, a definição dos signatários e o uso de certificado digital padrão ICP-Brasil. Essa preparação garante que o arquivo seja gerado em conformidade com as normas do SPED, validado quanto à integridade e transmitido com segurança à Receita Federal.

Tarefa: assista ao vídeo de demonstração prática e siga o passo a passo abaixo para parametrizar a geração da ECD. Certifique-se de que todos os cadastros — como contas referenciais, blocos obrigatórios, participantes e signatários — estejam corretamente preenchidos, permitindo a geração e o envio do arquivo digital de forma íntegra e validada.

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As configurações necessárias também estão presentes no guia “Configurações e cadastros contábeis essenciais para Contabilidade”.

Para configurar a Escrituração Contábil Digital (ECD)

1. Acesse a tela Empresa
   Menu: Contabilidade » Preferências » Empresa

Aba Signatários

• Clique em “+” (Cadastrar Signatários) para registrar aqueles que podem assinar documentações representando a empresa..

• Informe a Data Início do relacionamento entre a empresa e o signatário e seu Nome nos campos correspondentes.

• Preencha os campos com suas devidas informações:

  • CPF/CNPJ

  • Qualificação

  • Cód. DNRC

• As demais informações de contato podem ser preenchidas, se necessário. 

• Marque a opção Gerar ECD.

• Salve o registro.

Aba ECD - Escrituração Contábil Digital

• Preencha o campo Período de Geração das Demonstrações Contábeis definindo o período em que deverão ser geradas as demonstrações contábeis.

• Marque o campo Gerar registros J005, J100, J150 e J210 com periodicidade anual caso a empresa apure os demonstrativos contábeis com periodicidade trimestral, mas que está obrigada a gerar os registros totalizadores anuais.

• No quadrante Blocos, defina os blocos que serão gerados informando a descrição que se refere.

• Marque a opção Gerar Bloco.

O preenchimento desta aba depende de orientações do contador da empresa.

Antes da importação do Plano de Contas Referencial, certifique-se que o programa Validador SPED Contábil esteja instalado corretamente conforme orientações do vídeo de Demonstração prática no sistema.

2. Acesse a tela Plano de Contas 
   Menu: Contabilidade » Cadastros » Plano de Contas

• Na aba Conta Contábil Referência, informe o tipo e a conta referencial a que se refere em todas as contas com lançamentos.
  Caso sua base não possua o Plano de Contas previamente cadastrado, siga as orientações do vídeo de Demonstração prática no sistema para baixar o Plano de Contas Referencial.

3. Acesse a tela Geração de Arquivo - ECD
   Menu: Contabilidade » Conexão » ECD » Geração de Arquivo - ECD

• Insira um novo cadastro definindo obrigatoriamente a Empresa e o Período de geração do arquivo.

Aba Parâmetros

• Determine no campo Forma de Escrituração, a que se refere a escrituração em questão.
  Ex.: G - Livro Diário (Completo, sem escrituação auxiliar).

• No campo Natureza do Livro informe o nome da Natureza do livro associado; sua finalidade e a que se destina o instrumento.
  Ex.: DIARIO GERAL

• Determine no campo Indicador de sit. Início do período a situação da empresa referente à geração do arquivo em relação ao início do período informado.
  Ex.: 0 - Normal (Inicio do primeiro dia do ano).

• Marque a opção Gerar J100, J150 e J210 somente para contas contábeis com saldo?, se for a necessidade da empresa. 

• No topo da tela, clique em Gerar Arquivo. 

• No pop-up Processos acione o botão “Baixar arquivo” e salve o  em sua máquina.