Como solicitar a cotação para os fornecedores

Lançamento da cotação de compra coleta automática

Qual é o objetivo e por que esse procedimento é essencial para a tomada de decisões?

O objetivo da coleta automática é automatizar o processo de solicitação e registro de cotações, permitindo que os fornecedores enviem suas propostas diretamente no Portal de Cotação Online. Isso reduz o tempo necessário para consolidar informações, minimiza erros manuais e garante maior eficiência e agilidade no processo de compras. Esse procedimento fornece dados padronizados para decisões rápidas e assertivas, além de melhorar a transparência, facilitar auditorias e otimizar negociações com fornecedores, garantindo melhores condições comerciais.

Quais problemas o procedimento resolve?

• Lentidão no processo de coleta de preços para cotações: Agiliza a coleta de preços, pois os fornecedores podem acessar o Portal de Cotação Online e preencher a cotação requisitada, sem que o comprador precise entrar em contato diretamente com cada fornecedor.

• Elimina erros manuais: garantindo dados padronizados para análise. Ele melhora a transparência, reduz custos operacionais, evita atrasos causados por escolhas inadequadas de fornecedores e otimiza negociações ao assegurar informações precisas e consolidadas.

Quais os riscos de não utilizar?

Não utilizar esse procedimento aumenta os riscos de erros manuais, falta de padronização nas cotações e decisões baseadas em informações inconsistentes. Isso pode levar a escolhas inadequadas de fornecedores, custos elevados, atrasos nos prazos e condições comerciais desfavoráveis. Além disso, compromete a transparência, dificulta auditorias e reduz a eficiência operacional e estratégica da empresa.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP.

1. Acesse a tela Cotação
   Cotação >> Rotinas >> Cotação

• Utilize os “Filtros rápidos” para localizar a cotação que deseja cotar fornecedores. 

• Com a cotação selecionada, clique no botão “Enviar".

• O sistema envia um e-mail para o endereço definido no campo “Contato” dos fornecedores que têm a opção “Envia notificações de cotação” marcada.

• Se desejar, pode acompanhar o status do envio pela tela “Fila". 

• Quando o fornecedor registrar as informações solicitadas no “Portal de Cotação Online” e responder a cotação, estas informações serão automaticamente atualizadas. 

• Depois que as informações das cotações são registradas pelos fornecedores, a situação do produto muda para “Respondida” e a situação da cotação muda para “Precificada” possibilitando a definição do melhor fornecedor.

Correção e repetição

• Confirme que todos os campos obrigatórios foram preenchidos de maneira correta e completa.

• Lembre-se de que os fornecedores precisam ter um email de contato definido.

• Os fornecedores da cotação precisam ter o campo “Coleta de preço” definido como “Online” 

• Os fornecedores que possuem o campo “Coleta de preço” definido como “Manual” não preenchem a cotação através do Portal de Cotação Online, logo essa forma de cotação não pode ser usada para esses fornecedores.

• A marcação “Precificada” só estará disponível se o parâmetro "Utiliza Cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT" estiver desligado, fazendo com que o foco da cotação seja para os itens da mesma. Caso o parâmetro seja ligado, a marcação não estará disponível no Modo Cabeçalho da Cotação.