Como lançar uma cotação

Registro de cotação/orçamento manual

Qual é o objetivo do registro de uma cotação e por que esse procedimento é essencial para a tomada de decisões?

O registro manual de cotação consiste na inserção das informações obtidas junto aos fornecedores sobre preços, prazos e condições de compra. Esse procedimento permite à empresa comparar diferentes propostas e selecionar a opção com melhor custo-benefício. Ao centralizar esses dados no sistema, o processo de compras se torna mais estratégico e transparente, facilitando decisões baseadas em critérios objetivos e bem documentados. Essa prática contribui diretamente para a eficiência operacional, redução de custos e melhoria na negociação com fornecedores, garantindo que as aquisições atendam às necessidades da empresa da forma mais vantajosa possível.

Quais problemas este recurso resolve?

• Decisões de compra pouco embasadas: A centralização das informações dos fornecedores permite comparar critérios como preço, prazo e qualidade, evitando escolhas aleatórias ou mal fundamentadas.

• Falta de histórico para análise: Com os registros no sistema, é possível consultar cotações anteriores, identificar padrões e melhorar o planejamento futuro.

• Desorganização nas negociações: O controle estruturado evita perda de dados, falhas de comunicação e inconsistências nas informações de compra.

Quais os riscos de não utilizar?

Não utilizar esse recurso pode levar à perda de oportunidades de negociação e leva à escolha de fornecedores com condições desfavoráveis. A ausência de registro dificulta a rastreabilidade das decisões, aumenta a chance de erros e compromete a transparência nas compras. Além disso, sem uma base comparativa estruturada, a empresa pode realizar aquisições com preços acima do mercado, impactando diretamente o fluxo de caixa e a rentabilidade. A falta de controle também prejudica a relação com fornecedores e reduz a capacidade de resposta diante de auditorias ou revisões de processos.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP.

1. Acesse a tela Cotação
   Cotação >> Rotinas >> Cotação

• Clique no botão “+” (Cadastrar itens da cotação), o sistema abre a tela nova cotação para registro de uma nova cotação. 

Na aba “Geral” informe os dados básicos da cotação. 

• Empresa: informe aqui a empresa que está requisitando os produtos da cotação.

• Centro de Resultado: preencha aqui, o centro de resultados referente ao processo de cotação, para fins de controle gerencial.

• Natureza: informe neste campo a natureza referente ao processo de cotação.

• Projeto: é inserido aqui o projeto referente ao processo de cotação.

• Usuário Responsável: informe neste campo, o responsável pela cotação a ser realizada; 

• Usuário Comprador: este campo é preenchido automaticamente com o usuário logado no sistema e não permite a edição.

• Data inicial da cotação: preencha este campo com a data e hora inicial da cotação, caso não seja informada, o sistema preenche este campo com a data e hora atuais ao concluir a inserção.

• Data final da cotação: informe neste campo, a data e hora final da cotação também para fins de filtro e controle.

Feito isso, preencha na aba “Itens da Cotação", quais itens serão cotados neste momento. 

• Produto: informe quais itens deverão ser cotados.

• Volume: defina o volume (unidade) em que o produto deverá ser cotado.

• Quantidade: determine qual a quantidade deste produto a ser cotada.

• Local: caso o produto possua local de estoque, informe-o neste campo.

• Dt. Limite: neste campo é necessário informar até que data a empresa precisa desse produto.

• Se julgar necessário, utilize o campo “Observação” para informações complementares.

Na aba “Pesos e Critérios", defina quais quesitos serão considerados na classificação dos fornecedores, e o peso de cada um. 

• Caso não seja definido peso para os critérios,  o sistema assume o valor padrão “1” para  o critério “Preço" e “0” para os demais critérios. 

• Utilize o botão “Critérios” para filtrar um critério previamente determinado, substituindo os valores dos campos pelos definidos no cadastro. 

• Ao clicar em “Confirmar” a Cotação é incluída, retornando para a tela inicial.

2. O próximo passo é adicionar os fornecedores a serem cotados. Localize a cotação recém criada e dê um duplo clique. 

• Clique no botão “...” (Outras opções), e escolha a opção  “Sugerir Fornecedores”.

• Será aberto o popup de “Sugestão de fornecedores”.

O campo "Fornecedores" é composto por opções que ajudam a filtrar a sugestão de fornecedores, ele possui as seguintes opções:

• “Que já forneceram”: Busca todos os fornecedores que possuírem uma nota de compra confirmada para os produtos selecionados, considerando o filtro de periodicidade definido no campo “Período por”.

• Que já cotaram: Esta opção busca de todos os fornecedores que foram informados na cotação dos produtos selecionados, considerando o filtro de periodicidade definida no campo “Período por”.

• Dos itens selecionados: Esta opção busca os fornecedores que já se encontram inseridos nos itens selecionados anteriormente para cotação dos demais itens da nota. Essa opção é útil para comparar preços de todos os fornecedores para todos os produtos.

• Do perfil de consumo x perfil principal do parceiro: Esta opção realiza a busca dos fornecedores que possuem o perfil principal do cadastro, igual ao perfil de consumo dos produtos selecionados.

• Do perfil de consumo x perfil do parceiro: Esta opção busca os fornecedores que possum o perfil do cadastro igual ao perfil de consumo dos produtos selecionados.

Após definir o campo “Fornecedores” com uma das opções acima, clique no botão "Buscar" para efetuar o filtro escolhido.

• No botão “+” é possível adicionar outros fornecedores que não foram filtrados pelo critério da busca. 

• Ao adicionar um novo fornecedor, informe para quais dos produtos selecionados o fornecedor será inserido.

• O botão "Visualizar Produto" permite visualizar para quais produtos o fornecedor sugerido será inserido, a partir dos critérios de busca.

• O botão "Substituir" é utilizado na substituição de um fornecedor sugerido pelo sistema por outro fornecedor, sendo possível escolher para quais produtos o fornecedor será substituído.

• Os botões "Remove todas as linhas selecionadas" e "Remove todas as linhas não selecionadas", servem para retirada de fornecedores que não deseja-se inserir.

• Ao clicar no botão "OK", o sistema confirmará a operação ao inserir os devidos fornecedores para os itens selecionados.

• Os fornecedores selecionados são inseridos na aba “Fornecedores e Coleta de Preços”. 

• Agora, a coleta de preços pode ser feita de forma manual ou automática a depender dos fornecedores escolhidos.

• Após todos os fornecedores serem cotados, a situação do produto se torna “Precificada”

Correção e repetição

• Lembre que não é possível gerar uma nova cotação para produtos que já possuem uma cotação em aberto.

• Confirme que todos os campos obrigatórios foram preenchidos de maneira correta e completa.

• Observação: o módulo de cotação não suporta o Controle de Produtos por Grade.

• Certifique-se de que os valores inseridos estão conforme as políticas e diretrizes da empresa, garantindo conformidade e precisão no pedido.

• Se os valores sugeridos não forem os esperados, revise o processo e corrija as informações necessárias antes de tentar novamente.

• Para reforçar sua habilidade no sistema, pratique criando um novo cenário, como um fornecedor, cliente ou produto diferente.

• Ao preencher o campo usuário responsável, o sistema verifica o parâmetro "O responsável pela cotação tem que ser comprador? - RESPCOTCOMPR".