Como acompanhar data de término do contrato

Acompanhamento da data de término do contrato

Por que acompanhar a data de término do contrato? 

Em contratos com prazo determinado, a data de término não é apenas um detalhe administrativo — ela marca o fim da vigência do serviço contratado. Ignorar esse prazo pode gerar riscos financeiros, operacionais e até jurídicos. Acompanhar essa data com antecedência permite que a empresa se antecipe para renovar, encerrar, reajustar ou organizar a retirada de materiais, evitando cobranças indevidas e falhas no relacionamento com o cliente.

No Sankhya, esse controle é facilitado: o sistema permite configurar alertas automáticos para os responsáveis pelo contrato, com antecedência ajustável conforme a necessidade da empresa. Assim, ninguém é pego de surpresa e as decisões podem ser tomadas no tempo certo, mantendo a operação sob controle.

Quais problemas esse acompanhamento resolve?

• Evita faturamento indevido após o fim do contrato, o que pode gerar cobranças sem respaldo e inadimplência por parte do cliente.

• Impede atrasos na tratativa de renovação, que podem levar à perda do contrato ou à interrupção dos serviços sem planejamento.

• Corrige falhas no planejamento operacional, como a continuidade de entregas, alocação de equipe ou uso de recursos em contratos que já deveriam ter sido encerrados.

• Reduz o risco de desgaste com o cliente, causado por falta de posicionamento claro sobre a continuidade ou encerramento da parceria.

Quais os riscos de não utilizar? 

Se a data de término for ignorada, a operação pode continuar prestando serviço fora do contrato, gerando notas sem respaldo jurídico. Isso compromete o financeiro, abre margem para cancelamentos sem pagamento e mancha a credibilidade da empresa. Além disso, a falta de ação pode fazer com que a concorrência se antecipe e tome o espaço da empresa junto ao cliente.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A Axis LTDA possui contratos com diversos parceiros que têm vigência anual, um deles é com o parceiro Rede Bom Preço. À medida que a empresa cresce e amplia seu portfólio de clientes, acompanhar a data de término desses contratos se torna essencial para evitar falhas operacionais, cobranças indevidas ou perda de oportunidades de renovação.

Tarefas: 
Acesse a tela de Contratos, localize os contratos registrados do parceiro Rede Bom Preço e informe a data de término para estes. A data será sempre 12 meses após o início da prestação de serviço.

Agora é a sua vez! Siga o passo a passo e aproveite o máximo do ERP Sankhya 

1.  Configurações necessárias para acompanhar a data de término dos Contratos

• Acesse a tela Preferências
  Menu: Configurações » Avançado

• Utilize o campo de pesquisa para localizar o parâmetro “EMAILCONTVENC - Ativar o envio de email para contratos a vencer”, deixe- o ligado.

• No parâmetro “AVISOTERMCON - Dias para aviso de vencimento de contrato” informe a quantidade de dias de antecedência para o aviso de vencimento.

2.  Parametrização dos Contratos

• Acesse a tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Utilize os Filtros rápidos para localizar os contratos registrados. 

• Selecione o contrato do parceiro Rede Bom Preço.

• Na aba Propriedades, preencha o campo Data de término com data de expiração do contrato.

• Na aba Execução, informe no campo Gerente do Contrato, a pessoa responsável pelo recebimento das notificações de vencimento.

• A pessoa informada como gerente do contrato receberá por e-mail a notificação sobre o vencimento do contrato.

Importante: Para enviar a notificação, o contrato deve estar Ativo e o campo Data envio email vazio. Além disso, o Servidor SMTP deve estar configurado.

Correção e Repetição

• Certifique-se de que todos os contratos com vencimento definido possuem o campo Data de término preenchido corretamente, considerando 12 meses após o início da prestação do serviço.

• Verifique se o campo Gerente do Contrato está informado, garantindo que as notificações de vencimento cheguem à pessoa responsável.