Como registrar nota de compra pelo contrato de despesa

Registro da nota de compra pelo contrato de despesa  

Como funciona essa operação?

Registrar uma nota de compra pelo contrato de despesa é o processo que permite vincular a entrada da nota fiscal diretamente a um contrato previamente cadastrado no sistema. Essa funcionalidade é usada quando a empresa contrata serviços recorrentes (como limpeza, manutenção), e precisa registrar a nota recebida do fornecedor vinculando ao contrato correspondente.

Na prática, funciona como um “faturamento invertido”: em vez de gerar uma nota a partir do contrato (como nos contratos de receita), a empresa recebe a nota e vincula ao contrato de despesa, mantendo o controle financeiro, os valores provisionados e a regularidade do serviço contratado.

Quais problemas essa prática resolve?

• Falta de controle sobre os serviços contratados e as notas recebidas.

• Lançamentos de despesas fora do escopo contratual.

• Dificuldade em confrontar valores acordados com o que foi cobrado.

• Relatórios financeiros inconsistentes por registros desvinculados dos contratos.

Quais os riscos de não utilizar?

Sem a vinculação, a empresa pode perder o controle dos serviços recorrentes, dificultar a conciliação com as provisões e correr o risco de pagamentos indevidos, duplicados ou fora do combinado. Isso também impacta o acompanhamento de reajustes, renovações e encerramentos, comprometendo a gestão financeira.

Vídeo de demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya 

Contexto: Após registrar o contrato com a empresa Polar Tech para calibração e certificação dos equipamentos, a Axis LTDA recebeu a primeira nota fiscal de serviço, referente ao mês vigente. Essa nota precisa ser registrada corretamente no sistema, vinculada ao contrato de despesa já cadastrado, garantindo que a provisão seja baixada e o controle financeiro mantido.

Tarefas: Lance a nota de compra no sistema informando o fornecedor Polar Tech, utilizando o contrato já registrado como base. Certifique-se de que o lançamento esteja vinculado corretamente ao contrato, e que o sistema reconheça e baixe a provisão gerada anteriormente. Isso garante rastreabilidade, evita pagamentos duplicados e mantém os relatórios financeiros consistentes.

Agora é a sua vez! Siga o passo a passo e aproveite o máximo do ERP Sankhya 

1. Registro da nota de compra de serviço:

• Acesse a tela Faturamento de Contratos
  Menu: Contratos e Serviços » Rotinas

• Nos Filtros Personalizados, utilize o campo Parceiro para buscar o fornecedor Polar Tech.

• Marque a flag Considerar Contatos/Perfil/Serviço

• Nos Parâmetros Obrigatórios, preencha as seguintes informações:

Tipo de Operação - Compra Serviço

Tipo de Título - 1

Tipo de Negociação - 16

Observação Padrão - 0

Data para Faturamento - Primeiro dia do próximo mês em relação ao contrato (estamos considerando aqui que a empresa realiza os faturamentos sempre no início do mês)

Mês para Referência - O mês para referência se trata do mês que ocorrerá o pagamento, sendo assim, mesma data usada no campo anterior

Série - NF

• Clique em Aplicar

• Para registrar a nota, clique no botão Faturar.

• Será exibido um pop-up informando se o faturamento ocorreu devidamente, caso tenha ocorrido algum impedimento, veja as observações para realizar a correção, caso não,  clique em Mostrar no Portal, para visualizar a nota no Portal de Compras, clicando duas vezes sobre ela, você será direcionado para a Central de Compras.

• Preencha o campo Nro. Nota conforme nota recebida.

• Clique em Confirmar

Correção e Repetição

• Lembre-se de após realizar o “faturamento” preencher o número da nota na Central e confirmar o registro, pois só após isso é que o financeiro será atualizado. 

• Após realizar o registro da nota, confira se o financeiro foi atualizado devidamente.