Como registrar contratos de Receita, definir a precificação e o status dos serviços

Registro das negociações, definição de preços e controle de status no contrato

Qual a importância de registrar contratos de serviços recorrentes? 

Registrar em contrato os acordos firmados com o cliente é essencial para formalizar os termos da prestação de serviços: valores, prazos, periodicidade e demais condições comerciais. Quando essas informações são lançadas corretamente no ERP, a negociação passa a ser controlada pelo sistema, de forma automatizada e integrada com o faturamento e financeiro.

Além do registro, é obrigatório definir o preço do serviço contratado, pois sem esse valor, o contrato não pode ser faturado. O preço é informado com base na referência de vigência e garante que o valor cobrado esteja correto e atualizado.

Outro ponto essencial é o controle de status do serviço, feito por meio do lançamento de ocorrências. É por elas que o sistema identifica quando o serviço deve ser considerado ativo, suspenso ou cancelado dentro do contrato. Por exemplo, ao registrar uma ocorrência de ativação com uma data específica, o sistema entende que a partir daquela data o serviço passa a gerar receita e pode ser faturado. Sem essa informação, o contrato não gera movimentação.

Quais problemas esse processo resolve?

• Falta de clareza nos acordos com o cliente: todos sabem exatamente o que foi combinado.

• Informações comerciais soltas ou mal documentadas: os contratos ficam centralizados e organizados.

• Dificuldade para renegociar ou aplicar reajustes: o histórico de alterações fica registrado e acessível.

• Gestão manual e sem padrão: a empresa padroniza o controle de negociações e evita improvisos.

• Desalinhamento entre áreas: todos os setores trabalham com a mesma base de informações.

Quais os riscos de não utilizar? 

Sem o registro adequado dos contratos no sistema, a empresa perde o controle sobre o que está ativo, vigente ou encerrado. Isso abre espaço para erros de cobrança, informações desencontradas entre as áreas e insegurança no atendimento ao cliente. A ausência de dados históricos dificulta renegociações, enfraquece o planejamento e compromete decisões importantes. Além disso, contratos mal gerenciados tendem a fugir do padrão da empresa, o que pode gerar retrabalho, perdas financeiras e impacto direto na confiança do cliente.

Vídeo de demonstração prática no sistema 

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A Axis LTDA, especializada em manutenção preventiva de equipamentos industriais, passou a oferecer um serviço recorrente de manutenção mensal de câmaras frias para redes varejistas.

Um dos primeiros contratos dessa nova fase foi firmado com a rede Super Mais, com vigência de 12 meses, valor mensal fixo de R$18.000, reajuste semestral pelo IPCA e vencimento no dia 10.

Como cortesia, a Axis também prestará vistoria mensal de expositores promocionais, sem cobrança. Esse serviço bonificado deve ser registrado no contrato para controle operacional.

Tarefa: Registre no ERP o contrato firmado com a Super Mais, incluindo o serviço contratado e o serviço bonificado. Informe o valor do serviço principal e registre as ocorrências de ativação e bonificação. Esse contrato será usado nas próximas etapas da jornada e precisa estar completo para garantir o funcionamento correto dos processos.

Agora é a sua vez! Siga o passo a passo e aproveite o máximo do ERP Sankhya 

1. Registro do contrato conforme negociado com o cliente:

• Acesse a tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Clique no botão + Novo Registro para cadastrar o contrato de receita da rede Super Mais e preencha os campos no painel principal:

• Parceiro, selecione “Super Mais”
  
  Aba Geral

• Marque o campo Ativo

• Informe a Data do Contrato: Utilize uma data retroativa para possibilitar todos os testes (primeiro dia útil do mês anterior)

• Selecione a Empresa: Axis

• Informe o Contato: (responsável do cliente)

Aba Propriedades

• Moeda: IPCA

• Moeda alternativa para reajuste: IGPM

• Natureza: Receita com prestação serviço

• Centro de Resultado (CR): Vendas

• Projeto: (deixe em branco, não aplicável neste momento)

• Tipo de Título: Informativo (preencher conforme padrão da empresa)

• Tipo de Negociação: Selecione o tipo utilizado para gerar a nota fiscal (essa informação pode ser usada ou não para cálculo do vencimento financeiro)

• Data base reajuste: Informe a data de início da contagem para reajuste, nesse caso, mesma data do contrato

• Frequência Reajuste: 6 (meses)

• Dia do Pagamento: 10

• Prazo de Vencimento: Neste momento esse campo ficará em branco

• Tipo de Pagamento: Vencido

• Periodicidade do Faturamento: Mensal

• Referência Próximo Faturamento: Neste momento esse campo ficará em branco, ele é preenchido automaticamente a cada novo faturamento

• Qtd. Parcelas: 12

• Qtd. Provisões: (não preencher nesta etapa)

• Tipo de Financeiro: Receita

• Gerar NF: Marcar

• Dia Fixo para vencimento: Marcado

• Clique em Salvar

Aba Execução

• Gerente do Contrato: Selecione o responsável interno pela operação em nosso exemplo, conforme case usado, Lucas Pontes.

Aba Observações

• Informe: “Contrato de prestação mensal de serviço de manutenção preventiva em câmaras frias, com atendimentos programados semanalmente às terças-feiras, conforme acordado com a rede Super Mais.”

• Clique em Salvar

Vídeo de demonstração prática no sistema 

Chegou a sua vez! Realize as movimentações no ERP Sankhya 

1. Registro dos serviços e preços conforme acordado, serviço de fornecimento:

• Na tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Localize o contrato registrado na etapa anterior.

Aba Produtos/Serviços

• Clique em + Novo Registro e preencha:

• Produto: Manutenção e reparação de equipamentos

• Clique em Salvar

Sub-aba Geral:

• Qtd. Prevista: Informe “1”

• Clique em Salvar

Sub-aba Preço:

• Clique em + Novo Registro

• Informe a Referência: (utilize aqui a mesma data do contrato)

• Informe o Valor: R$ 18.000

• Clique em Salvar

2. Registro dos serviços e preços conforme acordado, serviço bonificado:

• Localize o contrato registrado na etapa anterior.

Aba Produtos/Serviços

• Clique em + Novo Registro e preencha:

• Produto: Vistoria de equipamentos

• Clique em Salvar

Sub-aba Geral:

• Qtd. Prevista: Informe “1”

• Clique em Salvar

Sub-aba Preço:

• Clique em + Novo Registro

• Informe a Referência: (utilize aqui a mesma data do contrato)

• Informe o Valor: R$ 0,0

• Clique em Salvar

Vídeo de demonstração prática no sistema 

Chegou a sua vez! Realize as movimentações no ERP Sankhya

1. Ativação do serviço de fornecimento:

• Na tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Localize o contrato registrado na etapa anterior.

Aba Produtos/Serviços

• Selecione o produto: Manutenção e reparação de equipamentos
  Painel Ocorrências

• Clique no botão + Novo Registro e preencha os seguintes campos:

• Ocorrência: selecione o tipo de ocorrência (ex: Ativação)

• Data da Ocorrência: informe a data a partir da qual o serviço deve ser considerado (utilize a data do contrato)

• Contato: selecione o responsável pelo contrato no cliente

• Código do Usuário: preenchido automaticamente se o registro estiver sendo feito por um usuário diferente do SUP (ou selecione o usuário interno responsável, se aplicável)

• Descrição: descreva a situação, como “Liberado para faturamento” 

• Clique em Salvar

2. Ativação do serviço de vistoria:

• Na tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Localize o contrato registrado na etapa anterior.

Aba Produtos/Serviços

• Selecione o produto: Envio Promocional de Produtos
  
  Painel Ocorrências

• Clique no botão + Novo Registro e preencha os seguintes campos:

• Ocorrência: selecione o tipo de ocorrência (ex: Bonificação)

• Data da Ocorrência: informe a data a partir da qual o serviço deve ser considerado (utilize a data do contrato)

• Contato: selecione o responsável pelo contrato no cliente

• Código do Usuário:  preenchido automaticamente se o registro estiver sendo feito por um usuário diferente do SUP (ou selecione o usuário interno responsável, se aplicável)

• Descrição: descreva a situação, como “Acordado como cortesia” 

• Clique em Salvar

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente.

• Confirme se a Data base de reajuste está correta, pois ela será usada para calcular o reajuste automático.

• Revise a Referência do preço, que deve estar coerente com a data de início do contrato (igual ou anterior).

• Certifique-se de que as ocorrências foram lançadas para cada serviço incluído no contrato, com o tipo e a data adequados (por exemplo, ativação ou bonificação).