Como agendar e acompanhar contatos

Registro e agendamento de contatos

Quais são os objetivos de agendar e acompanhar os contatos? 

O agendamento e a consulta de contatos são práticas fundamentais para garantir a continuidade das tratativas com o parceiro. O agendamento registra o próximo passo de forma clara, mesmo quando a demanda não pode ser finalizada no primeiro atendimento. Já a consulta permite acompanhar os compromissos assumidos, fortalecendo o controle da operação. Juntas, essas funcionalidades promovem uma rotina mais organizada e estratégica, asseguram que nenhum contato importante seja esquecido e reforçam a credibilidade no relacionamento com o cliente.

Quais problemas o agendamento de contato resolve? 

• Falta de controle sobre próximos passos: O agendamento assegura que os retornos fiquem registrados e visíveis no sistema.

• Rotinas desorganizadas: A consulta da agenda ajuda o atendente a distribuir melhor as tarefas ao longo do dia.

• Interrupção de tratativas: A retomada do contato com base no histórico evita que o cliente precise repetir informações.

• Planejamento desalinhado da equipe: com a agenda acessível, é possível priorizar atendimentos e coordenar esforços.

Quais os riscos de não realizar essa operação? 

Não utilizar essas ferramentas pode resultar na perda de prazos importantes, quebra de continuidade nos atendimentos e retrabalho por falta de contexto. Também favorece a sobrecarga da equipe, falhas de comunicação e desorganização na rotina. Além disso, transmite ao parceiro uma percepção negativa de descompromisso e falta de profissionalismo, impactando diretamente a experiência do cliente e os resultados da operação.

Vídeo com demonstração prática no sistema

Cenário prático e passo a passo para realizar a atividade no ERP Sankhya

Contexto: Na empresa Axis, as demandas de cobrança seguem um fluxo estruturado para garantir que nenhum cliente fique sem retorno e que as previsões de pagamento sejam acompanhadas de forma eficaz.

Imagine que um colaborador realiza um contato com um cliente para cobrar um boleto vencido. Durante a ligação, o cliente informa que fará o pagamento em dois dias. O colaborador registra a interação como “COBRANÇA” e, para garantir o acompanhamento, agenda um novo contato para a data informada.

No dia agendado, o sistema avisa o colaborador que é hora de fazer o acompanhamento. Caso o pagamento ainda não tenha sido realizado, um novo contato é feito, reforçando o compromisso do cliente ou renegociando, se necessário.

Tarefa: Siga as orientações indicadas abaixo e realize um agendamento de contato, além disso, confira os agendamentos realizados e faça ajustes se necessário.  

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP Sankhya 

1. Agendar um contato

• Acesse a tela Telemarketing

Menu: Comercial » Rotinas » Telemarketing

Registro de agendamento a partir de um relacionamento corrente:

• Acesse a seção Filtros rápidos e informe o parceiro e o período de agendamento/atendimento.

• Clique em “Aplicar”

• No painel principal, clique no botão “...” (Outras opções)

• Selecione a opção Lançar para um período

• Informe a Data final e Intervalo para Contato.

As opções “Lançar sábados” e “Lançar domingos” podem ser utilizadas de acordo com a necessidade e rotina de atendimento de sua empresa.

• Clique no botão “Lançar”

• No pop-up ‘Informação’ clique em OK

Durante a chamada:

• Clique no botão “+” (Cadastrar Relacionamento Telemarketing)

• Preencha os campos: 

  • Situação

  • Atendente

  • Parceiro

  • Contato

  • Usuário Executante

  • Data/Hora Chamada

• Defina o agendamento informando a data e hora no campo Data/Hora Agendamento

• Clique no botão “Salvar”

2. Consultar agendamentos

Tela Telemarketing 

• Acesse a tela Telemarketing

Menu: Comercial » Rotinas » Telemarketing

Consulta por parceiro 

• Selecione o Parceiro na seção de Filtros rápidos.

• Clique em Aplicar. 

• Clique em Modo grade para facilitar a visualização dos registros.

Minha agenda:

• Clique na opção "Minha agenda", localizada na seção de Links Rápidos.

• Clique em Modo grade.

• Clique no botão “Atualizar”.

Atenção! Para visualizar todos os registros em "Minha agenda", deixe o campo "Parceiro" em branco na seção de Filtros Rápidos.

Tela Ficha de Parceiros  

• Acesse a tela Ficha de Parceiros 
  Menu: Comercial » Configuração » Consulta » Ficha de Parceiros

Essa tela também pode ser acessada diretamente pela tela Telemarketing nos Links Rápidos.

• Informe o Parceiro no campo indicado no canto superior esquerdo da tela.

• Clique em Aplicar.

• Clique no botão “Telemarketing” no canto superior direito da tela. 
  O sistema irá encaminhá-lo para a tela de Telemarketing, já com os registros filtrados para o parceiro correspondente à Ficha de Parceiros.
  Observação: Para melhor visualização, clique no botão Modo grade.

Tela Agenda Telemarketing 

• Acesse a tela Agenda Telemarketing

Menu: Comercial » Rotinas » Agenda Telemarketing

Filtros Rápidos

• Defina o período - Mês, Semana ou Dia - desejado para buscar e visualizar os registros da agenda.

Outros critérios 

• Marque os campos “Minha agenda” e “Somente Pendentes”.

• Defina o critério de participação marcando o campo “Todos”.

• Aplique os filtros para carregar as informações.

Atenção! Para uma busca mais precisa - ou mais abrangente, conforme sua necessidade - utilize o campo "Agenda do(a):", localizado na parte superior da tela, para definir o usuário.

Observações importantes

• Na visualização em Dia é possível comparar a agenda de dois usuários. 

• No botão “Configurar” você pode definir as informações disponíveis no sumário (título) dos eventos, a visualização padrão do calendário e personalizar as cores para cada evento. 
  Importante! Lembre-se de salvar as alterações realizadas. 

• Ao deixar o cursor do mouse sobre o evento informações importantes são detalhadas. 

• Clicando no evento o sistema irá direcioná-lo para a tela Telemarketing com o registro do evento correspondente.

Correção e Repetição 

• Certifique-se de que todas as informações obrigatórias foram preenchidas corretamente.

• Para praticar, crie novos registros explorando contextos diferentes.