Como faturar os contratos, validar valores, vencimento e atualização das provisões geradas

Faturamento dos contratos de receita e validação das atualizações geradas

O que acontece quando um contrato é faturado? 

O faturamento é o momento em que tudo que foi configurado no contrato se transforma em movimentação real: o sistema gera a nota fiscal, cria os títulos financeiros, atualiza provisões e aplica rateios.

É a partir do faturamento que os valores passam a integrar o contas a receber da empresa. Por isso, essa etapa precisa ser feita com atenção, garantindo que as regras definidas no contrato estejam sendo respeitadas.

Antes de seguir com a confirmação da nota, é fundamental que o usuário confira os dados gerados pelo sistema, como:

• Valor do faturamento

• Data de vencimento do título

• Rateio entre centros de resultado e naturezas financeiras

• Atualização ou baixa das provisões previamente registradas

Essa conferência garante que o contrato esteja sendo executado corretamente no sistema, sem distorções que possam impactar o financeiro ou a relação com o cliente ou fornecedor. 

Quais problemas esse acompanhamento resolve?

• Emissão de notas com valores ou vencimentos diferentes do contrato.

• Lançamentos financeiros sem rateio, impactando a análise por centro de custo.

• Provisões não baixadas no momento certo, prejudicando o controle do saldo contratual.

• Desalinhamento entre o que foi contratado e o que foi faturado.

Quais os riscos de não utilizar? 

Se o faturamento for feito sem validação, a empresa corre o risco de cobrar valores errados, gerar notas com dados inconsistentes e comprometer a confiança do cliente. Além disso, informações incorretas impactam diretamente os relatórios financeiros, prejudicando o planejamento e a tomada de decisão.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A Axis realiza os faturamentos mensais de forma padronizada. Com os contratos já registrados e configurados com vencimento, provisão e rateio, chegou o momento de realizar o faturamento e validar se as informações estão sendo refletidas corretamente no sistema.

Tarefas:  Sua tarefa é realizar o faturamento e validação dos seguintes contratos:

Cliente Super Mais - Realize o faturamento do primeiro mês de prestação de serviço e garanta que o vencimento foi calculado corretamente assim como a atualização das provisões dinâmicas configuradas anteriormente. Esse contrato possui vencimento fixo dia 10 e determinamos que possuiria provisões dinâmicas. O tipo de pagamento informado foi “vencido”.

Cliente Rede Bom Preço - Fature o contrato e valide o vencimento calculado, este contrato foi configurado para ter seu vencimento calculado 5 dias úteis a partir da data do faturamento. Determinamos aqui que as provisões seriam fixas, pois esse contrato possui data de término. O tipo de pagamento informado foi “Antecipado”.

Cliente Comercial Viana - Fature o contrato e valide o vencimento calculado, 20 dias corridos a partir do primeiro dia do mês de referência. O tipo de pagamento informado foi “mês corrente”.

Cliente Frigolog - Fature o contrato e valide o vencimento calculado, para esse contrato a data do vencimento irá depender da data do faturamento, pois ele utilizará o tipo de negociação para cálculo. 

Agora é a sua vez! Siga o passo a passo e aproveite o máximo do ERP Sankhya 

Cliente - Super Mais

1. Preenchimento das informações para faturamento:

• Acesse a tela Faturamento de Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Nos Filtros Personalizados, utilize o campo Parceiro para buscar o cliente Super Mais.

• Marque a flag Considerar Contatos/Perfil/Serviço

• Nos Parâmetros Obrigatórios, preencha as seguintes informações:

Tipo de Operação - VENDA NFS-E

Tipo de Título - Nota fiscal

Tipo de Negociação - A prazo 30 dias

Observação Padrão - 0

Data para Faturamento - Primeiro dia do próximo mês em relação ao mês do contrato (estamos considerando aqui que a empresa realiza os faturamentos sempre no início do mês)

Mês para Referência - O mês para referência se trata do mês que ocorrerá o pagamento, sendo assim, mesma data usada no campo anterior

Série - NF

• Clique em Aplicar

2. Conferência das informações e faturamento do contrato do cliente Super Mais:

• Valor - Esse contrato possui um valor mensal de R$18.000,00

• Referência - A referência apresentada aqui é a da prestação de serviço, como se trata de um contrato com tipo de pagamento “vencido” a referência será o mês anterior

• Vencimento - O contrato foi parametrizado para vencimento fixo sempre no dia 10, sendo assim o vencimento deve ser dia 10 do mês de referência para pagamento conforme definido no campo Mês para Referência

• Para faturar, clique no botão Faturar.

• Será exibido um pop-up informando se o faturamento ocorreu devidamente, caso tenha ocorrido algum impedimento, veja as observações para realizar a correção, caso não,  clique em Mostrar no Portal, para visualizar a nota no  Portal de Vendas, clicando duas vezes sobre ela, você será direcionado para a Central de Vendas e poderá visualizar os dados da NFS-e.

3. Validação do financeiro:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas

• Utilize o filtro criado anteriormente para localizar o contrato desse parceiro

• Agora, devem existir 13 registros financeiros: sendo 12 provisões e 1 receita real.

• A provisão referente ao mês da receita gerada foi automaticamente substituída pela própria receita lançada. Como o sistema foi configurado para geração de provisões dinâmicas, entende-se que precisa manter sempre 12 provisões futuras registradas.

Cliente - Rede Bom Preço 

1. Preenchimento das informações para faturamento:

• Acesse a tela Faturamento de Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Nos Filtros Personalizados, utilize o campo Parceiro para buscar o cliente Rede Bom Preço.

• Marque a flag Considerar Contatos/Perfil/Serviço

• Nos Parâmetros Obrigatórios, preencha as seguintes informações:

Tipo de Operação - VENDA NFS-E

Tipo de Título - Nota fiscal

Tipo de Negociação - A prazo 30 dias

Observação Padrão - 0

Data para Faturamento - Primeiro dia do próximo mês em relação ao mês do contrato (estamos considerando aqui que a empresa realiza os faturamentos sempre no início do mês)

Mês para Referência - O mês para referência se trata do mês que ocorrerá o pagamento, sendo assim, mesma data usada no campo anterior

Série - NF

• Clique em Aplicar

2. Conferência das informações e faturamento do contrato do cliente Rede Bom Preço:

• Valor - Esse contrato possui um valor mensal de R$18.000,00

• Referência - A referência apresentada aqui é a da prestação de serviço, como se trata de um contrato com tipo de pagamento “antecipado” a referência será o próximo mês.

• Vencimento - O contrato foi parametrizado para vencimento variável contando sempre 5 dias úteis a partir da Data para Faturamento. Sendo assim, verifique se o vencimento foi gerado corretamente.

• Para faturar, clique no botão Faturar.

• Será exibido um pop-up informando se o faturamento ocorreu devidamente, caso tenha ocorrido algum impedimento, veja as observações para realizar a correção, caso não,  clique em Mostrar no Portal, para visualizar a nota no  Portal de Vendas, clicando duas vezes sobre ela, você será direcionado para a Central de Vendas e poderá visualizar os dados da NFS-e.

4. Validação do financeiro:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas

• Utilize o filtro criado anteriormente para localizar o contrato desse parceiro

• Agora, devem existir 13 registros financeiros: sendo 12 provisões e 1 receita real.

• O sistema baixa automaticamente as provisões fixas ao faturar para evitar duplicidade de valores e manter o controle financeiro correto. Isso transforma a previsão em receita real e atualiza o total faturado do contrato. Abrindo o título, na aba Lançamento campo Vlr Baixa, será possível validar essa operação. 
  Importante: Essa baixa não gera movimentação bancária.

Cliente - Comercial Viana

1. Preenchimento das informações para faturamento:

• Acesse a tela Faturamento de Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Nos Filtros Personalizados, utilize o campo Parceiro para buscar o cliente Comercial Viana.

• Marque a flag Considerar Contatos/Perfil/Serviço

• Nos Parâmetros Obrigatórios, preencha as seguintes informações:

Tipo de Operação - VENDA NFS-E

Tipo de Título - Nota fiscal

Tipo de Negociação - A prazo 30 dias

Observação Padrão - 0

Data para Faturamento - Primeiro dia do próximo mês em relação ao mês do contrato (estamos considerando aqui que a empresa realiza os faturamentos sempre no início do mês)

Mês para Referência - O mês para referência se trata do mês que ocorrerá o pagamento, sendo assim, mesma data usada no campo anterior

Série - NF

• Clique em Aplicar

2. Conferência das informações e faturamento do contrato do cliente Comercial Viana:

• Valor - Esse contrato possui um valor mensal de R$18.000,00

• Referência - A referência apresentada aqui é a da prestação de serviço, como se trata de um contrato com tipo de pagamento “mês corrente” a referência será o mês do faturamento.

• Vencimento - O contrato foi parametrizado para vencimento variável contando sempre 20 dias corridos a partir do primeiro dia do mês de referência. Sendo assim, verifique se o vencimento foi gerado corretamente.

Atenção: Caso a data de vencimento caia em um dia não útil esse vencimento poderá ser transferido para o próximo dia útil a depender da configuração do parâmetro “TRANSFVENC - Transfere vencimento quando fim de semana/feriado”

Importante: Existe ainda a possibilidade de somar o vencimento calculado com o prazo definido no Tipo de Negociação, informando ele no campo Tipo de Negociação da tela de Faturamento de Contratos ou também na tela Contratos. Isso é possível através das configurações abaixo:

• Na tela de Faturamento de Contratos clique sobre o botão Configurações e marque a flag “Gerar Financeiro pelo Tipo de Negociação usando Vencto da tela + (mais) Prazo das parcelas:”

• Caso queira considerar o tipo de negociação definido no contrato marque a opção “Usar Tipo de Negociação do Contrato:”

• Com isso, ao faturar, você perceberá que o financeiro será gerado somando o vencimento apresentado nesta tela mais o prazo do tipo de negociação.

• Para faturar, clique no botão Faturar.

• Será exibido um pop-up informando se o faturamento ocorreu devidamente, caso tenha ocorrido algum impedimento, veja as observações para realizar a correção, caso não,  clique em Mostrar no Portal, para visualizar a nota no  Portal de Vendas, clicando duas vezes sobre ela, você será direcionado para a Central de Vendas e poderá visualizar os dados da NFS-e.

3. Validação do financeiro:

• Acesse a tela Movimentação Financeira
  Menu: Financeiro » Rotinas

• Utilize o filtro criado anteriormente para localizar o contrato desse parceiro

• Para esse contrato existirá apenas um título financeiro de receita, pois não foram registradas provisões.

Cliente - Frigolog 

O contrato desse cliente será faturado considerando uma regra diferente para cálculo de vencimento, o Tipo de Negociação. Vimos anteriormente que existe a possibilidade de somar o prazo calculado pela tela Contratos com o prazo das parcelas do tipo de negociação no ato do faturamento, porém, essa regra que utilizaremos agora, calcula o vencimento exclusivamente pelo tipo de negociação, desconsiderando os campos preenchidos no contrato.

1. Configuração de parâmetros:

• Acesse a tela Preferências
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Busque pelo parâmetro “CONTSOFT - Contrato para software?” marque como “Ligado”.

Esse parâmetro é usado em contratos de software e ativa algumas configurações específicas, como: 

Trocar o campo “Quantidade” por “Número de usuários” no contrato.

Validar o vínculo entre serviço e natureza da nota.

Em nosso contexto, ele é ligado para garantir que o sistema utilize o Tipo de Negociação como base para calcular o vencimento da nota, ignorando os outros campos que poderiam interferir nesse cálculo.

Importante: Lembre-se que sempre que é preciso alterar um parâmetro, é importante que a tela que será afetada por ele seja fechada e aberta novamente, sendo assim, caso a tela Faturamento de Contratos esteja aberta, feche e abra novamente.

2. Preenchimento das informações para faturamento:

• Acesse a tela Faturamento de Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Nos Filtros Personalizados, utilize o campo Parceiro para buscar o cliente Frigolog.

• Marque a flag Considerar Contatos/Perfil/Serviço

• Nos Parâmetros Obrigatórios, preencha as seguintes informações:

Tipo de Operação - VENDA NFS-E

Tipo de Título - Nota fiscal

Tipo de Negociação - A prazo 45 dias

Observação Padrão - 0

Data para Faturamento - Primeiro dia do próximo mês em relação ao mês do contrato (estamos considerando aqui que a empresa realiza os faturamentos sempre no início do mês)

Mês para Referência - O mês para referência se trata do mês que ocorrerá o pagamento, sendo assim, mesma data usada no campo anterior

Série - NF

• Clique em Aplicar

• Você verá que o vencimento calculado não está de acordo com o que foi definido, que é o tipo de negociação. Isso porque quando nós utilizamos o tipo de negociação para cálculo de vencimento, o vencimento real do financeiro só será possível de ser visualizado após o faturamento, após o registro da nota. Então, uma vez que ocorrer o faturamento e essa nota for validada na Central de Vendas, aí sim será possível validar o vencimento correto no financeiro.

• Caso opte por utilizar o Tipo de Negociação definido diretamente no contrato, no botão Configurações, marque a opção Usar Tipo de Negociação do Contrato.

• Para faturar, clique no botão Faturar

• Será exibido um pop-up informando se o faturamento ocorreu devidamente, caso tenha ocorrido algum impedimento, veja as observações para realizar a correção, caso não,  clique em Mostrar no Portal, para visualizar a nota no  Portal de Vendas, clicando duas vezes sobre ela, você será direcionado para a Central de Vendas e poderá visualizar os dados da NFS-e, na central, confira na aba Financeiro o vencimento calculado conforme data de faturamento e tipo de negociação.

Correção e Repetição

• Estando em ambiente de testes, lembre-se que caso precise refazer algum faturamento, será preciso excluir a nota registrada para lançar novamente, isso fará com que o contrato não seja apresentado na  tela pois automaticamente o sistema preenche o campo Referência próximo faturamento na tela de Contratos, então, diante dessa situação além de excluir a nota, deve-ser apagar essa informação no contrato.

• Todas as atividades das aulas anteriores devem ser realizadas para que o faturamento ocorra devidamente. 

• Atente-se às datas informadas na tela de Faturamentos pois, é com base nelas que o sistema identificará se o contrato deve ser apresentado ou não para faturamento.

• Lembre-se que para faturar contratos, eles precisam ter um produto com preço e estarem ativos.

• Contratos pendentes de reajuste não podem ser faturados então garanta que o campo Frequência de reajuste esteja devidamente preenchido na tela Contratos.