Como registrar provisões financeiras do contrato

Registro de provisões financeiras do contrato

O que são provisões financeiras e como funcionam nos contratos?

Em contratos de médio ou longo prazo, é comum haver valores futuros previstos, sejam receitas a receber ou despesas a pagar. O registro dessas previsões no sistema é feito por meio das provisões financeiras, uma forma de garantir que a empresa tenha visibilidade e controle sobre o impacto financeiro do contrato ao longo do tempo.

Na prática, isso permite que o financeiro enxergue o quanto ainda será faturado ou desembolsado com base na vigência do contrato, ajudando no planejamento do fluxo de caixa, na projeção de resultados e na organização das contas a pagar ou a receber.

No Sankhya, existem duas formas de realizar o provisionamento financeiro:

Provisões Fixas - Esse modelo é utilizado em contratos com valor total e prazo definidos. A provisão é registrada uma única vez no início do contrato, considerando todo o valor que será faturado ou pago durante a vigência.

Conforme o faturamento vai ocorrendo mês a mês, o sistema vai baixando essas provisões até zerar o valor reservado. Não são geradas novas provisões automaticamente, o que torna esse tipo ideal quando o valor e o prazo do contrato já são conhecidos.

Provisões Dinâmicas - Esse tipo de provisão é ideal para contratos recorrentes ou sem data de término definida. O sistema atualiza automaticamente o saldo provisionado sempre que um novo faturamento é realizado, com base em um número de meses previamente configurado.

Dessa forma, a empresa mantém uma estimativa contínua e atualizada das receitas ou despesas futuras relacionadas ao contrato, sem precisar lançar manualmente cada valor. Isso garante agilidade no controle financeiro e maior precisão no planejamento, principalmente em contratos com renovação automática ou prestação de serviço contínua.

Quais problemas esse acompanhamento resolve?

• Dificuldade em controlar contratos com valores recorrentes ainda não faturados.

• Falta de clareza sobre o saldo futuro a receber ou pagar.

• Lançamentos manuais que geram retrabalho e risco de erro.

• Dificuldade em alinhar os contratos ao planejamento financeiro mensal.

Quais os riscos de não utilizar? 

Sem o provisionamento registrado no sistema, o financeiro perde visibilidade sobre os compromissos assumidos e pode comprometer o caixa por falta de reserva. Isso gera decisões mal calculadas, impacta a análise de resultados e pode resultar em quebra de fluxo de caixa ou descumprimento de obrigações contratuais.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A Axis LTDA está aprimorando o controle financeiro de seus contratos recorrentes. A equipe foi orientada a registrar as provisões financeiras diretamente nos contratos, garantindo visibilidade sobre as receitas previstas e facilitando o planejamento do fluxo de caixa.

Você ficou responsável por configurar dois contratos com comportamentos diferentes conforme definido na tarefa:

Tarefas: 
Contrato  – Rede Bom Preço

Este contrato tem vigência definida de 12 meses. Ele possui data de término registrada no sistema e não há expectativa de prorrogação automática.

Sua tarefa é registrar as provisões fixas para os próximos 12 meses. A provisão será baixada automaticamente conforme os faturamentos mensais forem ocorrendo.

Contrato  – Polar Tech

Este contrato de despesa tem vigência definida de 6 meses. Ele possui data de término registrada no sistema e poderá haver renovação posteriormente, mas, será preciso registrar um aditivo ou novo contrato.
Sua tarefa é registrar as provisões fixas para os próximos 6 meses. A provisão será baixada automaticamente conforme os faturamentos mensais forem ocorrendo.

Contrato  – Super Mais

Contrato recorrente, sem data de término definida. A prestação de serviço é contínua e não há previsão de encerramento.

Aqui, você deve configurar as provisões dinâmicas, programando o sistema para manter sempre 12 meses futuros de provisão ativamente registrados, atualizados a cada faturamento.

Agora é a sua vez! Siga o passo a passo e aproveite o máximo do ERP Sankhya 

Registro de provisões fixas: 

1. Configurações necessárias para registro de provisões:

• Acesse a tela Preferências
  Menu: Configurações  » Avançado

• Utilize o campo de pesquisa para localizar o parâmetro “CONTPROV - Informar Qtd Provisão qdo no último mês?” marque-o como “Desligado”.

• Localize também o parâmetro “QTDMESPROVFATC - Qtd de meses p/provisionar faturamento do contrato” informe “0” neste parâmetro.

2. Lançamento manual pela tela de Contratos:

• Acesse a tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Utilize os Filtros rápidos para localizar o contrato do parceiro Rede Bom Preço

• Na aba Propriedades, deixe o campo "Qtd. Provisão" em branco, ele não será utilizado para lançamentos manuais

• Vá até a aba Provisões Financeiras e clique em Inserir (+) para criar uma nova provisão. Preencha os campos obrigatórios:

Parceiro - Rede Bom Preço

Empresa - Axis

Dt. Negociação - Data do contrato

Dt. Vencimento - Informe dia 10 do mês atual como base, pois este contrato tem data de vencimento variável como já configuramos anteriormente (mesmo que a data atual seja maior que a data de vencimento, não se preocupe pois estamos trabalhando com contratos retroativos para teste)

Valor do Desdobramento - Valor cobrado mensalmente

Tipo de Título - Informe o mesmo definido na aba Propriedades

Natureza - Informe a mesma definida na aba Propriedades

Banco - Utilize banco “1 - Banco do Brasil”

• Salve as informações.

Para o lançamento dos demais meses, utilizaremos a função Parcelar.

• Clique no botão Parcelar. Em seguida, defina:

Número de parcelas - 12

Frequência - Mensal

Tipo de parcelamento -  Duplicação sem juros e multas (fixas) - Essa opção é usada para geração de 12 parcelas no valor mensal ao invés de dividir esse valor em 12.

Data base de vencimento - Como se trata da data BASE, informe dia 10 do mês anterior

• Clique no botão Confirmar.

• Será exibido um aviso “Título parcelado com sucesso!”, clique em OK

• Clique no botão Modo grade e em Atualizar. Confirme se todos os registros foram feitos devidamente.

3. Validação das provisões registradas:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas

• Clique em + Filtros e selecione Filtros personalizados

• Clique no botão Criar filtro e após isso no botão Ativar modo avançado

• No campo Expressão, informe a expressão abaixo:

(Financeiro.NUMCONTRATO = ?:{entidade=Financeiro;campo=NUMCONTRATO})

• Defina o nome como filtro como “Contratos”

• Clique em Salvar

• Informe o número do contrato no qual as provisões foram registradas anteriormente e aplique o filtro

• Confirme se as 6 provisões foram geradas corretamente. 

• Utilize o filtro para localizar também o contrato do parceiro Rede Bom Preço, é preciso ter registrado 12 provisões de receitas, veja que a coluna “Origem” será apresentada como “Financeiro” pois as provisões lançadas manualmente pela aba Provisões Financeiras, são consideradas títulos de origem financeira.

Importante: Provisões fixas também podem ser geradas pelas telas Faturamento de Contratos e Contrato, aba Ocorrências, com origem definida como Estoque. Essa opção evita o lançamento manual, mas pode gerar inconsistências se a empresa usar contratos com provisões fixas e dinâmicas ao mesmo tempo, pois o sistema não diferencia a origem. Além disso, essas provisões não aparecem na aba Provisões Financeiras.

• Faça o registro das provisões do contrato do parceiro Polar Tech conforme orientado acima.

Abaixo, segue o passo a passo de como realizar o lançamento pelas telas de Faturamento de Contratos e Contratos, porém, devem ser consideradas como caráter informativo. 

1. Lançamento pela tela de Faturamento de Contratos ou pela aba Ocorrências:

• Acesse a tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Utilize os Filtros rápidos para localizar o contrato do parceiro.

• Na aba Propriedades, informe no campo "Qtd. Provisão" exemplo,  “6”.

• Salve as informações.

• Acesse a tela Faturamento de Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Na sessão Parâmetros Obrigatórios informe os campos:

Tipo de Operação - VENDA NFS-E

Tipo de Título - 1 - NOTA FISCAL

Tipo de Negociação - 0 

Observação Padrão - 0 

Data para Faturamento - Data do contrato

Mês para Referência - Primeiro dia do próximo mês ao registro do contrato

Série - Em branco

• Clique em Aplicar

• Ao lado do botão Faturar clique sobre a seta e selecione a opção “Refazer Futuras Provisões sem Faturar (Considerando Mês de Referência)”

• Confirme que o sistema apresentou uma notificação de lançamento e clique em OK.

Esse processo pode ser realizado também diretamente pela tela Contratos, na aba Produtos/Serviços, sub-aba Ocorrências.

• Clique no botão Outras Opções (...) e selecione “Refazer Futuras Provisões sem Faturar (Considerando Mês de Referência)”, preencha os campos do pop-up aberto como feito na tela de Faturamento e clique em OK.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Registro de provisões dinâmicas: 

1. Lançamento das provisões dinâmicas:

• Acesse a tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos » Contratos

• Utilize os Filtros rápidos para localizar o contrato do parceiro Super Mais.

• Na aba Propriedades, informe no campo "Qtd. Provisão" o valor “12”.

• Salve as informações.

• Acesse a tela Faturamento de Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Na sessão Parâmetros Obrigatórios informe os campos:

Tipo de Operação - VENDA NFS-E

Tipo de Título - 1 - NOTA FISCAL

Tipo de Negociação - 0 

Observação Padrão - 0 

Data para Faturamento - Data do contrato

Mês para Referência - Primeiro dia do próximo mês ao registro do contrato

Série - Em branco

• Clique em Aplicar

• Ao lado do botão Faturar clique sobre a seta e selecione a opção “Refazer Futuras Provisões sem Faturar (Considerando Mês de Referência)”

• Confirme que o sistema apresentou uma notificação de lançamento e clique em OK.

2. Validação das provisões registradas:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas

• Clique em + Filtros e selecione Filtros personalizados

• Busque pelo filtro criado anteriormente, selecione e informe o número do contrato.

• Clique em Aplicar

• Confirme se as 12 provisões foram geradas corretamente.

Correção e Repetição

• Confirme se o campo Qtd. Provisão foi preenchido corretamente ou deixado em branco, de acordo com o tipo de lançamento (manual ou automático).

• Valide na Movimentação Financeira se a quantidade de parcelas geradas está de acordo com o número definido no contrato (6 ou 12 parcelas, conforme o caso).