Como preencher manualmente os preços dos fornecedores

Lançamento da cotação de compra Coleta manual

Qual é o objetivo e por que esse procedimento é essencial para a tomada de decisões?

O lançamento da cotação de compra por coleta manual tem como objetivo obter informações comparativas de fornecedores, avaliando preços, prazos, qualidade e condições de pagamento. Quando um fornecedor não consegue acessar o “Portal de Cotação Online”, o comprador pode preencher manualmente as informações de precificação dos itens a serem cotados. Dessa forma, é possível cotar mais fornecedores e a decisão do melhor fornecedor é baseada em dados reais, alinhando as aquisições às necessidades da empresa. Garantindo o melhor custo-benefício, mais controle e transparência no processo de compra.

Quais problemas o procedimento resolve?

• Limitação de fornecedores cotados: Fornecedores que não podem ou optam por não acessar o “Portal de Cotação Online” podem ser cotados usando essa melhor prática, onde o usuário comprador preenche manualmente as informações de precificação dos produtos pelos fornecedores.

• Falta de clareza e controle no processo de compras: garante mais transparência e comparabilidade entre as propostas de fornecedores.

• Decisões baseadas em suposições, sem dados concretos: as decisões são tomadas usando dados históricos de compras e comparação entre diversos fornecedores.

• Custos elevados: evita compras emergenciais que geralmente são mais caras, além de auxiliar a identificar as melhores condições de compras

• Atrasos operacionais: causados por escolhas inadequadas de fornecedores

• Dificuldade no planejamento financeiro: otimiza o planejamento financeiro ao alinhar as compras às necessidades reais da empresa.

Quais os riscos de não utilizar?

Não utilizar essa melhor prática para fornecedores que não acessam o “Portal de Cotação Online” pode limitar o número de cotações dos produtos, onde oportunidades estratégicas de compras com melhores condições podem ser perdidas. Não utilizar esse procedimento aumenta o risco de escolhas inadequadas de fornecedores, resultando em custos elevados, atrasos e qualidade inferior. A falta de controle compromete a transparência, dificulta auditorias e reduz a capacidade de negociação. Além disso, pode gerar desperdício financeiro e prejudicar o planejamento, impactando negativamente a eficiência operacional e estratégica.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP.

1. Acesse a tela Cotação
   Cotação >> Rotinas >> Cotação

Localize a cotação que deseja coletar fornecedores usando os filtros da tela. 

• Na aba Itens de Cotação selecione o produto que deseja coletar fornecedores e clique em Modo formulário.

• Na sub aba “Fornecedores e Coleta de Preços”, é possível  inserir as informações da cotação manualmente, para casos em que o parceiro não tem acesso ou não deseja registrar sua oferta no Portal.

• Selecione um fornecedor em que o campo “Coleta de preço” esteja definido como “Manual” 

Na aba “Geral” preencha os campos da Cotação, esses campos irão influenciar no cálculo do melhor fornecedor e trazer informações para a geração do pedido.

• Último Vlr. Unit. Compra: neste campo é exibido o último valor unitário pertinente à última nota de compra.

• Data Coleta: é referente à data em que o preço do fornecedor foi obtido pelo comprador, ou quando o fornecedor respondeu a cotação via Portal de Cotação Online.

• Coleta de preço: representa a forma de coleta do preço do produto cotado, que pode ser: “Online”: o fornecedor possui um contato ativo cadastrado do fornecedor e possui a marcação "Envia notificações de cotação?" realizada; ou “Manual”: o comprador precisa informar manualmente a coleta de preços deste fornecedor.

• Prazo validade: Corresponde ao prazo de validade do produto obtido junto ao fornecedor.

• Preço: Informe o preço do item informado pelo fornecedor, ou o preço respondido pelo fornecedor via “Portal de Cotação Online”.

• Condição de pagamento: defina a maneira que será realizado o pagamento, podendo ser: A prazo, A vista ou Parcelada.

• Intervalo pagamento: informe a quantidade de dias a prazo ou entre parcelas. 

• Parcelas: determine aqui, a quantidade de parcelas; habilitado somente para condição de pagamento "Parcelada".

• Valor do Acréscimo: consta a informação do valor do acréscimo obtido a partir do percentual de acréscimo aplicado ao preço unitário do produto;

• % Acréscimo: quando existir, será apresentado neste campo o percentual de acréscimo informado pelo fornecedor.

• Total: é apresentada aqui a informação do total do produto negociado com o fornecedor selecionado, sendo a seguinte fórmula: (Preço unitário + Acréscimo unitário + IPI unitário + Valor S.T. unitário +  Frete unitário + Outros – Desconto unitário) * Quantidade = Total

• Valor do Desconto: informe o valor do desconto obtido a partir do percentual de desconto aplicado ao preço unitário do produto.

• % Desconto: caso possua, será exibido neste campo o percentual de desconto obtido juntamente ao fornecedor.

• Data limite preço: este campo se refere à qual é a data de limite do preço fornecido pelo fornecedor; deve ser preenchido pelo comprador.

• IPI Unitário: valor do IPI obtido a partir do percentual de IPI aplicado ao preço unitário do produto (base de cálculo unitário).

• ICMS Unitário: este campo possui a informação relacionada ao valor do ICMS obtido a partir do percentual de ICMS aplicado ao preço unitário do produto (base de cálculo unitário), além disso este campo pode considerar a diferença de alíquota de ICMS somando-a ou subtraindo-a.

• Frete Unitário: temos aqui, a informação do valor do frete unitário obtido junto ao fornecedor, caso possua.

• Outros: este campo possui a informação de outros valores acessórios obtidos junto aos fornecedores, caso possua.

• Taxa Juro: neste campo é informado a taxa de juros na negociação obtida junto ao fornecedor, caso possua; não influencia no valor total do produto.

• Prazo Médio: informa o prazo médio em dias obtido junto ao fornecedor, caso possua.

• Prazo Entrega: Este campo traz a informação do prazo de entrega do produto em dias obtido juntamente ao fornecedor.

• Qual. Produto: referente a qualidade do produto, o comprador deve avaliar o fornecedor com valores de 0 a 10, para o cálculo do melhor fornecedor.

• Modalidade de Frete: o pedido de compra será separado de acordo com a modalidade selecionada neste campo. Selecione uma das opções: Transp. próprio pelo remetente, Por conta de terceiros, Sem frete, Por conta de destinatário (FOB), Transp. próprio pelo destinatário e Por conta do eminente (CIF).

• Conf. Fornecedor: neste campo o comprador deve avaliar a confiança existente no fornecedor com valores de 0 a 10.

• Garantia: referente a garantia do produto em dias obtido juntamente ao fornecedor, caso possua.

• Situação: este campo informa a situação do fornecedor em relação ao produto. As opções de situação são: Pendente: o fornecedor possui essa situação quando for inserido na cotação, ou o comprador ainda não coletou o preço junto ao fornecedor; Enviado: quando o fornecedor possui acesso ao Portal de Cotação Online e o comprador enviou o produto para ser cotado por ele; Respondido: quando o fornecedor responder o preço do produto via Portal de Cotação Online, ou o comprador coletar manualmente o preço do produto junto ao fornecedor; Recusado: quando o fornecedor recusar a precificação do produto via Portal de Cotação Online; Negociar: quando o fornecedor  digitar alguma observação no Portal de Cotação Online e não recusar a precificação do produto; Aprovada: quando o comprador já tomou a decisão de aprovar o fornecedor no processo de cotação. 

• Melhor cotação: após os produtos serem cotados, neste campo será definido se o fornecedor é o melhor ou não; será atribuído o valor "Sim" para o melhor e "Não" para os demais. Caso dois fornecedores possuam o mesmo resultado, o campo possuirá o valor "Empate".

• Resultado: neste campo será informado o valor (entre 0 e 10) do resultado calculado para obtenção do melhor fornecedor, considerando os pesos e critérios previamente definidos.

• Tipo Negociação: este campo possui a informação de qual tipo de negociação o fornecedor utilizou na transação junto ao comprador.

• Custo com ICMS Calc.: aqui será informado o custo com ICMS calculado através do botão “Calcular custos e impostos”.

• Custo sem ICMS Calc.: este campo possui a informação do custo sem ICMS calculado através do botão "Calcular custos e impostos".

• Último Custo Reposição: neste campo será apresentado o último custo de reposição calculado para o produto.

• Custo Reposição Calc.: neste campo será apresentado o custo de reposição calculado através do botão "Calcular custos e impostos".

• Último Custo Variável: este campo apresenta o último custo variável calculado para o produto.

• Custo Gerencial Calc.: este campo apresenta o custo gerencial calculado através do botão "Calcular custos e impostos".

• Último Custo Gerencial: será exibido neste campo o último custo gerencial calculado para o produto.

• Custo Variável Calc.: este campo possui a informação do custo variável calculado através do botão "Calcular custos e impostos".

• Preço Calculado: este campo apresenta o preço de venda calculado através da opção "Calcular custos e impostos" localizada no botão “...” (Outras opções). 

• Custo Final: este campo apresenta o custo final do produto que é calculado por meio do botão “...” (Outras opções), opção "Calcular melhor fornecedor (com filtro)", empregando o critério "Preço”. O cálculo realizado é: Custo final = valor orçado - desconto + acréscimos + valor do IPI + valor do Frete + valor do ICMS + outros valores.

• Valor S.T.: este campo possui a informação do valor da substituição tributária obtida junto ao fornecedor, caso tenha.

• % IPI: temos neste campo a informação do percentual de IPI obtido junto ao fornecedor, caso exista.

• %ICMS: neste campo, encontra-se a informação do percentual de ICMS obtido juntamente ao fornecedor, caso possua.

• Qual. Atendimento: neste campo o comprador deve quantificar a qualidade de atendimento feito pelo fornecedor com valores de 0 a 10, para cálculo do melhor fornecedor.

• Moeda: determine neste campo a moeda estrangeira a ser utilizada no processo de Cotação.

• Valor Moeda: neste campo será apresentado o valor convertido com base na moeda informada no campo anterior.

• Diferença de aliq. ICMS: este campo possui a informação do percentual de diferença de alíquota de ICMS obtido junto ao fornecedor, caso o possua.

• Contato: neste campo o comprador pode preencher o contato do fornecedor manualmente ou ele é preenchido automaticamente quando o fornecedor em questão possui algum contato que esteja com a marcação "Envia notificações de cotação?" realizada.

• Data de entrega: informe quando o produto poderá ser entregue, segundo o fornecedor.

Após informar quais os fornecedores devem ser cotados e preenchidas as informações 

• Clique em “Salvar”

• Depois que as informações das cotações são registradas, a situação do produto muda para “Precificada" possibilitando definir o melhor fornecedor. 

Após a coleta de preços, realize o cálculo do melhor fornecedor 

• Utilize o botão "...” (Outras Opções) e selecione a opção  "Calcular melhor fornecedor (com filtro)".

• O sistema calcula o melhor fornecedor com base nos critérios e pesos definidos, exibindo o resultado no campo "Melhor Fornecedor" da aba Geral.

• Caso ocorra um empate, o campo "Melhor cotação" será preenchido com "Empate", e o comprador deverá desempatar manualmente.

É possível aprovar a cotação inteira para seguir com o pedido de compra ou aprovar itens individuais dentro de uma cotação.

• Para isso, selecione a melhor  cotação segundo os critério definidos e clique no botão “Aprovar”

• Ou no botão "...” (Outras Opções), selecione  a opção "Aprovar Fornecedor Sugerido" para aprovar automaticamente o melhor fornecedor calculado.

Observação: quando o parâmetro "Utiliza cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT" estiver ligado, a opção Aprovar Fornecedor Sugerido não será apresentada, pois o sistema na "RotinaCotacao" carrega o container "ContainerModoCabecalho" de opções específico caso o parâmetro esteja ativado e, nesse container não contém a opção Aprovar Fornecedor Sugerido.

Observações importantes

• Os campos Condição de pagamento, Intervalo pagamento e Parcelas são apenas informativos, ou seja, não correspondem ao tipo de negociação do pedido de venda.

• Se a TOP cadastrada na tela Tipos de Operações-TOP, estiver com o campo "Precifica" da aba Geral igual à "Atualiza custo e preço de venda" e nas Preferências da cotação a marcação "Calcular custos e preço" estiver ativada, o “Preço Calculado” será o preço da tabela zero do Produto, consequentemente, para todos os fornecedores o “Preço Calculado” será o mesmo, então o "Custo Final" será com base no Preço calculado.

• Já se a TOP estiver com o campo Precifica igual à “Atualiza custo e preço de venda”, mas a marcação “Calcular custos e preço” das Preferências da cotação estiver desmarcada, será considerado o Preço do fornecedor.

• Observação: para que o número de casas decimais sejam habilitados nos campos referentes aos impostos unitários (ST, IPI e ICMS) dos itens da cotação e garantir uma maior precisão desses valores, preencha o número "2" no campo "Inteiro" do parâmetro "Decimais p/valor de impostos unitrios da cotao.- DECVLRIMPUNTCOT".

• Nota: para o sistema filtrar as moedas, será necessário que você habilite o parâmetro "Trabalhar com Moedas na Cotação? - TRABMOECOT" e, em seguida, preencha o campo "Moeda" no "Cadastro de Parceiros", aba Moedas p/ Portal Cot.

• Observação: para Produtos configurados na aba Geral com o campo "Usado como" igual a "Consumo", o valor do ICMS não é considerado.

• Para que o campo “Último Vlr. Unit. Compra” carregue o Último Valor Unitário de Compra do produto inserido na Cotação, habilite a marcação "Exibir último valor unitário da compra" localizado no botão “...” (Outras opções), opção “Preferências”.

• Lembre-se de definir na aba “Pesos e Critérios", quais quesitos serão considerados na classificação dos fornecedores, e o peso de cada um, pois o valor padrão do sistema assume que apenas o critério “Preço" será considerado.

• A marcação “Precificada” só estará disponível se o parâmetro "Utiliza Cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT" estiver desligado, fazendo com que o foco da cotação seja para os itens da mesma. Caso o parâmetro seja ligado, a marcação não estará disponível no Modo Cabeçalho da Cotação.