Como calcular e faturar os serviços de forma proporcional à ativação/cancelamento

Cálculo de faturamento dos serviços de forma proporcional (Pro-rata)

O que é e como funciona essa operação?

O faturamento proporcional, também conhecido como pro-rata, é utilizado quando um contrato não permanece ativo durante o mês inteiro. Isso acontece, por exemplo, quando o serviço começa no meio do mês ou é cancelado antes do fim.

Em vez de cobrar o valor cheio, o sistema calcula apenas pelos dias em que o serviço esteve ativo dentro daquela referência. Esse processo garante que o cliente pague de forma justa e que a empresa registre a receita correta.

Quais problemas resolve?

• Cobrança integral de um mês mesmo quando o serviço foi iniciado ou encerrado no meio do período.

• Inconsistência entre a prestação real do serviço e o valor faturado, gerando dúvidas ou reclamações.

• Dificuldade no controle de contratos com variações de data, como ativações tardias ou cancelamentos antecipados.

• Erros na conciliação financeira, por valores faturados acima ou abaixo do efetivamente prestado.

Quais os riscos de não utilizar? 

Cobrar o valor cheio em meses com ativação ou cancelamento parcial pode gerar insatisfação do cliente e questionamentos sobre a cobrança. Sem o cálculo proporcional, há risco de lançamentos incorretos no financeiro, afetando relatórios e o controle da receita.

Além disso, ocorre desalinhamento entre o serviço prestado e o valor faturado, o que compromete a confiabilidade das informações.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: A Axis LTDA firmou um novo contrato de manutenção com o cliente Comercial Viana, com valor mensal de R$ 3.000,00. O contrato foi assinado no mesmo mês do primeiro contrato, porém, no dia 13, e a prestação do serviço começou imediatamente após a ativação. Esse contrato tem uma característica diferente do primeiro, o tipo de pagamento utilizado é vencido, ou seja, o pagamento ocorre sempre no próximo mês referente a prestação de serviço.

Como o serviço não foi prestado durante todo o mês, o faturamento deve considerar apenas os dias efetivos de serviço na referência de ativação. Por isso, será necessário realizar o faturamento proporcional, conhecido como pro-rata.

Tarefas: Sua tarefa é registrar o contrato com a data real de início e realizar o faturamento da referência de forma proporcional, de acordo com o período de ativação.

Agora é a sua vez! Siga o passo a passo e aproveite o máximo do ERP Sankhya 

1. Configurações para faturamento parcial (pro-rata):

• Acesse a tela Preferências
  Menu: Configurações » Avançado

• Busque pelo parâmetro “FATCONTPRORATA - Utiliza faturamento de contratos pro rata?” e deixe-o “ligado”.

2. Registro do contrato que será usado na operação:

• Acesse a tela Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Arquivos

• Registre um novo contrato para o parceiro Comercial Viana, você pode duplicar o contrato anterior também como feito em outras atividades, porém sempre se atentando às alterações que são necessárias, data do contrato, referência de próximo faturamento, como citado anteriormente.

• Na aba Geral, marque a flag Faturamento pro rata?

• Na aba Propriedades, no campo Tipo de pagamento, informe “vencido”.

• Na aba Produtos/Serviços, sub-aba Ocorrências, a data de ativação do produto será dia 13 do mês de registro do contrato.

• Lembre-se de preencher o campo Qtd. Prevista na aba Geral do serviço.

3. Faturamento do contrato:

• Acesse a tela Faturamento de Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Nos Filtros Personalizados, utilize o campo Parceiro para buscar o cliente Comercial Viana.

• Marque a flag Considerar Contatos/Perfil/Serviço

• Nos Parâmetros Obrigatórios, preencha as seguintes informações:

Tipo de Operação - VENDA NFS-E

Tipo de Título - 1

Tipo de Negociação - 16

Observação Padrão - 0

Data para Faturamento - Primeiro dia do próximo mês em relação a data do contrato

Mês para Referência - O mês para referência se trata do mês que ocorrerá o pagamento, sendo assim, mesma data usada no campo anterior

Série - NF

• Clique em Aplicar

• Confira se o valor foi calculado corretamente considerando os dias em que houve a prestação de serviços, a fórmula utilizada pelo sistema é: valor do contrato /30 * dias de serviço prestado no mês

• Realize o faturamento do contrato como visto em aulas anteriores

Correção e Repetição

• Se o valor do faturamento não for calculado proporcionalmente, revise os seguintes pontos no contrato: se a flag "Faturamento pro rata?" foi marcada e se a data de ativação foi registrada corretamente.

• Caso a opção de faturamento pro rata não seja apresentada, revise as configurações do script fornecido.