Como registrar contratos de Despesa

Registro em contrato de negociações realizadas para a contratação de serviços

Qual a importância de registrar contratos de serviços recorrentes? 

Registrar contratos de despesa garante que os serviços contratados com fornecedores tenham seus termos formalizados no ERP: valor, vigência, frequência e condições de reajuste. Com isso, a empresa consegue controlar melhor suas obrigações, evitar pagamentos incorretos e ter previsibilidade de custos.

O contrato registrado também serve como base para renegociações, comparações entre fornecedores e acompanhamento do que foi entregue. Isso traz mais segurança, organização e controle financeiro.

Quais problemas esse processo resolve?

• Fornecedor cobrando valores diferentes a cada mês: sem contrato registrado, não há base clara para conferência.

• Reajuste aplicado antes do prazo combinado: sem data de base registrada, o controle fica manual e falho.

• Pagamento duplicado para o mesmo serviço: sem vínculo do financeiro ao contrato, não há rastreabilidade.

• Serviço vencido sendo executado sem renovação: a falta de acompanhamento de vigência gera risco e custo desnecessário.

• Dificuldade para provar o que foi acordado: em caso de disputa, a empresa fica sem respaldo formal no sistema.

Quais os riscos de não utilizar? 

Sem o contrato registrado, a empresa perde o controle sobre o que foi contratado, quanto deve pagar e quando. Isso aumenta o risco de falhas nos pagamentos, cobrança indevida, conflitos com fornecedores e dificuldade para justificar despesas. Também compromete o planejamento do fluxo de caixa e a análise de desempenho dos serviços contratados.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A Axis LTDA contratou a empresa Polar Tech para realizar a calibração e certificação dos equipamentos utilizados nas manutenções técnicas realizadas pela própria Axis. O contrato tem vigência de 12 meses, valor mensal fixo de R$ 4.800, com reajuste anual baseado no IPCA e pagamento no dia 15 via boleto bancário.

Esse serviço é fundamental para manter a conformidade com normas técnicas e garantir a qualidade dos serviços prestados aos clientes da Axis. O contrato precisa ser registrado no ERP para garantir o controle sobre prazos, valores e obrigações, evitando falhas operacionais e riscos regulatórios.

Tarefa: Acesse o sistema e registre o contrato de despesa com a empresa prestadora de serviços técnicos. Certifique-se de preencher corretamente os dados gerais, o valor acordado e a vigência contratual.

Esse contrato será utilizado nas próximas etapas da jornada e deve estar completo para garantir o controle financeiro e o acompanhamento adequado das despesas da empresa.

Agora é a sua vez! Siga o passo a passo e aproveite o máximo do ERP Sankhya 

1. Registro do contrato conforme negociado com o prestador:

• Acesse a tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Clique no botão + Novo Registro para cadastrar o contrato de despesa do prestador de serviço e preencha os campos no painel principal:

• Parceiro, selecione “Polar Tech”
  
  Aba Geral

• Marque o campo Ativo

• Informe a Data do Contrato: Utilize uma data retroativa para possibilitar todos os testes (primeiro dia útil do mês anterior)

• Selecione a Empresa: Axis

• Informe o Contato: (responsável do fornecedor)

Aba Propriedades

• Moeda: IPCA

• Moeda alternativa para reajuste: IGPM

• Natureza: Manutenção de móveis e equipamentos

• Centro de Resultado (CR): Manutenção Técnica

• Projeto: (deixe em branco, não aplicável neste momento)

• Tipo de Título: Informativo (preencher conforme padrão da empresa)

• Tipo de Negociação: Essa informação pode ser usada ou não para cálculo do vencimento financeiro

• Data base reajuste: Informe a data de início da contagem para reajuste, nesse caso, mesma data do contrato

• Frequência Reajuste: 12 (meses)

• Data de Término: Em branco

• Dia do Pagamento: 15

• Prazo de Vencimento: Neste momento esse campo ficará em branco

• Tipo de Pagamento: Vencido

• Periodicidade do Faturamento: Mensal

• Referência Próximo Faturamento: Neste momento esse campo ficará em branco, ele é preenchido automaticamente a cada novo faturamento

• Qtd. Parcelas: 12

• Qtd. Provisões: (não preencher nesta etapa)

• Tipo de Financeiro: Despesa

• Dia Fixo para vencimento: Marcado

• Clique em Salvar

Aba Execução

• Gerente do Contrato: Selecione o responsável interno pela operação

Aba Observações

• Informe: “Contrato referente à calibração e certificação mensal dos equipamentos utilizados nas manutenções técnicas prestadas pela Axis, conforme padrões técnicos exigidos.”

• Clique em Salvar

2. Registro dos serviços e preços conforme acordado:

• Na tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Localize o contrato registrado na etapa anterior.

Aba Produtos/Serviços

• Clique em + Novo Registro e preencha:

• Produto: Calibração e certificação de equipamentos técnicos

• Clique em Salvar

Sub-aba Geral:

• Qtd. Prevista: Informe “1”

• Clique em Salvar

Sub-aba Preço:

• Clique em + Novo Registro

• Informe a Referência: (utilize aqui a mesma data do contrato)

• Informe o Valor: R$ 4.800

• Clique em Salvar

1. Ativação do serviço de fornecimento:

• Na tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Localize o contrato registrado na etapa anterior.

Aba Produtos/Serviços

• Selecione o produto: Calibração e certificação de equipamentos técnicos
  
  Painel Ocorrências

• Clique no botão + Novo Registro e preencha os seguintes campos:

• Ocorrência: selecione o tipo de ocorrência (ex: Ativação)

• Data da Ocorrência: informe a data a partir da qual o serviço deve ser considerado (utilize a data do contrato)

• Contato: selecione o responsável pelo contrato no cliente

• Código do Usuário: preenchido automaticamente (ou selecione o usuário interno responsável, se aplicável)

• Descrição: descreva a situação, como “Contrato liberado” 

• Clique em Salvar

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente.

• Confirme se a Data base de reajuste está correta, pois ela será usada para calcular o reajuste automático.

• Revise a Referência do preço, que deve estar coerente com a data de início do contrato (igual ou anterior).

• Certifique-se de que as ocorrências foram lançadas para cada serviço incluído no contrato, com o tipo e a data adequados (por exemplo, ativação ou bonificação).